Analiza przedwdrożeniowa. Odpowiedz sobie na kilka pytań, zanim wdrożysz system PIM.

Analiza przedwdrożeniowa, której jednym z efektów jest projekt funkcjonalny, to szereg działań podejmowanych na etapie przygotowania projektu informatycznego. Jej głównym celem jest przełożenie założeń biznesowych na założenia technologiczne.

Można więc powiedzieć, że jest to określenie specyfikacji wszystkich prac, które należy wykonać, by z powodzeniem wdrożyć dany produkt. Oczywistym powinno wydawać się, że jakiekolwiek działanie, czy to wdrożenie czy dostosowanie danego systemu, powinno być poprzedzone etapem analizy.

Niestety, wielu przedsiębiorców, jak również i dostawców, nie docenia znaczenia analizy przedwdrożeniowej. Dla Klientów niejednokrotnie jest to zbędne działanie, które generuje tylko “niepotrzebne” koszty i “niewiele” wnosi do projektu. Bardzo często przedsiębiorcy kierują się podejściem w stylu „po to wybieram doświadczonego dostawcę, by wiedział, jak ma to zrobić”.

Reasumując, analiza przedwdrożeniowa ułatwia prowadzenie bieżącej kontroli nad projektem oraz zapobiega występowaniu wielu problemów na etapie realizacji. Dzięki niej dostawca wie dokładnie, czego oczekuje Klient i jak te wymagania spełnić. Z drugiej strony Klient ma pewność, że to co powstanie, będzie dokładnie tym, czego potrzebuje.

Dlaczego analiza przedwdrożeniowa jest ważnym elementem wdrożenia systemu PIM?

Z doświadczenia wiemy, że zdarzały się projekty, które po analizie czysto technologicznych wymagań okazywały się niewykonalne, bądź ich przeprowadzenie niosłoby za sobą ogromne ryzyko wynikające np. problemów ze starym systemem, widocznego długu technologicznego, braku aktualnej licencji czy wsparcia dla danego systemu.

Zdarzało się również, że budżet, którym dysponował klient nie był wystarczający na wdrożenie systemu w takiej skali w jakiej tego oczekiwał.

Dlatego już na samym początku kluczową rolą jest zdefiniowanie projektu, jego zakresu, miar sukcesu oraz ryzyka z nim związanego, by możliwie szybko i skutecznie wyeliminować potencjalne błędy i dobrze poznać potrzeby Klienta. Bez tego etapu istnieje duże ryzyko, że wdrożone rozwiązanie nie spełni oczekiwań biznesowych.

Jak przygotować się do analizy przedwdrożeniowej?

Po nakreśleniu celu projektu, przechodzimy do kluczowej analizy, która następuje w trakcie spotkań roboczych z Klientem.

Analiza biznesowa pozwala uzyskać odpowiedź m.in. na pytanie takie jak:

• W jakich obszarach w przedsiębiorstwie występują wąskie gardła?
• Jakie są rzeczywiste potrzeby organizacji?
• Które procesy wymagają optymalizacji i automatyzacji?
• Jaki jest średni czas oraz koszt poszczególnych zachodzących w firmie procesów?

Analiza przedwdrożeniowa - co i jak?

Etap 1 – Struktura oferty produktowej

Aby rozpocząć analizę potrzeb dla systemu zarządzania informacją produktową, należy określić strukturę oferty produktowej, której ma dotyczyć, aby wiedzieć, w jaki sposób zaadaptować ją do systemu PIM. Ten etap pozwala na określenie, jakie funkcjonalności są niezbędne i jakie integracje mogą wystąpić w dalszym etapie.

Etap 2 – Określenie wymagań

Ta część jest przedstawieniem koncepcji wdrożenia, stanowi kompletny opis całości projektowanego systemu. Uwzględnia takie elementy jak:

• Wymagania funkcjonalne, czyli zdefiniowanie i opisanie wszystkich funkcji jakie system ma oferować, a także uściślenie jak ma się on zachowywać w określonych sytuacjach. Ta część pozwala na opisanie ogólnej wizji systemu i celów jakie ma on spełniać oraz kontekstu jego powstania.
   
• Wymagania niefunkcjonalne, czyli ograniczenia oraz standardy jakie system ma spełniać. Dotyczą one takich zagadnień jak wydajność, dostępność, niezawodność, bezpieczeństwo czy skalowalność systemu, a także kwestii norm prawnych.

Etap 3 – Opis modułów i architektury informacji

W tym etapie wymagane jest doprecyzowanie informacji z punktu widzenia 2 obszarów:

• Działania systemu - wymagania związane z efektywnością, wydajnością, niezawodnością czy skalowalnością systemu,
• Architektury integracji z pozostałymi systemami.

Etap 4 – Określenie ról i procesów w systemie dla użytkowników

W przypadku systemów e-commerce, również PIM, kluczowe jest określenie użytkowników oraz zdefiniowanie ich ról w systemie, bo to pozwala na zrozumienie i poprawne opisanie ścieżek dostępu do tego systemu oraz osób, które będą z niego korzystały.

