Wspieraj swój biznes poprzez wersjonowanie procesów w oprogramowaniu workflow.

Spis treści

1. Czym jest wersjonowanie i dlaczego to jest tak ważne?
2. Mechanizm kontroli wersji w procesie projektowania workflow?
3. W jaki sposób wersjonowanie może skrócić czas wdrożenia workflow oraz wesprzeć automatyzację?
4. Korzyści dotyczące wersjonowania procesów workflow

Czym jest wersjonowanie i dlaczego to jest tak ważne?

Najprościej mówiąc, wersjonowanie to czynność polegająca na utrzymywaniu i kontrolowaniu danej wersji, takiej jak proces biznesowy, plik lub oprogramowanie dostawcy rozwiązania, które może zarządzać całym procesem produkcyjnym.

Warto dodać, że jeśli chodzi o samo wersjonowanie, to najczęściej możemy spotykać się z kontrolą wersji dokumentów, oprogramowania lub integracji.

Wersjonowanie w odniesieniu do działu IT, to nie tyle identyfikacja wersji, co wiele innych elementów, które ostatecznie wpływają na jakość finalnego oprogramowania.

Platformy workflow, takie jak m.in. LOGITO, zapewniają inny rodzaj kontroli wersji: wersjonowanie procesów biznesowych. Nasza platforma zawiera narzędzia workflow do projektowania procesów biznesowych BPMN i technologii low-code.

Zaawansowany mechanizm wersjonowania naszej platformy umożliwia użytkownikom LOGITO łatwiejszy sposób zarządzania stworzonym procesem oraz testowania różnych scenariuszy biznesowych, a także implementacji go w swojej organizacji zmniejszając koszty wdrożenia po stronie dostawcy IT.

Mechanizm kontroli wersji w procesie projektowania workflow?

Z punktu widzenia indywidualnego użytkownika funkcjonalność ta dotyczy dostępu, np. do plików lub wersji aplikacji. W pliku ważniejsze są zmiany, które w nim dokonujemy, takie jak podgląd zmian, możliwość ich śledzenia, edycji oraz wpływanie na treść dokumentu, poprzez ich akceptuję lub odrzucenie, czyli powrót do poprzedniego stanu dokumentu.

Natomiast wersja aplikacji pozwala sprawdzić, czy dana funkcja jest po prostu dostępna. Natomiast wersjonowanie w procesie digitalizacji firmy jest bardzo ważne z biznesowego punktu widzenia, czy to z całokształtu funkcjonowania przedsiębiorstwa, czy przyszłego dynamicznego rozwoju.

Można przyjąć, że proces jest scenariuszem biznesowym dla konkretnej sytuacji, która składa się z ciągu powtarzalnych czynności. Często jest przedstawiany w formie diagramu BPMN.

Proces workflow może być np. wielopoziomową ścieżką elektronicznego obiegu faktur lub prostym obiegiem wniosku urlopowego, czy reklamacji dla Klientów. Jednak im większa organizacja, tym bardziej złożone stają się te procesy.

Działanie wersjonowania workflow w procesach biznesowych?

Dla znalezienia najlepszej opcji biznesowej, optymalnego workflow dla danego obszaru, a następnie zautomatyzowania go, opracowuje się kilka wariantów tego samego scenariusza, ale w ramach jednego procesu.

Cały proces wykonywany jest zazwyczaj przez Citizen Dewelopera lub Lidera Transformacji Cyfrowej, jak również przez osobę, która posiada wiedzę na temat procesów występujących w danym przedsiębiorstwie oraz ich wzajemnym oddziaływaniu.

Platforma LOGITO posiada dostęp do specjalnego panelu wersjonowania, w którym zapisywane są różne warianty scenariuszy danego procesu. Wykorzystywane są zarówno do intensywnych testów, przykładowo przy projektowaniu nowego scenariusz biznesowego, jak i do późniejszych modyfikacji w celu uwzględnienia zmian w firmie.

W jaki sposób wersjonowanie może skrócić czas wdrożenia workflow oraz wsprzeć automatyzację?

Lider Cyfryzacji Procesów, który wykorzystuje wersjonowanie, posiada już gotową wersję procesu działającego w firmie, a powiązane dokumenty mają swoje własne ścieżki obiegu.

Natomiast tworzenie przez niego nowej wersji aktywnego procesu w żaden sposób nie wpływa na istniejący już proces. Wobec tego wszystkie dokumenty będące w trakcie przetwarzania i znajdujące się na różnych etapach są bezpieczne oraz zakończą swój obieg zgodnie z wcześniejszą wersją istniejącego obiegu.

Nowopowstała wersja procesu nie ma wpływu na rozpoczęte już obiegi dokumentów i nie powoduje ich opóźnień w akceptacji. Aktywacja nowszej wersji tego samego procesu dotyczy tylko tych dokumentów, które czekają na wprowadzenie do systemu. Najważniejszym celem wersjonowania jest zapewnienie bezpieczeństwa dokumentom oraz płynnego workflow dla procesów.

Warto zauważyć, że po stronie zleceniodawcy, to oszczędność czasu i kosztów. Klient, który posiada odpowiednią platformę workflow, nie musi projektować tego samego procesu od nowa, tylko możne wykorzystać już istniejącą wersję modyfikując ją do własnych potrzeb. Dokładnie tak samo można zbudować nowy proces w wersji MVP i uruchomić go w firmie.