Intranet na 2021 rok – jak powinien wyglądać

Trwająca od kilku miesięcy pandemia zmusiła przedsiębiorstwa do szerszego korzystania z narzędzi cyfrowych. Choć to dopiero początek prawdziwej digitalizacji to stanowi doskonały bodziec do przebudowy strategii biznesowych. Co więcej, końcówka roku zawsze skłania ku refleksjom, podsumowaniom, porządkom oraz planom. Zachęcamy, by już teraz zastanowić się nad tym, co możemy ulepszyć w naszym intranecie.

Wspomniany proces digitalizacji w dużej mierze dotyka obszaru komunikacji wewnętrznej. Biznes przeniósł się na narzędzia pracy online i w tym aspekcie cyfrowe rozwiązania to już „must have”. Nieodłącznym zaś elementem komunikacji wewnętrznej jest intranet, który teraz powinien być głównym miejscem zdalnej pracy przedsiębiorstw. Jaki jednak powinien być intranet na miarę współczesnych potrzeb?

Wraz z Mają Biernacką - autorką bloga Komunikacja wewnętrzna od kuchni przedstawiamy wybrane najciekawsze funkcjonalności podzielone według kilku kategorii.
 

Wyszukiwanie informacji

Drzewo jako struktura organizacyjna

Struktura firmy we współczesnym intranecie nie powinna być prezentowana jako obrazki czy też statyczne pliki PDF. Nowoczesny intranet przedstawia strukturę przedsiębiorstwa w interaktywnej formie drzewa, po którym możemy się dowolnie poruszać przechodząc w kolejne poziomy. Idąc wzwyż, dojedziemy aż do prezesa firmy, przechodząc zaś w głąb do kolejnych zespołów oraz ich poszczególnych członków.

Profil pracownika

W momencie, gdy w strukturze firmy klikniemy na danego pracownika, przenosimy się na jego profil. Jest to miejsce, gdzie znajdziemy o Nim wszystkie podstawowe informacje (bardzo często zaciągnięte automatycznie z działającego w przedsiębiorstwie systemu HR-owego czy kadrowego). Ciekawą opcją jest tutaj również dodanie pola, w którym pracownik będzie mógł sam przedstawić się społeczności zamieszczając kilka słów o sobie, realizowanych projektach, kompetencjach czy też o hobby. Na podstawie dołączonego opisu będziemy mogli łatwiej odszukać konkretną osobę w wyszukiwarce pracowników.

Nowoczesne, zintegrowane z systemami kadrowymi intranety, dają również podgląd na inne informacje.

• Czy osoba jest na urlopie/w delegacji czy też w firmie (pracuje stacjonarnie czy zdalnie).
• Szczegóły delegacji - z jakim Klientem spotyka się pracownik oraz kiedy wróci do firmy.
• W przypadku urlopu - profil osoby zastępującej na czas urlopu z opisem zakresu zastępstwa. Często jest tak, że część zadań przekazujemy jednemu pracownikowi, a część innemu.
• Lokalizacja pracownika, czyli w jakim miejscu znajduje się jego stanowisko pracy (często pojawia się tu interaktywna mapka budynku firmy). Co więcej intranet może być integrowany z systemem rezerwacji zasobów oraz wspólnym kalendarzem, dzięki czemu możemy uzyskać informację czy dana osoba jest aktualnie na spotkaniu, a jeśli tak to w jakiej sali konferencyjnej.
• Planowanego urlopu i osób, które w tym czasie będą pełnić zastępstwo.
• W jakim dziale pracuje oraz kto jest przełożonym tej osoby. W jakich projektach aktualnie pracuje i jakie funkcje w nich pełni.

I uwaga! To powinno być już standardem w intranecie.

Kolejna kwestia to zdjęcie, obowiązkowe na profilu każdego pracownika. Choć wiemy, że pracownicy nie zawsze chętnie chcą je dodawać to jest to wartość nie do zastąpienia. Warto pomyśleć tutaj o akcji promocyjnej, konkursie, czy też wykorzystaniu procesu onboardingu, aby już wtedy zachęcić nowego pracownika do uzupełnienia swojego profilu.

