System intranetowy dla Grupa Europa

Grupa Europa (Towarzystwo Ubezpieczeń Europa S.A. oraz Towarzystwo Ubezpieczeń na Życie Europa S.A.) specjalizuje się w ubezpieczeniach powiązanych z produktami finansowymi. Współpracuje z sektorem finansowym w Polsce, w tym z wiodącymi bankami oraz dużą grupą pośredników finansowych. Wykonanie systemu intranetowego Grupa powierzyła firmie Ideo.

Zadania i cele

Celem wdrożenia intranetu było przede wszystkim uporządkowanie informacji, które są niezbędne w sprawnym działaniu firmy. Dlatego kluczową rolę odgrywa w nim baza dokumentów, która systematyzuje najważniejsze pisma, zarządzenia, wzory, czy uchwały. Dotychczas były one rozproszone w kilku miejscach, co sprawiało wiele trudności w ich odszukaniu. Pełnotekstowa wyszukiwarka dodatkowo usprawnia dotarcie do poszukiwanych dokumentów, umożliwia bowiem także przeszukiwanie w dokumentach word i tekstowych plikach pdf. Ponadto, uprawnieni pracownicy mają możliwość kreowania bazy - dołączania nowych plików, edycji i usuwania już nieaktualnych pism. System pozwala także na wysłanie powiadomienia o nowym dokumencie tylko do osób których on dotyczy, czy też na udzielanie dostępu do wybranych wpisów tylko wybranym grupom pracownikom.

Intranet został zbudowany w oparciu o platformę Edito.NET. Pełni funkcję informacyjną, ułatwia organizację dokumentów oraz usprawnia przepływ danych wewnątrz firmy.

Kolejnym, ważnym elementem jest baza kontaktów, która pełni funkcję książki telefonicznej, jak i umożliwia szybkie wyszukanie informacji o danym pracowniku. Jest ona powiązana ze strukturą organizacyjną. Dzięki synchronizacji z domeną, baza jest stale aktualizowana. Nowy intranet pozwala na interakcję z pracownikami za pomocą dynamicznie tworzonych formularzy. Dają one między innymi możliwość przeprowadzania ankiet, czy zbierania opinii wśród pracowników. System został wyposażony w moduł Bank pomysłów – to rozbudowany mechanizm, poprzez który pracownicy mogą zgłaszać propozycje innowacyjnych rozwiązań związanych z działaniem firmy. Ich sugestie są następnie oceniane, komentowane, akceptowane przez określone grupy pracowników – wszystko to w ramach platformy intranetowej, co znacznie ułatwia opiniowanie i proces decyzyjny.

Wdrożony system spełnia także funkcję informacyjną. Dzieje się tak poprzez publikowanie aktualności, czy możliwość tworzenia rozbudowanej bazy wiedzy, nie tylko dla nowego pracownika, ale również dla wszystkich „Europejczyków”. Galerie zdjęć, prezentacja gazetki firmowej również uatrakcyjniają system intranetowy i sprawiają, że każdy znajdzie w nim coś dla siebie.

Główne korzyści dla Klienta

• Uporządkowanie informacji,
• eliminacja chaosu informacyjnego,
• agregacja dokumentów w jednym miejscu,
• wzrost efektywności firmy,
• usprawnienie komunikacji wewnętrznej,
• baza wiedzy nt. bieżącej działalności firmy,
• efektywne narzędzie do zarządzania wiedzą,
• wzrost zadowolenia pracowników.