Jak uniknąć błędów we wdrożeniu intranetu?

beeDIFFERENT.pl. Autor: Łukasz Szymański, Kierownik Marketingu i PR, Ideo

Wdrożenie systemu intranetowego jest procesem skomplikowanym. Podejmując taką decyzję warto dobrze przeanalizować oraz zaplanować cały proces wdrożenia. Pozwala to na uniknięcie wielu błędów oraz ułatwia osiągnięcie zakładanych efektów. Kluczowym aspektem jest określenie potrzeb oraz celów jakie platforma ma realizować. Zebraliśmy wskazówki, które ułatwią dokonanie szczegółowej analizy.

Analiza przedwdrożeniowa – czy rzeczywiście potrzebna?

Intranet jest profesjonalnym systemem, który ułatwia szereg procesów organizacyjnych. Wykorzystanie możliwości jakie oferuje może wpłynąć na jakość i efektywność wykonywanej pracy. Dotyczy on wielu obszarów funkcjonowania organizacji, począwszy od komunikacji czy procesów biznesowych aż po obszary nieformalne – interpersonalne. W związku z tym znacząco wpływa na atmosferę w pracy.

Podejmując decyzję wyboru systemu należy uwzględnić wszystkie możliwe działania, które mogą wpłynąć na skuteczność projektu. Prawidłowo przeprowadzona analiza przedwdrożeniowa jest jednym z kluczowych elementów pozwalających na odpowiednie przygotowanie się do wprowadzenia tak istotnej zmiany organizacyjnej. Umożliwia zaprojektowanie narzędzia, a które pozwoli na osiągnięcie planowanych efektów.

Jednym z etapów takiej analizy jest określenie specyfiki funkcjonowania organizacji oraz wskazanie obszarów wymagających usprawnienia, a także tych, które odpowiednio spełniają swoją rolę. Przeprowadzenie wewnętrznej analizy jest istotne nie tylko ze względu na usprawnienie procesu wdrożenia systemu. Daje również wiedzę cenną dla samych zarządzających oraz menagerów, gdyż umożliwia kompleksowy przegląd aktualnego stanu przedsiębiorstwa.

Na tym etapie warto pewne kwestie przemyśleć samodzielnie. Zanim skontaktujesz się z potencjalnym wykonawcą intranetu i zmierzysz się z opracowaniem briefu opisującego Twoje oczekiwania odnośnie wdrożenia, uporządkuj własne potrzeby. Wiele przedsiębiorstw nie wie, z czym będzie się mierzyć, wysyłając zapytania do wdrożeniowców.

Prezentujemy kompleksowy zestaw pytań wspomagających proces analizy. Jest to na tyle uniwersalne zestawienie, że sprawdzi się w każdej branży oraz firmie, niezależnie od jej wielkości czy reprezentowanych celów biznesowych.

Zapoznaj się z przedstawionymi krokami analizy. Poświęć na to tak dużo czasu, ile będzie potrzeba. Nie spiesz się – przemyślenie pewnych kwestii zapewni lepsze powodzenie wdrożenia.

„... wciąż słyszę o intranetach wdrażanych z pominięciem etapu analizy przedwdrożeniowej. Chcę wtedy głośno protestować. Czy Wasze firmy naprawdę mają czas na to, aby próbować i ryzykować zamiast poświęcić więcej czasu na początku na analizę, by potem projektować narzędzie, które faktycznie usprawni pracę i komunikację pomiędzy pracownikami?” – podsumowała Maja Biernacka w recenzji książki „Intranet. Skuteczna komunikacja wewnętrzna w organizacji”.

Checklista projektowania intranetu - kilka kwestii, które warto przeanalizować

Cel w jakim chcesz wdrożyć intranet

Powodów wprowadzenia w struktury organizacji intranetu jest wiele. Firmy planując wdrożenie najczęściej określają kilka przyczyn oraz celów. Czasem mogą być one rozbieżne i nie pokrywać się w 100%. Istotną kwestią jest jednak określenie, już na początku swoich działań, jednego, nadrzędnego powodu. Pozwoli to na ukierunkowanie całego procesu wdrażania intranetu.

