Jak przygotować się do wdrożenia systemu WMS?

System WMS to pomoc w kontrolowaniu oraz koordynowaniu istotnych procesów magazynowych. Wspomaga zarządzanie logistyką magazynową na wielu obszarach. O tym, jak przygotować się do wdrożenia systemu WMS opowiada Dawid Rój, Kierownik Projektów w Asiston Sp. z o.o.

System Zarządzania Magazynem pomaga organizować pracę w magazynie. Jest to oprogramowanie, które ma za zadanie wesprzeć firmę w zarządzaniu łańcuchem dostaw, uzupełnianiu zapasów, ich kontroli, wysyłce oraz w zarządzaniu produktami.

WMS jest narzędziem, które organizuje wszystkie prace magazynowe w oparciu o dostępne dane (produkty, zamówienia, stany magazynowe, wysyłka itp.). Przede wszystkim rejestruje i monitoruje wszelkie zdarzenia magazynowe - od przyjęcia towaru (np. tworzenie algorytmów rozkładania dostaw), przez jego składowanie (np. kontrola parametrów miejsc składowania, czy inwentaryzacja), kompletację (np. tworzenie ścieżek kompletacji uwzględniających rozkład towaru w magazynie), weryfikację (np. z wykorzystaniem automatyzujących proces paneli weryfikacyjnych) i wydanie (np. rejestr wydanych przesyłek). Istotny jest także transport wewnętrzny, czyli przesunięcia towarów z jednego miejsca do drugiego. Gdy towar jest umieszczony wysoko na regale, a zauważamy, że bardzo dobrze się sprzedaje to powinien być dostępny „pod ręką”. Dlatego jeśli kończy się towar w jednym miejscu, to WMS może podpowiedzieć nam, że trzeba uzupełnić konkretną lokalizacje danym towarem, lub przesunąć z jednego miejsca do drugiego.

Ponadto pomaga również zarządzać zespołem magazynowym, ponieważ przydziela zadania do wykonania. Dzięki systemowi WMS cała praca w magazynie jest zautomatyzowana i nie trzeba samodzielnie jej kontrolować. W ogromnym stopniu minimalizuje to czas oczekiwania klientów na realizację zamówienia.
 

Wybór systemu WMS

Na co zwracać uwagę podczas wyboru systemu WMS (Warehouse Management System)?

W zależności od branży, wielkości firmy i specyfiki procesów magazynowych, różne kryteria odgrywają decydującą rolę w wyborze odpowiedniego systemu WMS. Z punktu widzenia osoby decyzyjnej jest to przede wszystkim zakres funkcji i referencje producenta wdrażającego system. Na trzecim miejscu plasuje się użyteczność oprogramowania.

5 najważniejszych kryteriów wyboru dostawcy systemu WMS z punktu widzenia klienta to:

• Funkcjonalność
• Referencje branżowe dostawcy
• Użyteczność
• Prosta parametryzacja
• Łatwa integracja z istniejącymi procesami i środowiskiem IT

Oprogramowanie do zarządzania magazynem powinno:

• Obsłużyć wszystkie bieżące operacje magazynowe
• Być zintegrowane z systemami, które nie będą obsługiwane przez WMS (np. moduł księgowy w ERP)
• Rozwijać się wraz z firmą

Aby świadomie i dobrze zdefiniować powyższe nie trzeba dysponować wyczerpującym pakietem wiedzy na temat każdego systemu. Ważne jest, aby stworzyć listę niezbędnych wymagań, a dokładniej procesów jakie chcielibyśmy zrealizować, właściwości, które system musi obsłużyć oraz strategię jaką realizujemy. Może okazać się to trudne, ale to pierwszy i najważniejszy wkład jaki trzeba zrealizować w procesie wyboru dostawcy. Różnice między jednym a drugim systemem dotyczą detali, które mogą być skomplikowane do wychwycenia i zrozumienia.

Ostateczną decyzję związaną z wyborem systemu WMS najlepiej jest podejmować po rozmowach z dostawcą i zobaczeniu “w akcji” proponowanego oprogramowania do zarządzania magazynem.

Personalizacja WMS

Czy system WMS może zostać spersonalizowany pod wymagania firmy?

Tak, a wręcz musi jeśli ma dobrze spełniać stawiane przed nim cele. We współczesnym magazynie wszelkie ruchy towarów powinny zostać odwzorowane w systemie informatycznym. Zarządzanie procesami logistycznymi powinno przebiegać w sposób uporządkowany i przemyślany. Dlatego też na straży tych procesów warto postawić odpowiednio skonfigurowane rozwiązanie, które pomoże właściwie zarządzać gospodarką magazynową – od przyjęcia towaru, aż po jego wydanie. Powinno też podpowiadać, jakie czynności mają być w danym momencie wykonywane przez pracowników magazynu.

Aby system WMS był rzeczywiście skuteczny, musi odzwierciedlać faktyczne potrzeby biznesowe przedsiębiorstwa. Ponadto powinien zostać wdrożony w oparciu o najbardziej efektywne i sprawdzone metodologie, a także zapewniać ciągłość działania i bezawaryjną pracę. Nie każdy zdaje sobie z tego sprawę, ale implementacja programu WMS jest procesem złożonym i długofalowym. Dlatego tylko systematyczne i metodyczne podejście do takiego projektu może zagwarantować, iż zakończy się on sukcesem.

