100 pytań do... Checklista przed wdrożeniem Intranetu

Projektowanie intranetu to proces, do którego warto zaprosić jak najwięcej grup pracowników. Począwszy od kierownika projektu, przez zarząd, po osoby, które w związku ze swoją pracą będą korzystać z platformy na codzień. Na etapie przygotowania do wdrożenia warto zebrać i ujednolicić potrzeby i oczekiwania każdej z tych grup.

Brief dla Intranetu stanowi dobry punkt wyjścia do prac związanych z analizą przedwdrożeniową zarówno przy projektowaniu nowej platformy intranetowej, jak i rozbudowie już posiadanej.

By ułatwić wypełnienie formularza Brief przygotowaliśmy zestaw pytań, które mogą stanowić również wstęp do analizy przedwdrożeniowej. Mamy nadzieję, że lista ta usprawni planowanie budowy lub rozbudowy intranetu w Twojej organizacji. Jej celem było zwrócenie uwagi na aspekty nieoczywiste, które często w tego typu analizach są pomijane.

Dla ułatwienia Twojej pracy przygotowaliśmy pełną listę pytań również w formie pliku PDF: 100 pytań do... Dobrego Intranetu

Wybór dostawcy

Wybór dostawcy jest istotny, ponieważ definiuje powodzenie całego przedsięwzięcia. Analizując rynek warto jest brać pod uwagę wiele aspektów, pochodzących z różnych źródeł:

• Doświadczenie firmy poparte przykładowymi realizacjami, najlepiej w formie portfolio. Warto poszukiwać case studies, które nie tylko dokładnie przedstawia każdy element wdrożenia platformy intranetowej, ale również zaprezentowana jest wiedza specjalistów.
• Opinie klientów (oraz ich profil, branża i wielkość), referencje lub ocena na portalach ratingowych, bardzo dokładnie prezentują przebieg współpracy z usługodawcą.
• Nagrody oraz wyróżnienia są dowodem na to, że firma jest ekspertem w swojej dziedzinie.
• Oferta dostawcy w zakresie wykorzystywanych technologii, proponowane rozwiązania hostingowe, gwarancja, opieka powdrożeniowa oraz wsparcie techniczne - są wyznacznikiem tego, czy firma nadąża za rozwojem IT oraz jak podchodzi do wyzwań, przed którymi stoją potencjalni klienci.

Ważne jest również dotarcie do informacji, czy usługodawca specjalizuje się w jednorazowych wdrożeniach czy raczej stałej współpracy z Klientem. Dobrze jest sprawdzić jak przebiega z reguły współpraca, jak wygląda rozwój / rozbudowa projektów po jakimś czasie oraz jak firma podchodzi do tematu wsparcia posprzedażnego.

Znajdź odpowiedzi na następujące pytania:

1. Czy długoletnia obecność firmy na rynku idzie w parze z doświadczeniem w zakresie tworzenia intranetów?
2. Czy istnieje możliwość zapoznania się z listami referencyjnymi od klientów?
3. Jakie technologie są wykorzystywane w realizowanych projektach? Czy firma oferuje wyjaśnienia lub opis wyjaśniający dlaczego rekomenduje te właśnie rozwiązania?
4. Jakimi metodologiami posługuje się w tworzeniu oraz zarządzaniu projektami?
5. O jakich mechanizmach i standardach bezpieczeństwa wspomina dostawca? Jakie środki bezpieczeństwa oferuje?
6. Czy można liczyć na dedykowanego opiekuna projektu?
7. Jak będzie wyglądała współpraca działu IT z zespołem wdrożeniowym?
8. Jaki jest oferowany okres gwarancyjny i na jakich warunkach?
9. Czy firma oferuje np. różne rozwiązania hostingowe do utrzymania intranetu? Jakie to rozwiązania?
10. Jakie są warunki zapewniania supportu technicznego? Jak wygląda, m.in. czas reakcji na problem, zgłaszanie incydentów oraz jakie usługi znajdują się w wybranej ofercie?
11. Czy firma korzysta wyłącznie z własnych zasobów? Czy projekty realizowane są kompleksowo?
12. Czy firma specjalizuje się jedynie we wdrożeniach, czy posiada kompleksowe spojrzenie na problem Intranetów i komunikacji wewnętrznej? Czy w ramach współpracy można liczyć na doradztwo w obszarze biznesowym i marketingowym, dotyczących komunikacji wewnętrznej?
13. Czy można liczyć na wsparcie przy analizie indywidualnych potrzeb firmy?
14. Czy oferowany jest system zgodny z określonymi potrzebami? Czy system zostanie dostosowany/zaprojektowany z uwzględnieniem istniejących procesów w firmie?
     

