OSM (Grupa PGNiG) z platformą Logito

Operator Systemu Magazynowania Sp. z o.o. (OSM) jest spółką powołaną przez PGNiG S.A., której podstawowym przedmiotem działalności jest wykonywanie zadań operatora systemu magazynowania. OSM oferuje usługi magazynowania gazu ziemnego i prowadzi działalność z zakresu projektowania i budowy podziemnych magazynów gazu w złożach soli kamiennej. Ze względu na kluczową rolę sprawnego funkcjonowania przedsiębiorstwa konieczne było podjęcie kroków, które pozwolą na maksymalne uporządkowanie i usprawnienie procesów biznesowych w firmie.

Na zlecenie spółki Operator Systemu Magazynowania wdrożyliśmy platformę elektronicznego obiegu dokumentów LOGITO. System ten obsługuje proces digitalizacji dokumentów, które trafiają do i wychodzą z firmy oraz odpowiada za ich obieg w ramach struktur firmy. Pozwala to na znaczne skrócenie czasu pełnego obiegu danego dokumentu dając jednocześnie pełną kontrolę nad wszystkimi dokumentami. Rozwiązanie takie usprawnia komunikację wewnętrzną i podnosi efektywność pracy w firmie.

Współpraca rozpoczęła się od pełnej analizy struktury OSM, zależności występujących pomiędzy działami i poszczególnymi stanowiskami oraz ścieżek obiegu różnych rodzajów dokumentów. Pozwoliło to na pełne odwzorowanie struktury zależności oraz samego procesu we wdrażanej platformie. Ponadto system został zintegrowany w systemem IFS w obszarze kontrahentów, umów oraz użytkowników z bazy Active Directory.

Proces wdrożenia rozpoczął się w połowie trzeciego kwartału 2014 r i zakończył się w grudniu przeszkoleniem pracowników obsługujących platformę. Na ten moment korzysta z niej ok. 160 osób w 3 oddziałach spółki.

"Wprowadzenie platformy Logito pozwoliło na realizację celów zakładanych przez nas na etapie planowania wdrożenia. System pozwolił na uporządkowanie procesów związanych z przetwarzaniem i obiegiem dokumentów w firmie. Wyeliminowana została groźba zaginięcia dokumentów na wszystkich etapach ich obiegu. Wdrożenie mechanizmów OCR ułatwia wyszukanie nowych dokumentów w systemie. Zyskaliśmy szybszy dostęp do przetwarzanych na co dzień informacji, co wpływa na usprawnienie naszej pracy" - podsumowuje Joanna Olewska, Kierownik Działu Administracji i IT, OSM Sp. z o.o.

Więcej na temat wdrożenia