Obieg dokumentów dla kancelarii

"Sprawny przepływ informacji i dokumentów, to podstawa działania każdej kancelarii prawnej"
Marcin Wojtoń
Marcin Wojtoń
Business development, Obsługa Klienta
Napisz do mnie

System zapewnia kompleksową obsługę klienta, uporządkowanie dokumentów, rozliczanie czynności, ułatwia dostęp do potrzebnych informacji, pomaga przygotować niezbędne pisma, prowadzić terminarz i sprawnie zarządzać każdą kancelarią.

Dzięki współpracy z praktykami branży prawniczej stworzyliśmy przejrzysty, intuicyjny w obsłudze i elastyczny system. Wiemy, jak na co dzień funkcjonuje kancelaria i jakie rozwiązania mogą w tym skutecznie pomóc. Ograniczamy ilość modułów do minimum, dając przy tym naszym Klientom dowolność w komponowaniu modułów w rozwiązanie w pełni dostosowane do potrzeb Klienta. Wszystko po to, aby zapewnić jak najlepszą personalizację systemu.

Ponadto, oferujemy wdrożenie rozwiązań dedykowanych z uwzględnieniem profilu działalności i specjalności konkretnej kancelarii. Firmy, które zdecydują się na skorzystanie z naszego rozwiązania, mają gwarancję usługi najwyżej jakości.

Zalety systemu

  • Bieżąca kontrola pracy kancelarii - system w każdej chwili pozwala zweryfikować na jakim etapie znajdują się wszystkie prowadzone sprawy. Ponadto istnieje opcja udostępniania klientom kancelarii podglądu realizowanych dla niego spraw,
  • zarządzanie zadaniami pracowników z jednego miejsca - odpowiednio zaprojektowane narzędzie umożliwia delegowanie zadań poszczególnym pracownikom. Dodatkowo od razu mogą zostać przekazane im wszystkie niezbędne do pracy informacje i dokumenty,
  • oszczędność czasu - dzięki zgromadzeniu wszystkich potrzebnych dokumentów w jednym miejscu, w elektronicznej formie, odnajdywanie ich przebiega dużo łatwiej i szybciej,
  • bezpieczeństwo - dokumenty i informacje przechowywane są na całkowicie bezpiecznych serwerach, a co za tym idzie, kancelarie mogą być pewne, że dane nie dostaną się w niepowołane ręce.

Bezpieczeństwo danych

System obiegu dokumentów dla kancelarii odznacza się wysokim poziomem bezpieczeństwa danych, które są przetwarzane w systemie. Nasze serwery posiadają zaawansowane zabezpieczenia, takie jak: firewalle, mechanizmy Intrusion Prevention System (IPS0 i Intrusion Detection System (IDS), rozbudowany system kopii bezpieczeństwa i archiwalnych.

Ponadto, nasi Klienci mogą być pewni, że dostęp do danych kancelarii jest w odpowiedni sposób chroniony. System obiegu dokumentów zawiera bowiem takie funkcje jak:

  • mechanizm logowania i autoryzacji użytkowników,
  • zarządzanie uprawnieniami użytkowników,
  • możliwość prowadzenia pełnej historii operacji w systemie,
  • mechanizmy szyfrowania.

Rozwiązania dedykowane

Biorąc pod uwagę różnorodność dziedzin prawa, każda z kancelarii może mieć swoje określone specjalności. Co za tym idzie, istnieje zapotrzebowanie na dostosowanie systemu do konkretnych oczekiwań i wymagań. Naszym Klientom proponujemy rozwiązania dostosowane ściśle do specjalizacji kancelarii, ale i indywidualnych oczekiwań jej pracowników. Przykładowo, możemy przygotować np. aplikację do zarządzania zamówieniami publicznymi, system windykacji należności, czy też rozwiązanie do zarządzania audytami z zakresu prawa ochrony środowiska.

Wdrożenie systemu obiegu dokumentów poprzedzone jest dogłębną analizą potrzeb Klienta - funkcjonowania i specyfiki konkretnej kancelarii, ze szczególnym uwzględnieniem obszarów, wymagających usprawnienia. Na tej podstawie przygotowujemy indywidualnie dopasowane rozwiązania, proponując stworzenie dodatkowych, niestandardowych modułów. Efektem końcowym jest zaimplementowanie systemu, idealnie dostosowanego do potrzeb i specjalizacji kancelarii. Gwarantujemy także wsparcie techniczne podczas użytkowania systemu w praktyce i codziennej pracy.