W realizacji wdrożenia powinno się wyróżnić kilka etapów, które doprowadzą do uruchomienia aplikacji odpowiadającej na rzeczywiste potrzeby firmy.

Czy klient ma wpływ na to jak system jest dostosowywany do jego wymagań?

Tak. Przede wszystkim należy rozpocząć od określenia poszczególnych obszarów w firmie, które trzeba usprawnić oraz wskazać jak system WMS mógłby je udoskonalić. Klient powinien powiedzieć o bieżących problemach oraz tzw. wąskich gardłach czyli np. trudnościach w śledzeniu partii, datach ważności, problemach z odpowiednim wykorzystaniem miejsca magazynowego, braku możliwości wdrożenia i kontroli realizacji wielu procesów oraz pracy magazynierów, pojawiających się pomyłkach czy utrudnionym raportowaniu. Następnie powinien wyróżnić obszary, które w wyniku wdrożenia mogą zostać poprawione, np. skrócenie czasu realizacji wysyłek, obsługa kontroli jakościowych czy etykietowanie pod potrzeby klienta.

W procesie definiowania problemów oraz celów, które przedsiębiorstwo chciałoby osiągnąć, pomocni możemy okazać się my czyli doświadczeni dostawcy systemu WMS.

Posiadając odpowiednie doświadczenie w różnych branżach, możemy zadać właściwe pytania klientowi oraz pokazać możliwe warianty różnych procesów, nakierowując go w ten sposób na określenie całkowitej wizji rozwiązania. Oprócz tego, klient powinien wskazać odpowiednich pracowników firmy, posiadających największe kompetencje merytoryczne w analizowanych zagadnieniach. Na tym etapie powinno się zadbać o to, aby wszyscy brali aktywny udział w kolejnych etapach wdrażania projektu.

Czy magazyn jest w stanie funkcjonować bez WMS?

Tak, jednak wiążę się to z licznymi problemami i często okazuje się to nieefektywne. Każdy magazyn, bez względu na jego wielkość, musi się zmierzyć z wieloma różnymi problemami, których ignorowanie może poważnie zakłócić jego funkcjonowanie. Mogą to być np.:

Problemy z niedokładnymi stanami magazynowi: nieaktualne lub niedokładne stany magazynowe ujawniają się najczęściej w chwili, gdy operator chce pobrać produkt z oczekiwanej lokalizacji. W momencie kiedy magazynier pojawia się przy regale, okazuje się, że produktu już nie ma lub został przeniesiony w inne miejsce, bez zaktualizowania informacji o przesunięciu na inną lokalizację. Przez niedokładne stany magazynowe, w trakcie kompletacji dochodzi do częstych pomyłek. Magazynierzy również marnują czas na poszukiwanie „zaginionych” towarów przez co dochodzi do opóźnień w wysyłkach.

Podstawową przyczyną powyższych problemów jest realizowanie procesów magazynowych w sposób ręczny na podstawie papierowych dokumentów. Najprostszym i najefektywniejszym rozwiązaniem jest wdrożenie systemu WMS i zintegrowanie go z funkcjonującym w firmie systemem ERP. Jedną z korzyści funkcjonowania systemu WMS jest automatyczne rejestrowanie danych o wszelkich operacjach magazynowych. Dzięki temu dane o ilościach i położeniu towaru w magazynie są zawsze aktualne.

Źle zorganizowana kompletacja towarów: brak odpowiednio zoptymalizowanego procesu kompletacji towarów w magazynie, przekłada się na straty zarówno czasu, jak i pieniędzy. Idealnie zorganizowana kompletacja towarów zakłada jak najwięcej pobranych towarów w możliwie najkrótszym czasie. Podniesienie wydajności kompletacji to jeden z najczęściej zgłaszanych problemów.

Tutaj rozwiązaniem również jest wdrożenie systemu WMS, który będzie wspomagał proces kompletacji na kilka różnych sposobów. Będzie wskazywał dokładną lokalizację kompletowanych towarów oraz tak zaprojektuje trasę kompletacji, aby magazynierzy w możliwie najkrótszym czasie dotarli do wszystkich pozycji z realizowanego zamówienia.

Wysokie koszty pracy: centra logistyczne i dystrybucyjne znajdują się pod ciągłą presją. Rynek wymaga od nich świadczenia usług jak najwyższej jakości, za jak najniższą cenę. Z drugiej strony rosnące płace powodują wzrost kosztów pracy.

Automatyka magazynów jest odpowiedzią na rosnące koszty pracy. Dzięki automatycznym regałom, transporterom, sorterom itp., zintegrowanym z systemem WMS, znacznie wzrasta wydajność magazynu, bez konieczności zatrudniania nowych pracowników.

Problemów może być o wiele, wiele więcej np. problem z rotacją pracowników, duża liczba produktów przeterminowanych lub uszkodzonych, czy występujące problemy z obsługą reklamacji i zwrotów.
 