Potrzeby użytkowników intranetu

Sukces platformy intranetowej w dużej mierze zależy od dostosowania intranetu do potrzeb pracowników i organizacji. Każda branża będzie korzystała z innych narzędzi oraz na innych urządzeniach; komputer stacjonarny, przenośny, czy smartfon to standard. W przypadku niektórych firm konieczne mogą okazać się rozwiązania niestandardowe np. kiosk multimedialny, ogólnodostępny monitor itp. Nie mniej ważne jest również określenie, czy każdy z pracowników będzie miał możliwość zalogowania się do nowego intranetu i czy będzie korzystał z konta indywidualnego, czy np. oddziałowego.

Istotne jest też uwzględnienie struktury organizacyjnej, hierarchii firmy, czy wskazanie źródła danych, które następnie zostaną zaczytane do intranetu. Kolejnym krokiem, jest określenie potrzeb informacyjnych dla poszczególnych działów, stanowisk oraz indywidualnych zadań wykonywanych przez pracowników. Istotne jest określenie czy projektowana funkcja intranetu wesprze podwładnych w ich pracy, optymalizując czas oraz ilość wykonywanych czynności. Zachęcamy również do pobrania naszego briefu intranetowego, gdzie znajdziesz mnóstwo funkcjonalnych pomysłów na zaprojektowanie intranetu.

Znajdź odpowiedzi na następujące pytania:

1.  Jak wygląda struktura organizacyjna firmy? Na jakie działy podzieleni są pracownicy?
2.  Czy istnieje możliwość przygotowania ankiet dla pracowników, czy spotkań z pracownikami z różnych działów?
3. W jaki sposób zebrane informacje będą analizowane oraz kto będzie odpowiedzialny za to zadanie?
4. Czy przygotowane zostaną specjalne szablony wypowiedzi wysyłane w formie pliku lub ankiet online?
5. Czy wymagana będzie integracja z narzędziami do komunikacji bądź współpracy?
6. Jakie dokładnie funkcje będą wchodzić w skład intranetu? Czy w będą elementy typowe dla portali social media (galerie zdjęć, możliwość komentowania, oceniania itp.)?
7. Czy dashboardy KPI powinny być integralną częścią ekranu głównego intranetu? Jakie inne elementy powinny znaleźć się na stronie głównej?
8. Czy pracownicy będą mieli możliwość personalizacji ekranu oraz ustawienie widżetów i skrótów do potrzebnych aplikacji?
9. Czy intranet będzie zintegrowany z innymi systemami funkcjonującymi w firmie? Jakimi i w jakim zakresie?
10. Czy wymagane będzie wprowadzenie funkcjonalności dotyczących działu HR oraz Finansów, (wnioski urlopowe, czas ewidencji pracy, rozliczenia itp.)?
11. Czy istnieje lista pomysłów na nowe funkcjonalności intranetu, które mogłyby zostać wdrożone w przyszłości?

Projektowane przez nas platformy intranetowe wspierają codzinną pracę m.in.:

Napisz do nas. Pomożemy zbadać potrzeby Twoich pracowników i dobrać do nich najbardziej optymalne rozwiązanie.