Rozbudowana lista modułów

System wyposażyliśmy w szereg modułów, które mogą znaleźć szerokie zastosowanie w codziennej pracy kancelarii:

  • Akta spraw – ten moduł umożliwia zarządzanie wszystkimi sprawami, prowadzonymi przez kancelarię. Pozwala na przeglądanie dokumentów w dowolnym momencie oraz weryfikację stanu prac bieżących,
  • archiwum – dzięki wdrożeniu tego rozwiązania, kwestia przechowywania archiwalnych danych jest dużo prostsza. Moduł pozwala na bezproblemową archiwizację dokumentacji zakończonych spraw, co powoduje dużą oszczędność czasu i miejsca,
  • korespondencja – w branży prawniczej kwestie korespondencji przychodzącej i wychodzącej nierzadko mogą mieć istotny wpływ na realizację i przebieg prowadzonych spraw. Dlatego stworzyliśmy także moduł, który usprawnia proces zarządzania korespondencją, jej dokumentowanie i archiwizację,
  • kalendarz oraz wydarzenia– za pomocą tego narzędzia, użytkownicy mogą prowadzić własny, indywidualny terminarz w formie elektronicznej. W module „Wydarzenia” dodatkowo istnieje możliwość przypisywania pracowników do konkretnych zdarzeń.
  • pliki – dla większej wygody użytkowania, a także ze względów bezpieczeństwa, lepiej jest korzystać z dokumentów w wersji elektronicznej niż papierowej. Ten moduł zapewnia swobodne zarządzanie dokumentami, plikami oraz przypisywanie ich do odpowiednich spraw,
  • kontakty – stanowi swego rodzaju bazę danych klientów i kontrahentów kancelarii, wyposażoną dodatkowo w wyszukiwarkę. System wyszukiwania umożliwia także dokładne filtrowanie dostosowane ściśle do branży prawniczej, na przykład według pełnionej funkcji w konkretnej sprawie,
  • wzory pism – pozwala na umieszczenie szablonów dokumentów i pism procesowych, do wglądu i wykorzystania przez pracowników kancelarii, co z pewnością ułatwi wykonywanie codziennych obowiązków,
  • zarządzanie – moduł ten ma charakter podobny do panelu administracyjnego, za jego pośrednictwem można kontrolować dostępy pracowników i kontrahentów do poszczególnych spraw i dokumentów. Pozwala na zarządzanie zasobami kancelarii, rezerwacjami, czy administrowanie użytkownikami,
  • zadania – moduł szczególnie pomocny w kancelariach o rozbudowanej strukturze, zatrudniającej wielu pracowników. W takim przypadku sprawny przepływ informacji w kancelarii przyczynia się do zwiększenia jakości świadczonych usług. Wówczas dużym ułatwieniem jest zarządzanie zadaniami za pośrednictwem tego właśnie narzędzia – delegowanie konkretnych czynności pracownikom, załączanie plików, niezbędnych dokumentów,
  • rezerwacja zasobów – jeśli kancelarie dysponują różnorodnym sprzętem do użytkowania przez pracowników – jak chociażby sale konferencyjne, czy samochody służbowe, z całą pewnością funkcjonalnym rozwiązaniem będzie moduł „Rezerwacja zasobów”. Dzięki niemu w prosty sposób można zarządzać posiadanymi przez firmę zasobami i dokonywać ich rezerwacji przez pracowników,
  • faktury – dedykowany dla kancelarii, które samodzielnie prowadzą ewidencję dokumentów księgowych i finansowych,
  • raporty – rozwiązanie, które stwarza możliwość łatwej weryfikacji pracy i realizacji zadań przez pracowników, za pomocą różnorodnych raportów. Moduł umożliwia ich ewidencjonowanie.

Budowa modułowa naszego systemu sprawia, że stanowi on elastyczne i innowacyjne narzędzie, które można na bieżąco modyfikować i rozbudowywać w zależności od indywidualnych potrzeb Klienta.

 

Co możemy dla Ciebie zrobić?

×

Klienci o nas