Informacje na profilu pracownika są niesamowicie przydatne. Aktualnie podczas wszechobecnej pracy zdalnej jest to jeszcze bardziej widoczne. Mimo to, nawet w tradycyjnej formie pracy, gdy jesteśmy w biurze, są to informacje bardzo pomocne, szczególnie jeśli firma liczy już setki pracowników. W tym miejscu można by przytoczyć mnóstwo śmiesznych historii, gdy ktoś kogoś pomylił lub dziwnie się zachował, bo zwyczajnie nie wiedział, czy dana osoba jest pracownikiem, Klientem czy może dostawcą pizzy.

Wyszukiwarka pracowników, artykułów i dokumentów

Bardzo ważny punkt sprawnego intranetu. Warto zwrócić na niego szczególną uwagę nie tylko teraz podczas pandemii, gdy pracujemy zdalnie i potrzebujemy szybkiego dostępu do dokumentów i innych zasobów firmowych, ale również podczas pracy stacjonarnej. Sprawna wyszukiwarka powinna być jedną z priorytetowych funkcjonalności intranetu. Co więcej, koniecznie powinna posiadać opcję wyszukiwania pracowników, aby móc ustalić do kogo możemy zwrócić się z daną sprawą, by jak najszybciej ją rozwiązać.

Najbardziej zaawansowaną opcją jest wyszukiwarka pełnotekstowa, która umożliwia wyszukiwanie informacji również w zawartości plików tekstowych (doc, PDF, xls itp.). Idealnie jeśli rozwiązanie bierze pod uwagę odmianę wyrazów oraz posiada mechanizm autouzupełniania/podpowiedzi.

Wyszukiwarka musi uwzględniać także system uprawnień. W intranecie niektóre informacje mogą być dostępne tylko dla wybranych grup użytkowników, np. manager może posiadać dostęp do treści, których nie może zobaczyć pracownik. Wyszukiwarka powinna wówczas pokazywać tylko i wyłącznie treści zgodnie z uprawnieniami danego pracownika.

Dobra wyszukiwarka to jedna z najlepszych funkcjonalności intranetu. Żaden, nawet najlepszy content nie zostanie dobrze wykorzystany, jeśli użytkownicy nie będą mogli go odnaleźć. Zadbajcie o sprawne wyszukiwarki w intranecie!

Aktualna baza treści, archiwum, repozytorium dokumentów

Firmowe archiwum to kopalnia wiedzy i tak właśnie powinno być traktowane – jak cenna kopalnia. Warto więc opracować, najlepiej włączając w ten proces swoich pracowników, wszelkie zasady dotyczące zamieszczania dokumentów w tego typu miejscach. Powinniśmy ustalić jak mają być one zatytułowane, w jakich formatach zapisywane oraz jak określać autora danej treści, by za jakiś czas wiadomo było, z kim się skontaktować.

Opcją, którą również warto wdrożyć jest podgląd historii wersji danego dokumentu. Oprócz tego, ciekawą funkcyjnością nowoczesnego intranetu jest „wirtualny skaner”, który pozwala na przekształcanie treści z zamieszczonego w intranecie pliku na formę tekstową. Jest to przydatną opcją ze względu na kolejne modyfikacje, jak również samo wyszukiwanie.

Warto też rozważyć moduł przypomnień o aktualizacjach treści, jaki ma np. wdrożony przez nas intranet firmy Provident. System ten wysyła co jakiś czas do autora intranetowej publikacji maila, w którym prosi o weryfikację czy dana treść jest wciąż aktualna. W przypadku, gdy pracownik nie potwierdzi zgodności, każdemu kto otworzy daną publikację wyświetli się ostrzeżenie, że istnieje prawdopodobieństwo, że treść ta może być już nieaktualna.

W intranecie firmy Provident autorzy publikacji po określonym z góry czasie otrzymują automatyczne zapytanie z systemu, aby potwierdzili, czy zamieszczony przez nich artykuł jest wciąż aktualny. Jeśli tego nie zrobią, czytelnicy artykułu w górnej części strony widzą stosowną ku temu informację.

Baza wewnętrznych dokumentów może być skonstruowana na wiele sposobów m.in. jak na powyższym przykładzie w podziale na bloki tematyczne. Dodatkowo umieszona tuż nad strukturą wyszukiwarka z podpowiedziami pozwoli jeszcze skuteczniej wyszukiwać pożądane treści.