Zespół redakcyjny

Tuż obok implementacji intranetu, kluczowym elementem jest czuwanie nad jego rozwojem oraz sprawnym działaniem, za który odpowiedzialny jest zespół redakcyjny. Przed wdrożeniem intranetu jest on odpowiedzialny za promocję intranetu wśród pracowników.

Istotny jest wybór głównego redaktora, specjalisty ds. intranetu czy komunikacji wewnętrznej (IC specialist, który jest „łącznikiem” dla wszystkich działów firmy. Ta osoba zbiera i analizuje i kontroluje informacje, a następnie kalkuluje, czy wprowadzanie niektórych funkcji w intranecie jest uzasadnione i opłacalne. Zbiera również sugestie od pracowników, a następnie wdraża je w system. Ponadto określa skuteczność intranetu i ściśle współpracuje w tym zakresie z administratorami oraz deweloperami.

Znajdź odpowiedzi na następujące pytania:

1. Jak będzie wyglądała struktura zespołu ds. rozwoju intranetu? Ilu pracowników będzie zaangażowanych w to przedsięwzięcie?
2. Jakie role będą pełnili poszczególni członkowie? (Menedżer ds. intranetu, redaktorzy, kierownicy działów, administratorzy itp.)
3. Jak często i w jakiej formie będą organizowane spotkania z zespołem redakcyjnym?
4. Czy wymagane będzie szkolenie z zakresu obsługi panelu zarządzania systemem, CMS (Content Management System) dla wszystkich członków zespołu?
5. Jak będzie wyglądał proces workflow dla opracowywania i publikacji treści?
6. Kto będzie odpowiedzialny za: tworzenie treści, weryfikację, publikację, wprowadzenie, formatowanie czy aktualizację.
7. Które ze środków przekazu zostaną wykorzystane w platformie: audio, wideo, infografiki, inne?
8. Czy pracownicy zaangażowani w rozwój intranetu będą w jakiś sposób nagradzani za swoje wysiłki? Jeśli tak, to, w jaki sposób?
    

Struktura i oprawa graficzna intranetu

W przypadku projektowania jakiejkolwiek aplikacji czy systemu niezwykle ważnym elementem jest struktura, intuicyjność nawigacji oraz zadowalający efekt wizualny. Warto również pamiętać, że projektowanie np. aplikacji natywnych, a projektowanie systemów, opiera się na innych założeniach UX oraz UI. Więcej napiszemy o tym w sekcji „Kanały dostępu do intranetu”, tutaj natomiast bierzemy pod uwagę architekturę treści intranetu, wszelkie integracje, nawigację oraz oprawę graficzną.

Znajdź odpowiedzi na następujące pytania:

Architektura treśći

1. Jakie elementy będzie zawierało menu i w jaki sposób zostanie pogrupowane?
2. Jakie typy treści będą publikowane w platformie intranetowej?
3. Jakie treści czy funkcje/moduły powinny być dostępne tylko dla wybranych osób lub działów? Jakie to działy? Jakie funkcje intranetu powinny być dostępne dla wszystkich pracowników?

Integracje

1. Z jaką liczbą systemów intranet powinien zostać zintegrowany? Jakie jest uzasadnienie korzystania z danego systemu i jego integracji z platformą intranetową?
2. Jakie typy danych oraz treści zostaną poddane integracji? Czy będzie to integracja jednostronna (tylko zaczytywanie informacji z innych systemów) czy dwustronna (zapisywanie danych z intranetu również do innych systemów w czasie rzeczywistym)?
3. W jaki sposób planowane jest połączenie istniejących systemów z nowym intranetem?
4. Czy przewidywane są migracje danych do innych systemów w najbliższym czasie?