Zastanów się: co jest głównym celem wdrożenia intranetu oraz jaki charakter ma on przybrać?

Komunikacyjny – usprawnienie przepływu informacji oraz poprawa ich jakości
Biznesowy – skrócenie szeregu procesów oraz realizacji bieżących zadań
Finansowy – zmniejszenie wydatków związanych z prowadzeniem dokumentacji czy długimi procesami wewnętrznymi, które mogą zostać zrealizowane znacznie szybciej dzięki ich automatyzacji
Integracyjny – udostępnienie narzędzia społecznościowego, które będzie wspomagać budowanie przyjaznej atmosfery wśród pracowników firmy itp.
Wizerunkowy – budowanie obrazu firmy nowoczesnej, która wykorzystuje innowacyjne rozwiązania i narzędzia
Inne – np. otrzymane dofinansowanie, otoczenie konkurencyjne itp.

"Zdarzają się sytuacje, w których firmy nie do końca wiedzą, po co właściwie decydują się na wdrożenie intranetu. Dążenie do celu, który nie jest jasno sprecyzowany wprowadza chaos i może doprowadzić do wdrożenia systemu, który nie będzie spełniał swoich funkcji. Jest to niemal idealny sposób na zmarnowanie czasu i pieniędzy potrzebnych na wdrożenie." - podsumowuje Urszula Kandefer, ekspert ds. systemów komunikacji wewnętrznej, Ideo.

Korzyści jakie chcesz osiągnąć dzięki wdrożeniu

Kolejnym krokiem jest określenie oczekiwanych korzyści. Są one często ściśle powiązane z wyznaczonymi celami, przykładowo określenie celów finansowych jako nadrzędne, podpowiada jakie korzyści są dla nas istotne. W tym zakresie warto wybrać jak największą ich ilość. Takie podejście znacznie usprawni proces wdrażania oraz w późniejszym czasie pozwoli na sprecyzowanie, czy implementację można uznać za sukces.

Zastanów się: jakich korzyści oczekujesz po wdrożeniu intranetu w struktury swojej organizacji?

Szybsze przekazywanie aktualnych/ważnych informacji pracownikom
Wdrożenie spójnej polityki komunikacyjnej
Sprawniejszy obieg informacji i dokumentów w organizacji
Niższe koszty dystrybucji informacji i dokumentów
Niższe koszty i przyspieszenie realizacji procesów biznesowych
Udostępnienie narzędzi do zarządzania wiedzą / szkolenia pracowników
Wprowadzenie narzędzi do pracy grupowej
Integracja rozproszonych aplikacji
Budowanie pozytywnego wizerunku firmy wśród pracowników
Integracja zespołu
Inne

"Wśród klientów powszechna jest opinia, że to wdrożeniowiec określi do czego jest im potrzebny intranet. Jest to bardzo mylne, dlatego zawsze polecam samodzielnie wskazać obszary, które mają ulec usprawnieniu. Tylko w taki sposób możemy zaprojektować i wdrożyć intranet, który będzie spełniał rzeczywiste oczekiwania." dodaje Urszula Kandefer.

Budżet jaki chcemy przeznaczyć na wdrożenie

Kwestia budżetu jest ważna zarówno dla strony zleceniodawcy, jak i firmy wdrażającej. Wskazanie kwoty, w jakiej ma się zamknąć wdrożenie, pozwoli wykonawcy określić czy możliwe jest spełnienie wszystkich wymagań Klienta. Rozwiązuje to w pewien sposób sytuację, gdy nakreślony budżet jest niewystarczający dla uzyskania określonych efektów. W takim przypadku koniecznym jest ograniczenie zakresu funkcjonalności realizowanych przez platformę lub odpowiednie dopasowanie budżetu.

Zastanów się: jaki budżet Twoja firma planuje przeznaczyć na realizację platformy?

