E-learning usprawni pracę administracji publicznej

Samorzad.lex.pl, 18.01.2017r. Autor: Paweł Teper

Postępująca informatyzacja społeczeństwa i rozwój technologii to czynniki, których nie da się w żaden sposób powstrzymać. Nie jest to jednak konieczne, ponieważ ich właściwe wykorzystanie może przynieść korzyści i zwiększyć efektywność pracy – instytucji, organizacji czy urzędów.

Nierzadko wprowadzenie nowych rozwiązań informatycznych w administracji publicznej wiąże się, (nie bez powodu) z obawami i oporami. Nic dziwnego, bowiem nowe rozwiązania kojarzą się ze zmianą nawyków czy koniecznością uczenia się czegoś „od nowa”. W efekcie ma się wrażenie, że czynności wykonywane do tej pory niemal automatycznie, realizowane są w o wiele dłuższym czasie…

Jak wyglądałaby tego typu sytuacja w przypadku wdrożenia platformy, która wykorzystywana jest do uczenia? De facto stanowi ona jedną, wielką instrukcję obsługi, która pokazuje jak maksymalnie uprościć i skrócić czas pracy nad codziennymi zadaniami. Tak, e-learning jest narzędziem, które może pomóc także w administracji publicznej.

Czym jest e-learning?

Nauczanie na odległość w formie e-learning kojarzy się przede wszystkim ze szkolnictwem. A przecież przez wieki to właśnie uczelnie wyższe były kolebką większości innowacyjnych pomysłów. Nowoczesna technologia w zestawieniu z nieustanną potrzebą podnoszenia atrakcyjności materiałów dydaktycznych przyczyniła się do powstania platform edukacyjnych. Imponującymi osiągnięciami w tym zakresie może poszczycić się np. Harvard, w którego wykładach online “na żywo” uczestniczy nawet ponad 30 000 osób jednocześnie.

E-Learning to narzędzie niezwykle elastyczne, umożliwiające dopasowanie do indywidualnych potrzeb zarówno osób uczących się jak i nauczycieli czy trenerów. Wykorzystanie interaktywnych, multimedialnych treści przyczynia się do gromadzenia oraz przekazywania wiedzy w wygodnej, efektywnej i przyjemnej formie. Rozwiązanie to zdobywa coraz większe uznanie nie tylko w samym szkolnictwie, ale również w świecie biznesu i administracji publicznej.

Informacja i edukacja obywateli

Jednym z nadrzędnych zadań urzędów jest zarządzanie sprawami obywateli – zarówno osób prywatnych, jak i firm. Niestety często zdarza się, że obowiązujące procedury nie są im znane w wyniku czego ich obsługa wymaga większych nakładów pracy. Konieczne jest instruowanie, przygotowywanie oraz przyjmowanie wniosków. W sytuacji gdy pojawi się błąd – żmudne ich korygowanie itp. Ostatecznie obsługa spraw ulega znacznemu wydłużeniu.

Platformy e-learningowe dają możliwość uproszczenia i zoptymalizowania przebiegu spraw administracyjnych, dzięki pełnieniu funkcji informacyjno-edukacyjnej. Przygotowane we właściwy sposób materiały takie jak np. instrukcje, opisy procedur „krok po kroku”, dostępne są dla wszystkich zainteresowanych. Dzięki temu petenci mają informacje, gdzie mają się skierować z daną sprawą, jakiego rodzaju dokumenty przygotować jeszcze przed przyjściem do urzędu oraz jak wypełniać poszczególne wnioski. Klarowne, czytelne oraz ogólnodostępne przekazy pozwalają również budować pozytywny wizerunek urzędów.

Rozwiązanie tego typu pozwala także swobodnie tworzyć repozytoria dokumentów urzędowych. Intuicyjne mechanizmy umożliwiają tworzenie oraz dowolne modyfikowanie wniosków, formularzy czy ankiet. Możliwe jest również przygotowanie ich w postaci plików do pobrania lub bezpośredniego wydruku. Na szczególną uwagę zasługuje forma elektronicznych formularzy, która poprzez mechanizmy walidacji informuje na bieżąco o wszelkich nieprawidłowościach. Ponadto możliwy jest automatyczny eksport wprowadzonych treści bezpośrednio do bazy danych. Przykładem takiego repozytorium wiedzy i dokumentów może być platforma e-learningowa Zakładu Emerytalno – Rentowego MSW.

Szkolenia pracownicze

E-learning jest nie tylko pomocą w zarządzaniu sprawami obywateli. To również wygodny oraz efektywny sposób na prowadzenie wewnętrznych szkoleń, wprowadzanie nowych pracowników, odświeżanie znajomości procedur czy obowiązkowe szkolenia BHP - mogą być przeprowadzone przy użyciu platformy elektronicznej.