Nawigacja

1. Czy istnieje już projekt architektury oraz układu strony www?
2. Które z elementów nawigacji powinny zostać zmienione pod kątem dotychczasowego działania?
3. Czy planowane jest stworzenie makiety intranetu, która umożliwi przetestowanie układu, jak i głównych funkcjonalności i nawigacji intranetu, przed rozpoczęciem wdrożenia?
4. Czy najczęściej wykorzystywane treści oraz funkcje powinny być zawsze widoczne np. jako stałe elementy interfejsu (na stronie głównej, w topie, w stopce, jako bloczki)?
5. Czy intranet powinien zawierać mechanizmy tagowania treści w kontekście alternatywnego odnajdywania dokumentów?
6. Czy możliwe będzie dostosowanie np. ekranu głównego użytkownika do jego preferencji np. ustalenie własnego panelu skrótów? Jakie inne sposoby personalizacji można wykorzystać w intranecie?

Oprawa graficzna

1. Czy system musi podporządkować się odgórnym założeniom projektu graficznego w ramach Corporate Identity?
2. Jakie elementy marki muszą być uwzględnione przy projektowaniu oprawy graficznej? (np. logo, czcionka, dostępne już materiały)
3. Czy firma posiada gotowy już projekt graficzny czy do aktualizacji?
    

Kanały dostępu do intranetu

Najpopularniejszy dostęp, z jakim, mamy do czynienia to ten poprzez firmową sieć lokalną. By pracownik mógł połączyć się z daną funkcją intranetu musi wówczas znajdować się na terenie firmy oraz korzystać ze służbowego sprzętu. Jednocześnie, gdy znajdzie się nawet poza budynkiem firmy (lub po prostu zasięgiem sieci), te funkcje stają się nieosiągalne. Taki ograniczony dostęp to tzw. on-premise intranet.

Alternatywnym rozwiązaniem jest – udostepnienie intranetu poza firmą. Dzielimy go na z dostępem zdalnym (remote access) lub znajdujący się w rozwiązaniach chmurowych (Cloud-based). Istotne jest przeanalizowanie w jakich sytuacjach podwładni korzystają z intranetu oraz zakres informacji, które w ten sposób firma może wystawić na zewnątrz. Bezpieczeństwo danych jest kluczowe.

Zadaj sobie następujące pytania:

Ogólny dostęp do intranetu

1. W jaki sposób pracownicy będą mogli uzyskać dostęp do intranetu? Czy za pomocą logowania domenowego, czy poprzez lokalne konto w intranecie?
2. Czy istnieją ograniczenia dotyczące przeglądarek internetowych? Czy zasady organizacji wskazują, by pracownicy korzystali z określonych przeglądarek?
3. Czy organizacja posiada oddziały / spółki? Jeśli tak, czy wymagane będzie stworzenie oddzielnego intranetu dla każdego z nich, czy intranet będzie wspólny? Jakie będą zależności?
4. Czy Intranet będzie dostępny wyłacznie dla etatowych pracowników? Jeśli nie, to, jakie inne grupy pracowników będą korzystać z informacji w platformie? Czy wszystkie osoby mają konta w Active Directory?
5. Czy wszyscy pracownicy powinni mieć dostęp do tych samych informacji w intranecie czy potrzebny będzie podział na typy danych (np. ogólnodostępne, poufne, wrażliwe, dostęp dla wybranych grup – jakich?).
6. Czy intranet będzie dostępny tylko dla pracowników przebywających na terenie placówki firmy (czyli w jednej sieci za pomocą logowania domenowego)? Czy możliwe będzie logowanie do sieci firmy za pomocą VPN dla osób będących poza firmą, np. u klienta? A może każda osoba posiadająca dostęp do internetu będzie mogła zalogować się do intranetu tak samo, jak na każdą inną stronę internetową?

