5 najpopularniejszych mitów o intranetach

Intranety to platformy, które na rynku pojawiły się już wiele lat temu. W tym czasie wokół ich funkcjonowania pojawiło się wiele mitów. Niestety rodzą się one najczęściej wtedy, kiedy wdrożenie intranetu w struktury firmy nie zostało odpowiednio przeprowadzone lub jego funkcje nie zostały dopasowane do potrzeb organizacji. Poniżej prezentujemy 5 najczęściej pojawiających się „mitów intranetowych”.

1. Intranety są przestarzałe i nieefektywne

Z taką opinią można się nadal spotkać, pomimo iż intranety jeszcze kilka lat temu pełniły zupełnie inne funkcje i oferowały inne możliwości. O tym, że są to narzędzia potrzebne i spełniające swoją rolę, najlepiej świadczy fakt, iż międzynarodowe korporacje, nadal decydują się na wprowadzenie portali intranetowych w swoje struktury. Należy jednak pamiętać, że intranet to narzędzie, które wymaga nieustannej aktualizacji i dostosowywania do potrzeb pracowników. Jeśli nie zostaną wprowadzone usprawnienia, które realnie będą dla użytkowników, czyli pracowników przydatne, wówczas będzie to system nieefektywny. Tak samo stanie się, jeśli co jakiś czas nie będą wykonywane aktualizacje systemu. Wówczas bardzo szybko stanie się on przestarzałą aplikacją.

Powstanie intranetu 2.0 czy intranetu społecznościowego pokazuje, że jest to elastyczne narzędzie otwarte na modyfikacje i dopasowanie do wymagań rynku.

2. Intranety sprawdzą się tylko w dużych firmach i korporacjach

Zdecydowanie nie jest to prawda. Bardzo często to właśnie w mniejszych firmach intranet w większym stopniu usprawnia pracę i umożliwia znaczną redukcję kosztów. Szczególnie dobrze widać to na przykładzie wykorzystania platform intranetowych w instytucjach administracji publicznej.

Intranet właściwie dopasowany do danego przedsiębiorstwa sprawdzi się, niezależnie od jego wielkości.

3. Im więcej funkcji tym lepszy intranet

O sprawnym działaniu aplikacji intranetowej nie świadczy liczba wdrożonych funkcji. Najistotniejsze jest ich dostosowanie pod wymagania i specyfikę konkretnej firmy. Dlatego tak duże znaczenie ma analiza przedwdrożeniowa, która zapewni właściwą optymalizację. Należy pamiętać, że spora liczba nieużywanych opcji wprowadza niepotrzebny chaos i wrażenie nadmiaru treści.

4. Intranet jest jedynie miejscem do przechowywania plików

Takie stwierdzenie zdecydowanie ujmuje możliwościom intranetu. Z roku na rok jego możliwości są coraz bardziej rozbudowane, tym samym pozytywnie wpływając na pracę całej kadry pracowniczej – niezależnie od zajmowanego stanowiska. Obecnie najczęściej wykorzystywane funkcje to dzielenie się wiedzą, budowanie relacji między pracownikami (również na poziomie mniej formalnym), usprawnienia pracy działu HR czy zarządzanie projektami oraz budżetami.

5. Do zarządzania intranetem potrzebny jest zespół specjalistów IT

Wydaje się, że skoro mowa o dużym systemie, który wpływa na szereg aspektów w firmie, do jego zarządzania konieczna jest wiedza z zakresu IT. To jeden z najbardziej nieprawdziwych i zarazem krzywdzących mitów. Współczesne systemy intranetowe są realizowane przede wszystkim z myślą o użytkowniku. Przyjazny i czytelny panel zazwyczaj nie różni się znacznie od obsługi podstawowego oprogramowania komputerowego. Ponadto rzetelna firma wdrożeniowa zaproponuje swoim klientom możliwość odbycia szkoleń czy też tutoriali. Takie przygotowanie pozwoli na dokładne zaznajomienie się z systemem i jego funkcjami nawet dla osób, które do tej pory nie miały styczności z podobnymi rozwiązaniami.

Uzupełnieniem artykułu jest infografika: Najczęściej spotykane mity o intranetach.

Urszula Kandefer, Ekspert ds. systemów komunikacji wewnętrznej, Ideo

Ceo.com.pl, 04.11.2019 r.