Jednym z jej największych atutów wykorzystania platformy jest relatywnie niski koszt szkolenia w przeliczeniu na pracownika. Zwłaszcza, jeśli przyrównamy go do tradycyjnych szkoleń, które wymagają zatrudniania zewnętrznych instruktorów, wynajmu sali czy dodatkowych kosztów związanych z dojazdem i dezorganizacją czasu pracy jednostki.

Raz przygotowane szkolenia, mogą być wykorzystywane wielokrotnie, bez żadnych ograniczeń. Z kursów online można korzystać w każdym momencie i poświęcać na nie dowolną ilość czasu. Każdy może mieć dostęp do aktualnej wiedzy – w dowolnym oraz odpowiednim dla siebie momencie.

Przygotowanie kursów, wprowadzanie ich do systemu, jak również samo korzystanie z przygotowanych materiałów jest intuicyjne i nie jest wymagana specjalistyczna wiedza. Przykładem rozbudowanej i bardzo intuicyjnej w obsłudze platformy e-learningowej jest np. program edukacyjny fundacji Okno na Wschód www.polskijazyk.pl. Jest to platforma e-learningowa, której celem jest usprawnienie nauki języka polskiego od poziomu A1 do B1. Kierowana jest przede wszystkim do naszych sąsiadów zza wschodniej granicy.

Szybki dostęp do wiedzy i koordynacja działań

Rzetelnie przygotowane i rozbudowane platformy e-learningowe mogą w zakresie informacyjnym spełniać także rolę intranetu. Jest to możliwe dzięki funkcji przechowywania i sprawnego przekazywania informacji, w atrakcyjnej dla pracowników formie. Sprawne wyszukiwanie oraz dostęp do dokumentów, plików i danych pozwala w dużym stopniu usprawnić wykonywanie codziennych zadań.

To także nieoceniona pomoc w nadzorowaniu działań zarówno całej instytucji, jak i poszczególnych pracowników. Mechanizmy wewnętrznego informowania o powiadomieniach usprawniają komunikację i gwarantują, że wszystkie ważne dane dotrą na czas do wszystkich zainteresowanych osób. Z kolei firmowy kalendarz online umożliwia planowanie pracy wszystkich działów oraz notowanie ważnych wydarzeń czy terminów zadań.

Doświadczenie kluczem do sukcesu

Jeśli wdrożenie nowego systemu informatycznego ma okazać się sukcesem należy pamiętać o kilku czynnikach. Podczas wyboru wykonawców istotne jest znalezienie takich osób, które posiadają doświadczenie we współpracy z administracją publiczną. Warto stawiać na takich zleceniobiorców, którzy przygotowywali wcześniej dedykowane jej potrzebom i specyfice serwisy internetowe, systemy obiegu dokumentów, platformy intranetowe itp. narzędzia.

Tylko takie firmy są w stanie w pełni zrozumieć uwarunkowania i zależności z jakimi przyjdzie im się zmierzyć. Będą także w stanie odpowiednio przygotować produkt i sposób jego wdrożenia.

Warto jednak pamiętać, że brak tego typu doświadczenia nie oznacza, iż firma nie podoła zleconemu zadaniu. Bogata wiedza pozwala jednak usprawnić i przyspieszyć cały proces przygotowania oraz wdrażania nowych narzędzi. Dzięki temu możliwe jest zaoszczędzenie czasu potrzebnego na finalizację projektu oraz zmaksymalizowanie pewności, że planowane wdrożenie zakończy się sukcesem.

Bogate doświadczenie jest kluczem do przygotowania narzędzia oraz modułów, które są dopasowane do konkretnych potrzeb pracowników, a jednocześnie proste w obsłudze. Taki system umożliwia szybką, obsługę, jak i wykonywanie codziennych zadań, bez konieczności posiadania zaawansowanej wiedzy informatycznej.

Jednym z nadrzędnych elementów jakie muszą gwarantować rozwiązania dedykowane administracji, to zachowanie zasad bezpieczeństwa oraz wymogów WCAG. Systemy informatyczne, które są realizowane dla tej grupy klientów muszą być dostosowane dla osób, które mają trudności z korzystaniem z Internetu. W szczególności tyczy się to osób starszych oraz niepełnosprawnych.

Podsumowując

Rzetelnie przygotowane platformy e-learningowe mogą być bardzo dużą pomocą dla organów administracji publicznej, zaczynając od urzędów gminnych, a kończąc na ministerstwach i instytucjach o zasięgu międzynarodowym. Bardzo często zapomina się jednak, że urzędy i instytucje publiczne charakteryzują się zupełnie inną charakterystyką działania, odmiennymi procesami, specyfiką prawną czy sposobem obsługi „klientów”. To również odmienne potrzeby oraz oczekiwania użytkowników. O sukcesie wdrażania innowacji de facto należy mówić wówczas, gdy osoby, które na co dzień pracują w danym systemie informatycznym są z niego zadowolone.