WMS dla Twojego magazynu

Czy WMS warto wdrażać jedynie w przypadku dużych magazynów, czy równie dobrze sprawdzi się w mniejszych?

Program do zarządzania gospodarką magazynową znajdzie zastosowanie w każdej firmie, w której działa magazyn, bez względu na to czy jest on prowadzony przez firmę produkcyjną, dystrybucyjną, czy operatora logistycznego. WMS ma za zadanie usprawnić pracę każdego magazynu – mniejszego czy większego. Może również zarządzać kilkoma magazynami jednocześnie, np. magazynem centralnym, zależnym od niego magazynem regionalnym i podległymi mu magazynami detalicznymi.

Czy aplikację WMS można integrować z innymi, zewnętrznymi systemami?

Aktualnie mamy do czynienia z sytuacją w której system trzeba bardzo mocno dostosowywać do potrzeb klienta. Dlatego nie może a musi być on zintegrowany z systemami funkcjonującymi w przedsiębiorstwie. Jest to potrzebne do pełnej automatyzacji magazynów.

W dużym stopniu wzrosło także znaczenie integracji aplikacji magazynowych z takimi rozwiązaniami jak:

• Hurtownie danych
• Aplikacje do obsługi przewoźników
• Komunikacja z poddostawcami
• Zarządzanie zapasami

Coraz częściej WMS staje się też częścią systemu ERP. Integracja rozwiązań WMS z zaawansowanymi systemami IT jest dzisiaj procesem stosunkowo prostym do zrealizowania. Rozwiązania takie jak ERP czy WMS stają się coraz bardziej elastyczne. To, co kilka lat temu było niemożliwe, albo bardzo trudne do zrealizowania – np. wdrożenie zaawansowanego systemu ERP w małej firmie – obecnie jest powszechne.

Jak firma powinna przygotować się przed wdrożeniem systemu?

Przed wdrożeniem systemu WMS, firma powinna znać odpowiedzi na pytania m.in.:

• Jakie procesy ma obsługiwać nasz WMS?

Zupełnie innego produktu potrzebujemy do obsługi niewielkiego magazynu zorientowanego przede wszystkim na przyjmowaniu i wydawaniu pełnych palet z drugorzędną funkcją składowania. Natomiast inne procesy zachodzą w magazynach automatycznych dla klientów z branży e-commerce.

• Jaka potrzeba biznesowa uzasadnia wdrożenie nowego oprogramowania?

Musimy zastanowić się skąd wziął się pomysł na wdrożenie nowego oprogramowania. Czy zmieniamy starsze oprogramowanie, które ze względu na rozwój przedsiębiorstwa przestaje sobie radzić z dużą ilością danych i obsługą automatyki? Czy też powód jest inny - wybieramy pierwszy produkt dla magazynu? Klient musi znać odpowiedź na pytanie dla jakich procesów wdrożenie WMS jest niezbędne lub znacznie zwiększy ich efektywność.

• Jaki mamy budżet na wdrożenie i dalsze utrzymanie systemu?

Trzeba zastanowić się ile możemy przeznaczyć na wdrożenie systemu WMS w firmie. Jest to koszt rzędu od kilku do kilkuset tysięcy złotych. Koszt zależy od samego systemu WMS, ale i dostępnych w nim funkcji. Niektóre platformy wymagają jedynie opłaty wdrożeniowej, inne - również utrzymaniowej, opłacanej najczęściej w formie miesięcznego abonamentu. Warto wziąć to pod uwagę podejmując decyzję.

• Z jakim oprogramowaniem WMS będzie musiał być zintegrowany?

Trzeba pamiętać o tym, że żaden system WMS, nie zapewni obsługi księgowej (w WMS-ie najczęściej nie ma nawet cen towarów). Minimalną integracja jest ERP <-> WMS, ale mogą to być również: CRM, TMS, YMS, BI, Claim System, MES etc.

• Jak szybko system docelowy ma być wdrożony?

Oprócz budżetu, to czas w którym przedsiębiorstwo chce wdrożyć nowe oprogramowanie jest drugim podstawowym czynnikiem do ustalenia. Od momentu podpisania umowy do produkcyjnego uruchomienia WMS w lokalizacji klienta może upłynąć od kilku miesięcy do nawet 2 lat. Wszystko zależy od stopnia złożoności procesów klienta, oczekiwań co do sytemu, przebiegu analizy przedwdrożeniowej, jakości udokumentowania procesów etc.

• Jakie będą kolejne kroki?

Warto planować rozwój systemu/ów na 2-3 lata do przodu. Klient powinien odpowiedzieć sobie na pytanie czy w najbliższym czasie, w trakcie wdrożenia lub w okresie po wdrożeniu, będzie w istotny sposób zmieniana struktura fizyczna magazynu. Zarówno zmiana systemów składowania, jak i np. zmiana logiki kompletacji będą miały wpływ na system WMS. Rozbudowa magazynu, zmiana lokalizacji, wdrożenie automatyki lub wymiana innych, zintegrowanych z WMS programów, również powinna być analizowana jeszcze przed wdrożeniem.