Jak usprawnić proces zatwierdzania kontraktów w firmie?

Zatwierdzanie umowy to bardzo dokładny proces, który weryfikuje warunki umowy na podstawie prawa, uwzględniając prawa i obowiązki obu stron przy realizacji wspólnego projektu lub długoterminowej współpracy.  O znaczeniu wypracowania ram współpracy nie trzeba nikogo przekonywać.

Z prawnego punktu widzenia warunki umowne chronią zarówno dostawcę, jak i odbiorcę przed potencjalnymi konsekwencjami. Co ważniejsze, im szybciej je uregulujemy, tym szybciej zaczniemy osiągać wspólne cele.  W erze cyfryzacji wiele firm zdecydowało się na optymalizację przepływu dokumentów w firmie.

Rozwiązania cyfrowe wdrażamy dzięki digitalizacji obiegu pism, wniosków czy dokumentów finansowych.   Umowy, które są częścią poufnych dokumentów firmowych, mogą również podlegać temu procesowi. Dodatkowo operacje związane z zarządzaniem obiegiem umów, w tym fazą akceptacji – możemy wydajnie optymalizować jednocześnie wprowadzając odpowiednie udogodnienia, które ułatwią nam pracę.

Ponadto przyspieszą zawieranie umów handlowych z kontrahentami. W oparciu o nasze autorskie rozwiązanie LOGITO zademonstrujemy możliwości niezbędne do skutecznej oceny umów w kontekście efektywności i wydajności biznesowej, z wykorzystaniem narzędzi wspierających cyfryzację procesu weryfikacji umów.

Jakie są największe trudności w procesie zatwierdzania umów?

Lista wyzwań, przed którymi stoją osoby opiniujące umowy, jest różnorodna. Do najczęściej wymienianych czynników utrudniających i spowalniających pracę należą: 

• zdezaktualizowane wzory umów (szablony) oraz dużo wersji dokumentów, 
• osobne załączniki i aneksy do dokumentów umowy, 
• ograniczenia dotyczące zespołowej pracy na dokumencie podczas jego opiniowania w systemie, 
• przeciągnięcia w czasie wynikające z braku informacji i kontroli postępu w zatwierdzaniu.  

Dla każdego wymienionego czynnika proponujemy rozwiązanie wspierające zarządzanie oraz kontrolę procesu zatwierdzania umowy.  

Zdezaktualizowane wzory umów (szablony) oraz dużo wersji dokumentów

Proces negocjacji umowy może potrwać tygodnie, wszystko zależy od ilości elementów wchodzących w skład umowy oraz rodzaju dostarczanego produktu lub usługi. Dużo łatwiej jest korzystać z częściowo przygotowanych szablonów dokumentów, dlatego firmy często decydują się na przygotowanie ich właśnie w takiej formie.

Z założenia powinno to usprawnić pracę. Jak jest w praktyce? Jeśli zawiedzie przepływ informacji w naszej firmie, pracownicy mogą nie wiedzieć, że taki dokument istnieje i przygotują go od nowa. Efekt końcowy będzie taki, że zamiast jednego gotowego do użycia dokumentu powstanie kilka lub kilkanaście jego wersji, natomiast decyzja, który szablon wybrać będzie należała do pracownika. 

Często też o dokumencie raz przygotowanym zapomina się – nie jest on stale aktualizowany zgodnie z wymogami prawa, co może wiązać się z dodatkowymi kosztami dotyczącymi zmiany takich umów.

Jak system LOGITO zarządza szablonami umów?  

W przypadku zarządzania szablonami umów najbardziej komfortowym i najbardziej produktywnym rozwiązaniem jest utworzenie wspólnej bazy szablonów dla dokumentów dotyczących umów. Znajomość dostępnej dokumentacji przez pracowników zmniejsza prawdopodobieństwo stworzenia kolejnej wersji umowy i pobierania nieaktualnych wersji.