< 30 tys. PLN
30 tys. zł – 50 tys. PLN
50 tys. zł – 100 tys. PLN
powyżej 100 tys. PLN

"Klient zazwyczaj nie ma wyobrażenia, w jakich ramach może się zamknąć wdrożenie takiego systemu. Dokładne oszacowanie kosztów pozwoli uniknąć rozczarowania, jak chociażby przekroczenie budżetu, zanim całość zostanie z sukcesem wdrożona. Warto także pamiętać, że Intranet to platforma, która z założenia ma się rozwijać zgodnie z potrzebami organizacji. Uwzględniając to, dobrą opcją jest określenie elementów platformy, które są na początku rzeczywiście konieczne, oraz tych, które mogą być dodane później." wyjaśnia Urszula Kandefer.

Co ma robić Intranet czyli jakie moduły funkcjonalne wybierzesz

Intranet jest system o szerokim wachlarzu możliwości. Oferowane rozwiązania są dostosowane indywidualnie do danego przedsiębiorstwa. Właściwe zaprojektowanie poszczególnych składowych systemu w znacznym stopniu zwiększa jego przydatność oraz gwarantuje dopasowanie do potrzeb danej organizacji. Zaznaczyć należy jednak, że wybór modułów wpływa także na budżet wdrożenia – każda dodatkowa możliwość, jaką ma dać nowy intranet, zwiększa jego koszty.

"Dobry intranet to taki, który sprawia, że jego użytkowników ogarnia strach na myśl o pracy bez niego..." Pomożemy Ci taki zrealizować.

Poniżej prezentujemy garść najczęściej spotykanych funkcji jakie może realizować system. Są to jednak tylko przykłady i nie jest to lista „zamknięta”. System daje możliwość zaprojektowania i wdrożenia rozwiązań indywidualnych, ściśle dopasowanych do potrzeb danej organizacji.

Zastanów się: jakie funkcje mogą się przydać w Twoim systemie intranetowym?

Strona opisowa
Moduł ten jest podstawowym modułem systemu i wykorzystywany jest głównie w celu publikacji informacji, takich jak: treść, zdjęcia, pliki do pobrania itp. (np. na stronach poświęconych historii, opisu firmy itp.). Dodatkowo istnieje możliwość wstawiania tabel, tworzenia wypunktowań czy podpinania linków. W celu ułatwienia zamieszczania treści posiada graficzny edytor WYSIWYG.

Aktualności
Moduł aktualności wykorzystywany jest do publikacji bieżących informacji. Umożliwia on przedstawienie treści w dwóch odsłonach. Pierwszą z nich jest skrót przekazywanej informacji wraz z fotografią, natomiast drugą jest pełna treść opublikowanej informacji wraz z pozostałymi udostępnionymi zdjęciami, plikami, tabelami itp. Dla uproszczenia projektowania treści wykorzystuje graficzny edytor WYSIWYG.

Galeria zdjęć
Moduł przeznaczony do prezentowania zdjęć oraz grafik. Pozwala na prostą i szybką publikację obrazów w intranecie. Dodatkowo umożliwia ich tematyczne pogrupowanie w galerie, a także nadanie opisów czy etykiet. Dla wygodnego przeglądania galerii zastosowano również możliwość przewijania zdjęć za pomocą przycisków „następny”, „poprzedni”, bez konieczności zamykania zdjęcia.

Ogłoszenia
Moduł umożliwiający dodawanie dowolnych ogłoszeń przez każdego z pracowników. Nie muszą dotyczyć one wyłącznie spraw zawodowych.

Struktura organizacyjna z książką adresową
Rozwiązanie pozwalające odzwierciedlić strukturę organizacyjną firmy. Schemat odpowiada podziale na komórki do której przypisywani są pracownicy w niej pracujący. Ponadto określona struktura scalona jest z książką adresową pracowników.

Karta pracownika
Prezentuje wszystkie informacje o pracowniku znajdujące się w systemie (lub zintegrowanych z nim systemach zewnętrznych). Zaletą modułu jest automatyczne zebranie danych z różnych modułów systemu (np. zdjęcie, dane teleadresowe, nieobecności, aktywność użytkownika itp.).