W ten sposób prezentuje się zaś zawartość treści konkretnej kategorii, w tym przypadku Helpdesk.

Treści zamieszczane w intranecie mogą być zazwyczaj edytowane jedynie przez autorów. Możemy tu jednak ustalić też inne zasady edycji, podobne do np. tych w Wikipedii – użytkownik, który zauważy błąd w tekście może go dowolnie zmienić bądź też zgłosić konieczność zmiany, która następnie jest wysyłana do weryfikacji przez autora. W zależności od ustawień, możliwe jest wgląd do historii takich zmian.

Kalendarz aktualnych wydarzeń

Kalendarz to dość prosta, ale jakże wydajna funkcjonalność. To miejsce, gdzie można rozplanować wszystkie firmowe imprezy, duże spotkania i inne ważne daty np. rozliczenia, wzięcie udziału w szkoleniu czy badaniu zaangażowania. Może on służyć także różnym działaniom komunikacyjnym – zawierać takie informacje jak wydanie nowego numeru gazetki firmowej, start audytu komunikacji czy wypuszczenie kolejnego newslettera. Kalendarz najczęściej widoczny jest z poziomu strony głównej i mogą go edytować jedynie określone osoby.

Oprócz oficjalnego kalendarza, możemy stworzyć również kalendarz wydarzeń nietypowych i tych mniej oficjalnych, nie do końca firmowych jak np. koncerty, wystawy czy imprezy dla maluchów – funkcja, która może dodatkowo zaciekawić użytkowników. W takim wypadku kalendarz konstruują wszyscy użytkownicy – każdy może zgłosić wydarzenie, które może zainteresować innych.

 

Dostępność i łatwość użytkowania

Personalizowany content na stronie głównej

Jedna z najciekawszych funkcjonalności nowoczesnych intranetów. Dzięki niej to użytkownik narzędzia wybiera, które treści zobaczy na stronie głównej.

Tak np. w intranecie Provident to pracownik ustawia, z jakich obszarów, pionów oraz działów chce zobaczyć informacje. Jest też możliwość powiadomień o nowych treściach, które pracownik może dołączyć do obserwowania. Z kolei w innym wdrożonym przez nas intranecie – dla Empik – cała strona główna jest profilowana. Pracownik decyduje, które bloki informacji widzi. Część bloków, zawierających najważniejsze informacje, jest jednak obowiązkowa dla wszystkich. Mimo to, pracownik nadal ma spore pole do manewru i może spersonalizować swój panel.

Makieta wizualizująca przykładową stronę główną. Zaplanowanie rozmieszczenie poszczególnych elementów, układów, treści oraz występujących zależności między nimi powinno być pierwszym krokiem projektowania wyglądu intranetu. Dopiero tak opracowany projekt oddajemy w ręce grafika.

Mobilny dostęp

We współczesnych czasach, kiedy to coraz częściej korzystamy z urządzeń mobilnych, często zastępując urządzenia stacjonarne, dostęp do intranetu z poziomu telefonu może być bardzo przydatną funkcjonalnością. Możliwości w tym przypadku jest dwie – strona internetowa lub dedykowana aplikacja. Jeśli strona www to oczywiście w technologii RWD, czyli responsywna, dopasowująca się do różnej wielkości ekranów urządzeń. Udostępniając swoje intranety w wersji mobilnej warto również określić, które treści mogą być dostępne z tego poziomu. Dbajmy o bezpieczeństwo – pamiętajmy, że dane w mobilnym intranecie są dostępne poza firmą.

---

Projektowane przez nas platformy intranetowe wspierają codzinną pracę m.in.:

Napisz do nas. Wspólnie dobierzemy rozwiązanie optymalne dla Twoich potrzeb.

---

Dlaczego intranet w wersji mobilnej jest coraz częściej pożądaną funkcjonalnością? Ponieważ stajemy się coraz bardziej mobilni i nie w każdej sytuacji mamy dostęp do urządzenia stacjonarnego. Ile razy zdarzyło się, że brałeś udział w spotkaniu, pod ręką miałeś jedynie telefon, a potrzebowałeś akurat informacji, którą w mgnieniu oka znalazłbyś w intranecie? Mając dostęp do mobilnego intranetu wystarczyło by kilka kliknięć i gotowe. Innym przykładem mogą być przygotowywane po spotkaniu z Klientem raporty. Czyż nie prościej byłoby gdyby handlowcy mogli je robić na świeżo, tuż po spotkaniu, a nie dopiero po powrocie do biura?