Wszystko to ma wpływ na przyspieszenie całego procesu akceptacji umowy. Jeśli w danej umowie znajdziemy zdublowane dane, sekcje lub zapisy, to warto stworzyć dla niej specjalistyczny szablon do wykorzystania w przyszłości przez pracowników.

Stworzenie przynajmniej jednego wzorca umowy dla najczęściej przetwarzanych dokumentów (związanych z nimi załączników lub innych dokumentów) może usprawnić proces związany z obiegiem umowy i skrócić czas pracy nad dokumentami.

Narzędzia wbudowane w system pozwalają nam na tworzenie elektronicznych szablonów umów oraz zapewniają kontrolę wersji, którą mogą modyfikować osoby wyznaczone do zarządzania szablonami dokumentów firmowych. To samo możemy zrobić z innymi dokumentami związanymi z samą umową, takimi jak protokół, załączniki dot. np. poufności czy aneksy.

Korzystając z tego sposobu, jesteśmy w stanie szybko zorganizować ważne dla nas dokumenty, odciążając wielu pracowników oraz płynnie możemy przejść do kolejnego etapu pracy nad dokumentami umów, np. dot. opiniowania.

Załączniki oraz aneksy jako osobne dokumenty do umowy

Zwracając uwagę na fakt, że znaczna liczba załączników oraz aneksów do umów dostarczana jest w formie papierowej lub elektronicznej, nikogo nie powinno dziwić, że dokumenty mogą zaginąć, nawet w wiadomości e-mail lub na dysku.  

Przedsiębiorcy próbowali rozwiązać ten problem, np. zapisując wiadomości e-mail w formie pliku i przechowując je w folderach, takich jak dyski w sieci lokalnej. Proste podejście, ale problemem jest skuteczne wdrożenie i realizacja tego sposobu przez samych pracowników.

Ponadto w dużej mierze nie przynosiło to oczekiwanych rezultatów, co często doprowadzało do chaosu. Przez większość czasu pracownicy skupiali się na wyjaśnianiu wątpliwości dotyczących treści umowy i zmian w załącznikach. Zaowocowało to korektami i opóźnionym opiniowaniem.

Osoba obsługująca umowę musiała sprawdzić, czy umowa zawiera wszystkie załączniki i czy są one w aktualnej wersji, często kontaktując się z innymi osobami w firmie. 

Jak system LOGITO zarządza załącznikami oraz aneksami do umów? 

W celu skutecznego zakończenia kolejnego etapu procesu związanego z obiegiem umowy ważne jest, aby osoba opiniująca miała dostęp do wszystkich aneksów i załączników związanych z umową. System LOGITO oferuje przyjazne dla użytkownika udogodnienia, co pozwala przyspieszyć cały proces opiniowania już na etapie podpisywania umowy i dalszego obiegu:

• Dodawanie załączników do umów pozwala na zaoszczędzenie czasu, który poświęcany jest na przeszukiwanie bazy dokumentów związanych z umowami. Załączniki można łatwo umieszczać w systemie, np. w sposób ręczny z dysku sieciowego, a następnie przypisać je do konkretnego kontaktu.
   
• System wyposażony w podgląd .docx i PDF załączników, znajdujący się obok wskaźników, takich jak aneks, umożliwia przeglądanie dokumentów bez pobierania i zapisywania ich na komputerze. Oszczędza to dużo czasu, ponieważ osoby opiniujące mogą szybko przejść do odpowiedniego fragmentu umowy oraz nanieść poprawki bezpośrednio na dokumencie.
   
• Do powstałych rekordów możemy również przypisać inne dokumenty, takie jak faktury VAT czy pisma.

