Obieg dokumentów dla kancelarii

System zapewnia kompleksową obsługę klienta, uporządkowanie dokumentów, rozliczanie czynności, ułatwia dostęp do potrzebnych informacji, pomaga przygotować niezbędne pisma, prowadzić terminarz i sprawnie zarządzać każdą kancelarią.

Dzięki współpracy z praktykami branży prawniczej stworzyliśmy przejrzysty, intuicyjny w obsłudze i elastyczny system. Wiemy, jak na co dzień funkcjonuje kancelaria i jakie rozwiązania mogą w tym skutecznie pomóc. Ograniczamy ilość modułów do minimum, dając przy tym naszym Klientom dowolność w komponowaniu modułów w rozwiązanie w pełni dostosowane do potrzeb Klienta. Wszystko po to, aby zapewnić jak najlepszą personalizację systemu.

Ponadto, oferujemy wdrożenie rozwiązań dedykowanych z uwzględnieniem profilu działalności i specjalności konkretnej kancelarii. Firmy, które zdecydują się na skorzystanie z naszego rozwiązania, mają gwarancję usługi najwyżej jakości.

• Bieżąca kontrola pracy kancelarii - system w każdej chwili pozwala zweryfikować na jakim etapie znajdują się wszystkie prowadzone sprawy. Ponadto istnieje opcja udostępniania klientom kancelarii podglądu realizowanych dla niego spraw,
• zarządzanie zadaniami pracowników z jednego miejsca - odpowiednio zaprojektowane narzędzie umożliwia delegowanie zadań poszczególnym pracownikom. Dodatkowo od razu mogą zostać przekazane im wszystkie niezbędne do pracy informacje i dokumenty,
• oszczędność czasu - dzięki zgromadzeniu wszystkich potrzebnych dokumentów w jednym miejscu, w elektronicznej formie, odnajdywanie ich przebiega dużo łatwiej i szybciej,
• bezpieczeństwo - dokumenty i informacje przechowywane są na całkowicie bezpiecznych serwerach, a co za tym idzie, kancelarie mogą być pewne, że dane nie dostaną się w niepowołane ręce.

System obiegu dokumentów dla kancelarii odznacza się wysokim poziomem bezpieczeństwa danych, które są przetwarzane w systemie. Nasze serwery posiadają zaawansowane zabezpieczenia, takie jak: firewalle, mechanizmy Intrusion Prevention System (IPS0 i Intrusion Detection System (IDS), rozbudowany system kopii bezpieczeństwa i archiwalnych.

Ponadto, nasi Klienci mogą być pewni, że dostęp do danych kancelarii jest w odpowiedni sposób chroniony. System obiegu dokumentów zawiera bowiem takie funkcje jak:

• mechanizm logowania i autoryzacji użytkowników,
• zarządzanie uprawnieniami użytkowników,
• możliwość prowadzenia pełnej historii operacji w systemie,
• mechanizmy szyfrowania.

Biorąc pod uwagę różnorodność dziedzin prawa, każda z kancelarii może mieć swoje określone specjalności. Co za tym idzie, istnieje zapotrzebowanie na dostosowanie systemu do konkretnych oczekiwań i wymagań. Naszym Klientom proponujemy rozwiązania dostosowane ściśle do specjalizacji kancelarii, ale i indywidualnych oczekiwań jej pracowników. Przykładowo, możemy przygotować np. aplikację do zarządzania zamówieniami publicznymi, system windykacji należności, czy też rozwiązanie do zarządzania audytami z zakresu prawa ochrony środowiska.

Wdrożenie systemu obiegu dokumentów poprzedzone jest dogłębną analizą potrzeb Klienta - funkcjonowania i specyfiki konkretnej kancelarii, ze szczególnym uwzględnieniem obszarów, wymagających usprawnienia. Na tej podstawie przygotowujemy indywidualnie dopasowane rozwiązania, proponując stworzenie dodatkowych, niestandardowych modułów. Efektem końcowym jest zaimplementowanie systemu, idealnie dostosowanego do potrzeb i specjalizacji kancelarii. Gwarantujemy także wsparcie techniczne podczas użytkowania systemu w praktyce i codziennej pracy.