Oprócz tego, jeśli intranet posiada wbudowany moduł obiegu dokumentów, to kierownik działu natychmiastowo otrzymuje powiadomienie o napłynięciu przykładowo wniosku o urlop, a szef np. o dodaniu faktury, gdzie oba te dokumenty zgodnie z zasadami firmy wymagają akceptacji przełożonego. W takim przypadku wystarczy jedynie jedno kliknięcie „akceptuj” w telefonie.

Analogicznie wygląda sytuacji w przypadku np. modułu zarządzania projektami – wystarczy kilka kliknięci i możemy szybko przepiąć zadanie do innego pracownika lub np. zlecić do wystawienia. Takich możliwości można wymieniać bez liku, a każda z nich ułatwia pracę Twoich pracowników – niesamowite prawda?

Powiadomienia lub notyfikacje w intranecie

Wysyłanie powiadomień o nowych komunikatach, czy też publikacjach to jedne z działań push w komunikacji wewnętrznej. Zasadniczym celem jest tu zainteresowanie członków zespołu intranetem i  zachęcanie ich do śledzenia aktualności i zapoznawania się z ważnymi treściami. Automatycznie wysyłane powiadomienia mailowe, krótkie komunikaty lub ikonka pokazująca, że na użytkowników czeka nowy wpis, zadanie czy też dokument do zatwierdzenia, to rozwiązania jak najbardziej pożądane. Dzięki nim, Twoim pracownikom nie umknie żadna ważna treść. Zachęci to również użytkowników do częstszego korzystania z narzędzia. Oczywiście zbyt dużo powiadomień może być niekorzystnie odebrane jako spam - nowoczesne intranety mają na to jednak rozwiązanie! Pozwalają one użytkownikowi decydować, czy chce dostawać on takie powiadomienia oraz jak często i w jaki sposób. Takie rozwiązania lubimy! Koniecznie wpiszcie ten pomysł na listę funkcjonalności swojego intranetu.

Dodajcie to tego również opcję wysyłki powiadomień o najważniejszych i najpilniejszych informacjach w formie SMS z poziomu intranetu (!). Pozwoli to na przekazanie szybkiego komunikatu w kryzysowych sytuacjach czy np. w trakcie pandemii.

System powiadomień o nowych wpisach w intranecie firmy Provident.
 

Dialog i współpraca

Komentarze i szybkie lajki

Umożliwienie pracownikom dodawania komentarzy ożywia intranet i sprawia, że każdy może wyrazić swoją opinię. Choć wiemy, że pracownicy mimo stałej obecności w sieci niekoniecznie chętnie zabierają publicznie głos komentując treści firmowego intranetu, warto wprowadzić tą funkcjonalność. Zdarzają się sytuacje, kiedy możliwość komentowania okazuje się naprawdę pomocna. Dodanie reakcji na wpisy jak np. lajki czy serduszka również są ciekawą formą interakcji z pracownikami. W ten sposób odbiorca może szybko pokazać, że jest na tak lub po prostu że widział dany wpis. Ciekawym rozwiązaniem jest także statystyka pokazująca, ile osób już zobaczyło konkretny wpis - może to zadziałać motywująco na pracowników, który jeszcze nie przeczytali danych treści. Dodatkowo, by zwiększyć aktywność członków zespołu w intranecie można rozważyć wprowadzenie systemu punktowego, który za tego typu social mediowe aktywności nagradza użytkowników dodatkowymi punktami.