Ograniczenia dotyczące zespołowej pracy na dokumencie podczas jego opiniowania 

Opiniowanie wymaga od pracownika rzetelności i skupienia. Wnikliwa analiza dokumentów przez jedną osobę jest dużym wyzwaniem. W związku z tym ten proces często wiąże się ze współpracą z dodatkowymi pracownikami, którzy maja równoległe uprawnienia do akceptacji. Im głębszy proces negocjacji umowy, tym więcej zmian w treści. Barierą w wyrażeniu opinii o umowie są często ograniczenia dot. wspólnej pracy nad jednym dokumentem.

Osoby opiniujące przesyłają do siebie (najczęściej drogą mailową) pliki dokumentów z naniesionymi poprawkami. Z powodu drobnego błędu lub niedopatrzenia, np. dodania starej wersji umowy, może to skomplikować sytuację i prowadzić do dodatkowych poprawek. Powodem tego może być brak odpowiedniego narzędzia, które w przeciwnym razie automatycznie zarządzałoby zmianami w umowie podczas jej edycji przez uczestników.  

Jak skutecznie zorganizować współpracę przy redagowaniu umów w systemie LOGITO?

W ramach opiniowania można ustawić równoległe zatwierdzenia jednego pliku dla wielu osób akceptujących czy opiniujących, co może w dużej mierze przyspieszyć cały proces. Co ważniejsze wzajemna akceptacja i opinia pozwala uniknąć kontraktów niekorzystnych dla firmy.

Użytkownicy mogą korzystać ze standardowego widoku, czyli podgląd umowy w PDF-ie oraz metryki, która znajduje się obok. Dla tych, którzy opiniują i akceptują umowy, platforma LOGITO zapewnia narzędzie, które znają z codziennej pracy.

Wtyczka MS Word

Przygotowaliśmy integrację z MS Word, która będzie obsługiwana przez popularne oprogramowanie biurowe Microsoft. Uwzględniając potrzeby klientów, postanowiliśmy umożliwić użytkownikom systemu edycję umów. Zapewnia to doskonałe wsparcie przy wprowadzaniu i zarządzaniu zmianami zapisanymi w dokumentach dotyczących umów. To ułatwienie pracy dla osób, z którymi współpracujemy, a poprawny przepływ informacji dodatkowo przyspiesza pracę nad ostateczną wersją umowy. 

W ramach edycji i zarządzania umowami użytkownicy otrzymują dostęp do następujących funkcji ułatwiających pracę:  

• możliwość równoległej akceptacji umowy przez wiele osób (ustalenia na etapie projektowania procesu związanego z obiegiem umowy), 
• możliwość komentowania pod metryką umowy, 
• dostępność dokumentów dot. umowy (w tym zeskanowana papierowa wersja umowy, aneksy czy protokoły), 
• umożliwienie wglądu do powiązanych plików (w tym faktury, pisma),  
• przekazanie dokumentu wraz z komentarzem pod metryką umowy do innej osoby wydającej opinię albo zwrot do ostatniej osoby, 
• proste udostępnienie umowy innemu użytkownikowi systemu. 

Opóźnienia – brak feedbacku oraz kontroli nad procesem

Na opiniowanie kontraktów mają wpływ przede wszystkim dwa czynniki: brak informacji przekazywanych bezpośrednio zaangażowanym osobom oraz słaba kontrola postępów w opiniowaniu umów w organizacji.  Istnieje wiele przyczyn takiego stanu rzeczy, np. pominięcie e-maili od uczestników opiniujących umowy lub ich czasowa nieobecność. 

Głównym powodem może być jednak brak odpowiednich narzędzi, które umożliwiają opracowanie odpowiedniego systemu monitorującego zadania służące do wyrażania opinii. Usprawnienie przepływu informacji pomiędzy pracownikami to wyzwanie – im większą firmą zarządzamy, tym trudniejsze staje się to zadanie.  Warto mieć na uwadze, że przekazanie poprawnych informacji może mieć ogromny wpływ na czas wykonywania obowiązków, co z kolei przekłada się na relacje z klientami lub partnerami biznesowymi. Naszym celem powinna być możliwość szybkiej zmiany statusu opiniowanej umowy z „oczekującej” na „zaakceptowaną”.   