Dostęp do intranetu do urządzeń mobilnych

1. Czy bierze się pod uwagę utworzenie aplikacji mobilnej, która zawierałaby najpotrzebniejsze funkcje intranetu?
2. Aplikację mobilną można dostosować do danej grupy pracowników - jakie elementy okazałyby się przydatne dla różnych grup pracowników?
3. Jeśli nie aplikacja, to czy intranet ma być dostępny na urządzeniach mobilnych? W jaki sposób zostanie udostępniony intranet na telefonach/tabletach?
    

Oprogramowanie oraz zaplecze technologiczne

Co wybrać: platformę gotową czy zaprojektować i wdrożyć aplikację dedykowaną?

Rozwiązanie pudełkowe kusi obietnicą szybkiej implementacji, mniej skomplikowanego procesu przedwdrożeniowego oraz początkowe koszty wdrożenia są o wiele niższe. Jednak w gdy zajdzie potrzeba dostosowania ich do potrzeb i rozbudowy o nowe funkcje, w praktyce może się okazać wyborem generującym znaczne koszty. Taka opcja bardzo dobrze sprawdza się w niewielkich firmach o niskiej rozbudowie w strukturach.

Intranet dedykowany kojarzy się z większymi kosztami oraz nakładem pracy. Daje jednak platformę w 100% dostosowaną do potrzeb i oczekiwań, przez co szybko jest w stanie wygenerować oszczędności, które zwrócą koszt związany z wdrożeniem. Oferuje wachlarz możliwości rozbudowy, optymalizacji procesów, integracji z systemami firmy. Mowa tutaj m.in. o ERP, CRM, systemach finansowo księgowych czy kadrowych. Synchronizacja tych danych ze sobą umożliwia przeprowadzanie procesów biznesowych w o wiele krótszym czasie, ale również często całkowitą automatyzację. Można dopasować i modyfikować te procesy dowolnie do obecnych warunków i potrzeb danego przedsiębiorstwa. W takim układzie intranet często zapełnia niszę technologiczną w firmie i stanowi łącznik pomiędzy różnymi systemami w organizacji, ułatwiając użytkownikowi zdobycie istotnych informacji.

Odpowiedź na pytanie jaką opcję wybrać, daje analiza przedwdrożeniowa. Pozwala ona na wybór właściwego oprogramowania, co uchroni przed zagrożeniem wygenerowania dodatkowych kosztów.

Znajdź odpowiedzi na następujące pytania:

1. Jakie systemy wykorzystywane są w firmie? Które, z nich najczęściej wykorzystują pracownicy z poszczególnych działów?
2. Czy wszystkie systemy z nich będą wymagały integracji z platformą intranetową? Jakie jest uzasadnienie biznesowe dla każdej z nich?
3. Jakim zapleczem technologicznym dysponuje firma? (np. systemy operacyjne, bazy danych, serwery własne lub dzierżawione u dostawcy zewnętrznego, platforma Cloud, własne certyfikaty SSL).
4. Jakie technologie preferuje dział bezpieczeństwa oraz jakie ma wytyczne pod kątem aplikacji intranetowej?
5. Czy intranet będzie utrzymywany na zewnątrz, czy na serwerach własnych firmy?
6. Jaka będzie technologia uwierzytelniania i czy planowane jest wdrożenie SSO (Single Sign On)?
    

Koszt i czas implementacji intranetu

Warto zabiegać o to, by przeprowadzić analizę przedwdrożeniową dla platformy intranetowej. Dzięki temu zminimalizowane jest poniesienia ryzyka finansowego. Z kolei zyskać można pełny obraz inwestycji. Warto razem z dostawcą wstępnie oszacować budżet i zastanowić się, które elementy są istotne już na starcie, a które można odłożyć na później. Dobrym rozwiązaniem jest stworzenie planu oraz określenie kosztów i czasu realizacji całego przedsięwzięcia, a następnie skonfrontowanie ich z możliwościami finansowymi.