Forum i wiki do wymiany wiedzy i informacji

Badania wykazują, że niestety obszar zarządzania komunikacją jest w przedsiębiorstwach bardzo często zaniedbywany. Każdy z członków zespołu posiada pewien zasób wiedzy i doświadczeń, niejednokrotnie jest to dość duży zapas. Szkoda jednak, że w dużej mierze cały ten bagaż umiejętności nie widzi światła dziennego i trzymany jest często jedynie w głowie i/lub na dysku komputera. Stworzenie pracownikom możliwości wymiany wiedzy i nabytych doświadczeń – mowa tu nie tylko o intranecie – może przynieść wiele korzyści. W każdej firmie znajdzie się co najmniej kilku pasjonatów, którzy – jeśli tylko dostaną szansę – chętnie podzielą się swoją wiedzą i doświadczeniem m.in. na blogu w firmowym intranecie. Co więcej, udostępnienie możliwości takiej wymiany informacji online jest równie ważne co w rzeczywistości. Jest to szczególnie widoczne teraz, podczas pandemii, gdy pracujemy z domów.
 

Zadania

Bezpieczny, wewnętrzny transfer plików

Przesyłanie wrażliwych treści wymaga bezpiecznych rozwiązań. Korzystanie w tym przypadku z narzędzi zewnętrznych jak np. platforma wetransfer nie jest dobrą opcją. W tym aspekcie dużo lepszym rozwiązaniem są narzędzia wewnętrzne. Tu znów za przykład podajemy intranet firmy Provident, gdzie wdrożyliśmy dedykowany moduł odpowiedzialny za przesyłanie dużych plików. Co więcej, zaimplementowany algorytm pamięta, aby po określonym czasie skasować plik.

Dlaczego jednak nie przesyłać plików mailem? Niektórych, bardzo dużych plików wręcz nie da się przesłać jako załączniki. Serwery pocztowy mają ustawione pewne ograniczenia, a nawet jeśli będzie taka możliwość często wiąże się to z blokadą skrzynki.

Intranet Provident – Przechowalnia, czyli wewnętrzny system do przesyłania dużych plików.

Rezerwacja zasobów

Każda firma posiada zasoby, które udostępnia pracownikom w ich codziennej pracy. W prawdzie aktualnie nie walczymy o salki, służbowe auta czy też rzutniki. Pandemia jednak kiedyś się skończy, a sprawne zarządzanie zasobami pozwala sprawować nad nimi większą kontrolę, jak również ułatwia samą pracę. Warto więc zadbać, aby taki moduł znalazł się w intranecie. Najlepszą opcją jest podpytanie swoich pracowników, co konkretnie chcieliby rezerwować online i przeniesienie tego do intranetu. Nie zapominajmy także, że w ten sposób można też np. zarezerwować miejsce w hotelu czy zapisać się na szkolenie.

Intranet firmy Provident - formularz zapisu na firmowe wydarzenie

Formularze online do załatwiania spraw

W przypadku elektronicznych formularzy również nie ma co zgadywać – na etapie prac nad nowym intranetem warto zapytać swoich pracowników, co chcieliby załatwiać online. Czasem nie jest to tak prosto określić i jeśli pojawi się potrzeba moderatora takich warsztatów zapraszamy do kontaktu.

Cyfryzacja w świecie zewnętrznym nabrała w ostatnim czasie tempa, wciąż jednak czasem jesteśmy wręcz oburzeni, że niektórych spraw nie możemy załatwić online. Podobnie jest wewnątrz firm, przecież tutaj również dużą część formalności można zrealizować onlinie. Złożenie wniosku o urlop, rozliczenia, przesłanie faktury czy nawet cały obieg dokumentów - to wszystko można zrobić online nawet wówczas, gdy pracujemy stacjonarnie.

Co więcej, w nowoczesnych intranetach można wprowadzić wiele ulepszeń jak np. możliwość określenia osoby zastępującej podczas składania wniosku urlopowego. Dzięki temu od razu widać, z kim należy się skontaktować, gdy danej osoby nie ma w pracy. Co więcej, zastępca w trakcie naszej nieobecności widnieje przy „naszych projektach”, co sprawia, że każdy widzi opiekuna danego tematu - nie jest on zostawiony sam sobie. Rewelacja!

System obiegu dokumentów, rejestr umów i faktur

Drukowanie każdego dokumentu, bieganie po podpisy – to powinno być już za nami. Systemy do obiegu dokumentów to rozwiązanie nie tylko ekologiczne, ale także pozwalające zaoszczędzić sporo czasu. Cały proces jest kontrolowany – widać, kto się ociąga czy też kogo trzeba przynaglić, aby zatwierdził procesowaną umowę. Nie wspominając już o sytuacji, kiedy osoba, której podpis jest konieczny do akceptacji danej umowy jest w delegacji lub pracuje w innym oddziale firmy. Wówczas konieczna byłaby wysyłka dokumentu kurierem, a więc oszczędzamy po pierwsze czas, po drugie zmniejszamy koszty.