System wyposażyliśmy w szereg modułów, które mogą znaleźć szerokie zastosowanie w codziennej pracy kancelarii:

• Akta spraw – ten moduł umożliwia zarządzanie wszystkimi sprawami, prowadzonymi przez kancelarię. Pozwala na przeglądanie dokumentów w dowolnym momencie oraz weryfikację stanu prac bieżących,
• archiwum – dzięki wdrożeniu tego rozwiązania, kwestia przechowywania archiwalnych danych jest dużo prostsza. Moduł pozwala na bezproblemową archiwizację dokumentacji zakończonych spraw, co powoduje dużą oszczędność czasu i miejsca,
• korespondencja – w branży prawniczej kwestie korespondencji przychodzącej i wychodzącej nierzadko mogą mieć istotny wpływ na realizację i przebieg prowadzonych spraw. Dlatego stworzyliśmy także moduł, który usprawnia proces zarządzania korespondencją, jej dokumentowanie i archiwizację,
• kalendarz oraz wydarzenia– za pomocą tego narzędzia, użytkownicy mogą prowadzić własny, indywidualny terminarz w formie elektronicznej. W module „Wydarzenia” dodatkowo istnieje możliwość przypisywania pracowników do konkretnych zdarzeń.
• pliki – dla większej wygody użytkowania, a także ze względów bezpieczeństwa, lepiej jest korzystać z dokumentów w wersji elektronicznej niż papierowej. Ten moduł zapewnia swobodne zarządzanie dokumentami, plikami oraz przypisywanie ich do odpowiednich spraw,
• kontakty – stanowi swego rodzaju bazę danych klientów i kontrahentów kancelarii, wyposażoną dodatkowo w wyszukiwarkę. System wyszukiwania umożliwia także dokładne filtrowanie dostosowane ściśle do branży prawniczej, na przykład według pełnionej funkcji w konkretnej sprawie,
• wzory pism – pozwala na umieszczenie szablonów dokumentów i pism procesowych, do wglądu i wykorzystania przez pracowników kancelarii, co z pewnością ułatwi wykonywanie codziennych obowiązków,
• zarządzanie – moduł ten ma charakter podobny do panelu administracyjnego, za jego pośrednictwem można kontrolować dostępy pracowników i kontrahentów do poszczególnych spraw i dokumentów. Pozwala na zarządzanie zasobami kancelarii, rezerwacjami, czy administrowanie użytkownikami,
• zadania – moduł szczególnie pomocny w kancelariach o rozbudowanej strukturze, zatrudniającej wielu pracowników. W takim przypadku sprawny przepływ informacji w kancelarii przyczynia się do zwiększenia jakości świadczonych usług. Wówczas dużym ułatwieniem jest zarządzanie zadaniami za pośrednictwem tego właśnie narzędzia – delegowanie konkretnych czynności pracownikom, załączanie plików, niezbędnych dokumentów,
• rezerwacja zasobów – jeśli kancelarie dysponują różnorodnym sprzętem do użytkowania przez pracowników – jak chociażby sale konferencyjne, czy samochody służbowe, z całą pewnością funkcjonalnym rozwiązaniem będzie moduł „Rezerwacja zasobów”. Dzięki niemu w prosty sposób można zarządzać posiadanymi przez firmę zasobami i dokonywać ich rezerwacji przez pracowników,
• faktury – dedykowany dla kancelarii, które samodzielnie prowadzą ewidencję dokumentów księgowych i finansowych,
• raporty – rozwiązanie, które stwarza możliwość łatwej weryfikacji pracy i realizacji zadań przez pracowników, za pomocą różnorodnych raportów. Moduł umożliwia ich ewidencjonowanie.

Budowa modułowa naszego systemu sprawia, że stanowi on elastyczne i innowacyjne narzędzie, które można na bieżąco modyfikować i rozbudowywać w zależności od indywidualnych potrzeb Klienta.