Rezerwacja zasobów
Moduł umożliwiający rezerwację zasobów w firmie (np. samochody, sale). Pracownik ma możliwość zgłoszenia chęci rezerwacji wybranego zasobu - w tym celu wysyła informację do opiekuna zasobu. Każdy z istniejących zasobów posiada przypisanego opiekuna, który decyduje o akceptacji bądź odrzuceniu zgłoszonej rezerwacji. Moduł ten jest wizualizowany poprzez widok kalendarza.

Wyszukiwarnie informacji
Wyszukiwarka jest ważnym elementem nawigacyjnym profesjonalnie przygotowanego serwisu. Umożliwia ona proste oraz szybkie przeszukiwanie informacji po słowach kluczowych. Dodatkowo istnieje opcja przeszukiwania fraz kluczowych wewnątrz plików tekstowych (wyszukiwarka pełnotekstowa).

Ankiety dynamiczne
Moduł pozwala na samodzielne projektowanie nawet bardzo skomplikowanego formularza ankietowego lub formularzy aplikacyjnych. Wyniki przeprowadzonych ankiet są gromadzone w bazie danych, a administrator posiada dostęp do wszystkich wpisów. Istnieje również możliwość eksportu danych do pliku .xls.

Baza wiedzy / Baza dokumentów
Moduł Bazy wiedzy/dokumentów pozwala na przechowywanie wszelkich potrzebnych w firmie dokumentów. Każdy dokument może być dodawany według podziału na kategorie. Kategorie są parametrami słownikowymi, a zatem istnieje zachowana dowolność w ich dodawaniu. Moduł jest powiązany z systemem uprawnień – można nadać ograniczone dostępy do dokumentów lub całych kategorii.

Kalendarz wydarzeń
Moduł, w którym będą prezentowane wydarzenia firmowe. W zależności od konfiguracji może być podzielony na kategorie wydarzeń np. firmowe wewnętrzne - dodawane jedynie przez uprawnione osoby, służbowe - delegacje, szkolenia czy spotkania z Klientami oraz pracownicze, w których to sami zatrudnieni mogą dzielić się interesującymi wydarzeniami, o których chcieliby poinformować kolegów.

Opinie użytkowników / Komentarze
Moduł ten umożliwia dodawanie opinii czy komentarzy do opublikowanych treści. Funkcja ta jest dostępna dla każdego z pracowników i obsługuje aktualności oraz wpisy strony opisowej.

Forum
Moduł ten pozwala zarządzać forum oraz odpowiednio przygotować jego strukturę. Zapewnia także mechanizm umożlwiający komunikację pomiędzy pracownikami firmy w czasie rzeczywistym.

Blogi
Moduł umożliwiający prowadzenie bloga przez użytkowników

Chat
Możliwość przeprowadzania rozmów / wywiadów między pracownikami lub np. z kierownikami działów.

System wewnętrznych zamówień
System umożliwiający realizację zamówień przez pracowników. Przedmiotem zamówień mogą być gadżety reklamowe, materiały biurowe itp. Ponadto osoby uprawnione mają dostęp do historii zamówień, wirtualnego magazynu oraz statystyk zamówień.

Obieg dokumentów
Moduł składa się z szeregu rozwiązań do ewidencji oraz zarządzania obiegiem dokumentów przychodzących, wychodzących oraz wewnętrznych. Umożliwia m.in. nadanie biegu wpływającym pismom, ustalanie terminu załatwienia sprawy, kontrolę obiegu, skanowanie pism, opiniowanie, akceptowanie, wyszukiwanie.

Rejestr umów
Pozwala na ewidencję umów wraz ze skanowaniem dokumentów. Zapewnia także możliwość wprowadzania do każdej umowy terminu obowiązywania, przydzielanie opiekuna do umowy czy dostęp do wyszukiwarki umów.

Wnioski urlopowe
Moduł umożliwia składanie wniosków urlopowych w formie elektronicznej, przy czym każdy ze złożonych wniosków wymaga akceptacji przez przełożonego. Poza tym zawarty jest również kalendarz urlopów dla każdego z pracowników.

Ewidencja faktur
Moduł pozwala na elektroniczną ewidencję faktur kosztowych, nadanie właściwego obiegu dokumentu oraz elektroniczne podpisywanie.