Strategia wdrożenia systemu PIM – na jakie pytania powinieneś sobie odpowiedzieć?

Opracowanie strategii to jeden z ważniejszych elementów wdrażania danego projektu. Dobra strategia pomoże Ci efektywnie przeprowadzić analizę przedwdrożeniową, a co za tym idzie – dostawca jasno zrozumie Twoje potrzeby biznesowe, co ułatwi dopasowanie do nich systemu PIM i wszelkich jego funkcjonalności.

Innymi słowy, strategia to środkowa część między tym, gdzie dana firma jest, a tym, gdzie chce być. Cały zespół, w tym eksperci ds. wdrożenia, powinien być zaangażowany w budowanie strategii.

Strategie różnią się w zależności od celów przedsiębiorstwa. Jeśli jesteś sprzedawcą detalicznym, chcesz zbudować najlepsze doświadczenia klienta, jeśli producentem, możesz dążyć do uzyskania najlepszej jakości danych, aby żaden sprzedawca nie wykluczył Cię ze swojego sklepu.

Oto kilka kroków do opracowania dobrej strategii PIM:

Określ warunki i otoczenie biznesowe:

• W jakiej branży działa Twoja firma i czym charakteryzują się oferowane przez nią produkty? Co wyróżnia je na tle konkurencji?
• Jaki jest cel wdrożenia systemu PIM?
• Jakiego rodzaju problemy ma rozwiązywać wdrożenie systemu PIM?
• W jakich obszarach potrzebujesz wsparcia? Czy w Twojej firmie są osoby odpowiedzialne za zarządzanie środowiskiem serwerowym, administracją danych?
• Jakie są Twoje oczekiwania biznesowe związane z wdrożeniem?
• Czy wyznaczyłeś użytkowników systemu?

Opracuj warunki organizacyjne:

• Czego oczekujesz od dostawcy, jak wyobrażasz sobie współpracę?
• Jakie są kryteria wyboru narzędzia PIM?
• Kiedy chciałbyś rozpocząć pracę, a kiedy uruchomić system?
• Jaki jest Twój budżet?
• Czy wybrałeś osobę decyzyjną w zakresie prac nad systemem w poszczególnych etapach?
• Czy planujesz dodatkowe szkolenia pracowników w zakresie używania i administracji systemu PIM?

Doprecyzuj informacje produktowe:

• Ile indeksów znajduje się w ofercie firmy?
• Na ile grup towarowych są podzielone wszystkie produkty?
• W ilu językach jest Twoja oferta produktowa? Jeśli więcej niż w jednym, jak do tej pory wyglądał proces tłumaczenia?
• Jak do tej pory zarządzano bazą produktową? Ilu pracowników uczestniczyło w tym procesie? Jaki był zakres obowiązków każdego z nich?
• Jak często aktualizujesz dane produktowe?
• Jak często dodajesz nowe produkty do swojej oferty?
• Do jakich systemów będą importowane informacje produktowe z systemu PIM?
• W jakim formacie będą dystrybuowane?

Wskaż źródła i migracje danych:

• Gdzie obecnie przechowujesz informacje produktowe? W jaki sposób są one przetwarzane? Wymień wszystkie systemy i miejsca.
• Opisz dane, które są przechowywane w wyżej wymienionych systemach (zakres informacji, sposób zarządzania, kompletność danych z punktu widzenia pojedynczego produktu, format przechowywania danych)
• Które dane będą konieczne do ciągłej synchronizacji z systemem PIM?
• Z jakich systemów potrzebna będzie jednorazowa migracja danych do systemu PIM?
• Czy podczas synchronizacji może zajść sytuacja, że z dwóch różnych systemów informacje produktowe będą się na siebie nakładać? Który system w takim wypadku będzie miał wyższy priorytet?
• Jakie dane muszą zostać zmigrowane?
• Czy posiadasz dokumentację, która umożliwia wykonanie analiz, synchronizacji i migracji danych?

Podsumowanie

Przy dużych projektach koniecznością i standardem jest przeprowadzanie analizy przedwdrożeniowej. Przy prostszych projektach może wystarczyć doradztwo eksperta IT i wprowadzenie odpowiedniego harmonogramu współpracy. Jednakże, samo wsparcie specjalistów nigdy nie zastąpi właściwie przeprowadzonej analizy przedwdrożeniowej, która jest gwarancją właściwej realizacji projektów – w szczególności podczas wdrażania systemów PIM.

Z jednej strony, masz szansę w sposób realny skrócić czas realizacji projektu, poznać jego rzeczywiste koszty oraz uzyskać jasną gwarancję wykonania od dostawcy – w końcu to on przeanalizował Twoje potrzeby biznesowe.

Z drugiej strony, wykonawca ma możliwość rozplanować harmonogram zgodnie z Twoimi oczekiwaniami, a dzięki analizie przedwdrożeniowej współpraca z dostawcą może nabrać zupełnie innej jakości.