Logito – autorska platforma do obiegu dokumentów Ideo  

Help desk

Obsługa zgłoszeń również może być przeniesiona do intranetu. Składanie ticketów czy to do help desku IT czy też innych zespołów, jak również monitorowanie stanu realizacji będzie banalnie proste. Istnieją moduły gotowe do wdrożenia, nie mówiąc już o botach wspierających kontakt z help deskiem. Rozwiązania te warto rozważyć przy projektowaniu nowego intranetu jak również rozbudowie obecnego. 

Szybki dostęp do różnych systemów firmowych

Podczas wdrażania intranetu w firmach często są już wdrożone inne systemy do załatwiania różnorakich spraw. I oczywiście jest to w porządku, warto jednak zadbać, by przejście do każdego z tych systemów było dostępne z poziomu strony głównej intranetu. Pracownik powinien mieć do nich dostęp już bez konieczności logowania się do nich, bardzo ułatwi to pracę. Strona główna intranetu ma być niejako pulpitem – centrum nawigacyjnym dla pracowników. Dzięki temu jest szansa, że będą z niego jeszcze chętniej korzystali. 

Linkownia – miejsce w intranecie, które zbiera najważniejsze i najpopularniejsze linki

Tego typu blok z linkami do innych systemów może być widoczny, zawsze w tym samym miejscu, na każdej z podstron intranetu. Można również ustawić kolejność linków, a nawet dodać możliwość tworzenia własnych skrótów. Każdy pracownik będzie mógł wybrać swój zestaw linków, aby wyświetlić najczęściej używane przez siebie systemy. Szczególnie sprawdzi się to, gdy w firmie tych systemów istnieje nawet kilkadziesiąt.

Podgląd na wskaźniki KPI

Na stronie głównej intranetu możemy wyświetlać także różnego typu statystyki czy rankingi np. wskaźniki realizacji firmowych KPI-ów, gdzie będą np. procentowe wyniki sprzedaży w danym okresie. Każdy pracownik będzie wówczas miał podgląd, jak radzi sobie firma w danym czasie. Wystarczy jedynie integracja z CRM czy też innym systemem, gdzie na bieżąco zbierane są wyniki. Dodatkowo, jeśli w firmie funkcjonuje system grywalizacji, w naszym intranetowym dashboardzie możemy zamieścić aktualny ranking wraz z poradami, co zrobić, aby uzyskać dodatkowe punkty i być liderem.

Intranet firmy Provident – stan realizacji celów widoczny na stronie głównej. Dodatkowo blok z podpowiedziami, jak skutecznie korzystać z wyszukiwarki.
 

Narzędzia specjalisty komunikacji wewnętrznej

Badanie opinii - ankiety i sondy

Choć istnieje wiele zewnętrznych i tanich narzędzi do badania opinii, może warto wyposażyć i intranet w takie rozwiązanie. Krótka sonda czy obszerniejsza ankieta będą mogły być szybko przygotowane z poziomu intranetu. Co więcej, wszystko będzie bezpieczniejsze, bo udostępniane wewnątrz narzędzia.

Jeśli chodzi zaś o większe, bardziej rozbudowane badania (np. audyt komunikacji wewnętrznej) sugerujemy mimo wszystko wykorzystanie zewnętrznych, specjalistycznych rozwiązań do ankietowania. Również ze względu na to, że zewnętrzne systemy bywają często oceniane przez pracowników jako bardziej anonimowe.

Intranet DPD - konkurs na nazwę intranetu jest świetnym sposobem na promocję narzędzia. Integracja wokół jednego tematu mocno aktywizuje pracowników, a przy okazji jest to okazja, aby pokazać działanie wewnętrznych ankiet w intranecie.

Automatyczne wewnętrzne newslettery

Funkcja automatycznych newsletterów to kolejny sposób na ułatwienie sobie pracy. Pushowany newsletter przyda się szczególnie dla pracowników, którzy niezbyt często zaglądają do intranetu. Dzięki temu możemy na bieżąco przekazywać wszystkie najważniejsze firmowe informacje w skondensowanej wersji.