Help desk
Moduł umożliwia zarządzanie obsługą zgłoszeń wraz z ich przekazywaniem między osobami / działami. Rozwiązanie pozwala na bieżący monitoring stanu realizacji każdego zgłoszenia. Oprócz tego na podstawie przyjmowanych zgłoszeń tworzona jest lista z najczęściej występującymi problemami.

Wiki
Koncepcja pozwalająca przeglądać oraz tworzyć (edytować, zmieniać, usuwać treść) zawartość serwisu internetowego bezpośrednio za pomocą przeglądarki internetowej. Mechanizmy, które udostępnia pozwalają wykorzystać moduł do współpracy grupowej lub społeczności pracowników. Jednym z przykładów takiego zastosowania jest wspólne tworzenie słownika branżowego.

"Modułowa budowa jest jedną z największych zalet Intranetu. Pozwala na indywidualny dobór komponentów według własnych preferencji. Dodatkowo daje to możliwość stosunkowo łatwego rozwoju Intranetu w przyszłości. Warto o tym pamiętać już na poziomie planowania i początkowo skupić się na elementach NAJBARDZIEJ ISTOTNYCH." przypomina Urszula Kandefer.

Promocja wewnętrzna intranetu i szkolenia dla użytkowników

Zapewnienie sukcesu działania wprowadzanego rozwiązania jest w dużej mierze uzależnione od odpowiedniej promocji oraz szkoleń prowadzonych w zakresie obsługi aplikacji. Brak promocji to jeden z najbardziej tragicznych w skutkach błędów. Aplikacja będzie mogła spełniać wyznaczone cele tylko wówczas, gdy użytkownicy będą ją chętnie stosować. W sytuacji, gdy pracownicy organizacji nie będą widzieli sensu zastosowania danego rozwiązania lub nie poznają sposobu obsługi nowego systemu, aplikacja przestanie spełniać swoją rolę, a jej wdrożenie będzie bezcelowe.

Zastanów się: Jak zostanie przeprowadzona promocja nowego narzędzia /szkolenie z obsługi intranetu w Twojej firmie?

Z jakim wyprzedzeniem pracownicy zostaną poinformowani o nadchodzących zmianach?
Czy zostaną zaproszeni do konsultowania ich?
W jakich formach będzie prowadzona promocja/szkolenie?
Czy promocja i edukacja zostaną wdrożone jeszcze zanim aplikacja będzie uruchomiona?
Czy działania te zostaną przeprowadzone we własnym zakresie, czy zostanie to zlecone firmie wdrażającej platformę?
Kto będzie odpowiedzialny za przeprowadzenie promocji/szkolenia? Czy w ten proces będzie zaangażowany zarząd czy dedykowany do tego zespół liderów opinii?

Opinia eksperta – Urszula Kandefer: Wprowadzenie intranetu cieszącego się zainteresowaniem pracowników jest wyzwaniem, a wdrożenie całego zestawu funkcji nie gwarantuje sukcesu. To zaledwie 1/3 pracy. Pozostała część to przeprowadzenie przemyślanej promocji i rzetelnej edukacji. Jest wiele możliwych form tych przekazu informacji m.in. webinary, tutoriale, platformy e-learningowe czy materiały drukowane. Niezależnie od funkcji komunikatu ważne jest by był on zrozumiały dla pracowników, a jego forma odpowiednio dopasowana do charakteru firmy.

Podsumowanie

Odpowiednia organizacja oraz dokładne przemyślenie własnych potrzeb jest kluczem w osiągnieciu sukcesu wprowadzanego systemu. Zanim skontaktujesz się z firmą, której zlecisz wykonanie intranetu, sprecyzuj oczekiwania wobec wdrożenia i samej platformy. Pomoże to stworzyć w pełni spersonalizowany i dostosowany do działania organizacji system. Właściwe przygotowanie się zwiększa szansę pozytywnego odbioru zmian w obszarze organizacji. Pozwoli również skrócić cały proces oraz zaoszczędzić środki na niego przeznaczone.