Często zleceniodawcy wymagają, by system został wdrożony szybko i tanio. Narzucanie zbyt dużej presji na dostawcę może skutkować oddaniem funkcjonalności uproszczonych, nie do końca przemyślanych.

Znajdź odpowiedzi na następujące pytania:

Koszt implementacji

1. Czy został ustalony budżet przeznaczony na wdrożenie platformy intranetowej?
2. Czy budżet przewiduje zaplecze technologiczne (np. certyfikaty SSL, serwery, domeny, koszty licencji oraz inne?) Czy brane są pod uwagę koszty stałe oraz zmienne? Jakie to elementy?
3. Czy budżet obejmuje nieprzewidziane wydatki (np. nowe funkcjonalności lub kolejna integracja)?

Czas implementacji

1. Czy jest określony oczekiwany termin uruchomienia intranetu? Czy w tym terminie musi powstać całość systemu, czy wdrożenie może zostać podzielone na etapy?
2. Ile czasu zostanie przeznaczone na planowanie i wdrożenie intranetu?
3. Czy wymagane będzie przygotowanie materiałów lub treści do intranetu? Kto zrealizuje te prace i w jakim terminie?
4. Czy zostanie dokonana migracja danych, czy będą one musiały być wprowadzane ręcznie – ile czasu to zajmie?
    

Może zainteresuje Cię także artykuł: Jak uniknąć błędów we wdrożeniu intranetu?

Szkolenie dla redaktorów i użytkowników

Gdy organizacja posiadała już wcześniej tego typu rozwiązanie, pracownicy mają już pewną wprawę i zapoznanie się z systemem nie powinno stanowić problemu, ani trwać długo. Jeśli rozwiązanie jest zupełną nowością, konieczne jest zachęcenie pracowników do korzystania z platformy intranetowej.

W trakcie szkolenia, należy bardzo jasno określić jego cele oraz połączyć je z praktycznym ich zastosowaniem i indywidualnymi oczekiwaniami samych pracowników. W ten sposób nie tylko bardziej się zaangażują, ale i mocniejsza będzie ich motywacja do systematycznego korzystania z platformy intranetowej. Na szkoleniu przyszli użytkownicy intranetu powinni mieć możliwość praktycznego wdrożenia się w nowe narzędzia.

Znajdź odpowiedzi na następujące pytania:

1. Kto będzie odpowiedzialny za przygotowanie materiałów szkoleniowych – firma wdrożeniowa czy zespół redakcyjny? Kto poprowadzi prezentację?
2. Ile czasu poświęcić na szkolenia? Będzie to jedno spotkanie czy cykliczne?
3. Czy zorganizowane zostanie szkolenie zbiorcze dla wszystkich pracowników, czy będą to indywidulane spotkania np. dla działów?
4. W jakim trybie będzie przebiegała ich realizacja (stacjonarny lub/i zdalny)?

Jak widać, wdrożenie intranetu to złożona i długofalowa inwestycja. Tym bardziej warto jest dokładnie przeanalizować oczekiwania i potrzeby firmy, względem tej aplikacji.

Brief intranetowy

Intranet oferuje długą listę nowych możliwości. Tylko od nas zależy, które z nich wykorzystamy.

Przedstawiamy bezpłatny interaktywny dokument do pobrania – brief, który pytanie po pytaniu przeprowadzi Cię przez kluczowe obszary, nad którymi warto pochylić się na etapie analizy potrzeb nowego intranetu. Nawet jeśli Twoja organizacja ma już wdrożoną platformę intranetową, warto zastanowić się czy/jak możesz ją usprawnić.

Dokument ten pomoże w przemyśleniu potrzeb i oczekiwań, a także w zestawieniu tego, jakie funkcje Twój Intranet posiada z tym, co jeszcze można w nim dodać. Nie jest to zwykły formularz do wypełnienia, a interaktywne narzędzie, które wspiera zespoły w planowaniu nowoczesnego intranetu.