Newslettery w intranecie mogą być całkowicie automatyczne (wyślą się same!) lub mogą być budowane przez redaktorów, którzy wybiorą konkretne newsy i z nich utworzą newsletter. Jest również możliwość dodawania własnych, dedykowanych dla newslettera treści.

Obowiązkowe statystyki

Intranet bez statystyk? Nie ma takiej opcji! Mierzenie komunikacji to działanie obowiązkowe. Zadbajcie, by Wasze systemy posiadały taki moduł. Co więcej, zaglądajcie tam często, wcześniej ustalając, jakie wskaźniki będą dla Was satysfakcjonujące. Statystyki są kopalnią wiedzy o efektywności, ale też papierkiem lakmusowym umożliwiającym badanie zainteresowań i potrzeb pracowników.

Przykładowo częste poszukiwanie jednego dokumentu przez wiele osób niekoniecznie oznacza, że jest on na tyle dobry (choć może tak być). Może to  również oznaczać, że jest on umieszczony w niewłaściwej kategorii czy też nieintuicyjnym dla odbiorców miejscu bądź też nie ma go tam w ogóle.

Zarówno dostęp do zaawansowanych statystyk w intranecie, jak i analizowanie przez specjalistów komunikacji wewnętrznej danych, które w nich się znajdują jest obowiązkowe.

Przydatną funkcją jest też historia wyszukiwanych fraz. Zyskujemy dzięki temu podpowiedzi, czego pracownicy najczęściej szukają w intranecie.

Intuicyjny i łatwy CMS

Na zakończenie jeszcze jedna kwestia – koniecznie zadbajcie o Wasze miejsce pracy, czyli o system do zarządzania intranetem, tzw. CMS powinien być intuicyjny i stosunkowo prosty w obsłudze. Przyspieszy to funkcjonowanie intranetu, czyli między innymi publikowanie wpisów lub ich akceptację, dodawanie wideo czy też moderowanie komentarzy. Edytor tekstu powinien być prosty w obsłudze niczym Word i tak dokładnie w nowoczesnych intranetach to wygląda i funkcjonuje.  

Warto przemyśleć również sposób przydzielania uprawnień w systemie, tak, by był on przejrzysty i nie budził wątpliwości. Można np. uwzględnić sytuacje, że dany pracownik może tworzyć i dodawać nowe treści, ale dopóki nie zostaną one zaakceptowane przez upoważnioną osobę, będą one widoczne tylko dla autora i jego przełożonego. Można również określić wymóg akceptacji publikowanych treści przez kilka osób. Istnieją też opcje umożlwiające współpracę grupy osób przy redagowaniu treści za pomocą komentarzy do treści (rozwiązanie bardzo podobne do trybu śledzenia zmian w Wordzie).

Przedstawione elementy stanowią podstawę nowoczesnego intranetu. Wdrażając nowy intranet czy też myśląc o rozbudowie istniejącego warto przemyśleć każdą wspomnianą funkcjonalność. Każdy z nas chce mieć przecież w swojej firmie sprawne, przyjemne dla oka i użyteczne dla pracowników narzędzie komunikacji wewnętrznej.

Ten wpis powstał we współpracy z Mają Biernacką - autorką bloga Komunikacja wewnętrzna od kuchni.

---

Brief intranetowy

Intranet oferuje długą listę nowych możliwości. Tylko od nas zależy, które z nich wykorzystamy.

Przedstawiamy bezpłatny interaktywny dokument do pobrania – brief, który pytanie po pytaniu przeprowadzi nas przez kluczowe obszary, nad którymi warto pochylić się na etapie analizy potrzeb nowego intranetu. Nawet jeśli Twoje przedsiębiorstwo ma już wdrożoną platformę intranetową, warto zastanowić się jak go dodatkowo usprawnić.

Dokument ten pomoże w przemyśleniu potrzeb i oczekiwań, a także w zestawieniu tego, co już firma posiada z tym, co jeszcze można dodać. Nie jest to zwykły formularz do wypełnienia, a interaktywne narzędzie, które wspiera zespoły w planowaniu nowoczesnego intranetu.