Jak LOGITO radzi sobie z tym wyzwaniem?

Platforma LOGITO może skutecznie ułatwiać współpracę i przyspieszać cały proces opiniowania umów. Dzięki funkcjonalnościom znajdującym się w systemie, umowy mogą być udostępniane pomiędzy pracownikami zgodnie z zaprojektowanym procesem, bez opóźnień.

Standaryzacja ścieżki obiegu umowy – zamodelowanie procesu

Standaryzacja jest pierwszym krokiem do automatyzacji procesu związanego z opiniowaniem umów w organizacji. Warto pamiętać, że w ramach jego realizacji przydzielamy pracownikom role w obiegu, np. przypisujemy osoby, które będą opiniowały dokumenty. Pozostali pracownicy wiedzą wtedy, do kogo wysłać dokument w celu dalszej weryfikacji. To również etap, na którym ustalamy, kto powinien mieć dostęp do ważnych dokumentów biznesowych.

Z punktu widzenia pracowników zaangażowanych w obieg umów, takie funkcje jak automatyczne powiadomienia czy przypomnienia mailowe są standardem. Otrzymywanie informacji drogą mailową (także w systemie LOGITO), np. o zmianie statusu umowy, przesłaniu jej do osoby opiniującej czy wprowadzeniu zmian w dokumencie, skraca czas procesowania.

Rejestr dokonanych zmian oraz historia obiegu umowy wskazuje dane dotyczące, m.in.:  

• wykazania aktywności wszystkich uczestników obiegu razem z oznaczeniem czasowym,  zmian umieszczonych w metryce dokumentu oraz w pliku umowy, jak również w innych załącznikach,
• dodanych komentarzy i uwag, 
• załączonych, podmienionych albo usuniętych plików.

Ten szczegółowe informacje mogą być ważny z trzech powodów: szybka weryfikacja, wprowadzanie poprawek oraz śledzenie bieżącego etapu umowy, np. z kontrahentami. Oprócz dokumentów bezpośrednio związanych z umową system LOGITO może również powiązać inne dokumenty, które już znajdują się w systemie (funkcja powiązania), takie jak faktury, zamówienia, protokoły odbioru.

Zgoda oraz podpisanie umowy w systemie LOGITO 

Kiedy zakończymy proces związany z opiniowaniem umowy, pozostaje tylko złożyć dokumenty do podpisu. Należy jednak dokonać właściwego przygotowania przed wysłaniem umowy do wykonawcy.  W systemie LOGITO po zaakceptowaniu warunków umowy – pliki PDF mogą być automatycznie generowane dla całego dokumentu umowy.

To jeden z popularnych sposobów zapobiegania niechcianym zmianom w treści. Kolejnym zabezpieczeniem jest umieszczenie na dokumencie znaku wodnego. W razie potrzeby możemy zawrzeć w umowie, m.in. dane osoby odpowiedzialnej za procedury związane z umową wraz z datą i godziną. Oczywiście należy pamiętać, aby umieścić pola samego podpisu elektronicznego. 

Podsumowując

W powyższym artykule wskazaliśmy problemy związane z obsługą jednego dokumentu. Co się dzieje w przypadku kilku, kilkunastu lub kilkudziesięciu dokumentów dziennie, które muszą przejść przez firmę? Proporcja opóźnień i błędów zwiększa się proporcjonalnie.

Właśnie dlatego cyfryzacja i obsługa całego procesu obiegu dokumentu w LOGITO to atuty nowoczesnej technologii, które przyspieszą zawieranie umów z kontrahentami i pozwolą Ci utrzymać dobre relacje biznesowe. Chcesz dowiedzieć, jak LOGITO rozwiąże inne problemy organizacyjne w Twojej firmie? Zapraszamy do kontaktu.