Czy Krajowy System eFaktur jest narzędziem ułatwiającym procesy finansowe?

Krajowego Systemu eFaktur ( państwowa platforma teleinformatyczna) odmieniło całkowicie funkcjonowanie klasycznych faktur w przestrzeni gospodarczej. Faktury w formie papierowej oraz elektronicznej (np. PDF) zostaną wyparte przez faktury ustrukturowane.

Platforma ma usprawnić proces komunikacji między jednostkami administracji skarbowej, a firmami. To samo dotyczy komunikacji na linii przedsiębiorca-przedsiębiorca w m.in. w odniesieniu do sporządzania i wysyłania faktur VAT.

W pierwszej kolejności z platformy KSeF mogły skorzystać firmy, które były już zintegrowane z systemem finansowo-księgowym lub ERP przez wykorzystanie interfejsu API Zespołom IT umożliwiono sprawdzenie, jak funkcjonuje system w odpowiednio przygotowanej przestrzeni testowej przy jednoczesnej integracji systemu księgowego przedsiębiorstwa z KSeF. Ponadto firmy mogły odpowiednio konfigurować elementy, pozwalające dostarczać faktury do konta KSeF w wersji testowej.

W kwietniu 2022 roku wydano Aplikację Podatnika KSeF, z której można korzystać w w przeglądarce internetowej. Jest dedykowana przede wszystkim dla podmiotów, które wystawiają mniejsze ilości faktur.
 

Jak KSeF wpływa na wystawianie faktur w organizacjach?

O korzyściach płynących z KSeF dla podmiotów gospodarczych, mówiliśmy we wcześniejszej publikacji. W tym wpisie omówimy zagadnienia związane z dostępem do platformy oraz jego funkcjonalnościom.

Zwracamy uwagę na informacje, które są istotne z punktu widzenia przedsiębiorców, zwłaszcza tych, którzy zastanawiają się nad implementacją KSeF w swojej organizacji.

Jeśli nadal wystawiamy papierowe faktury lub wykorzystujemy do tego nieefektywny system , powinniśmy się zastanowić czy aby nie nadszedł czas na zmianę sposobu fakturowania.

W związku z tym stworzyliśmy listę funkcji KSeF, które mają pomóc w wyborze najbardziej optymalnego, dostosowanego do potrzeb przedsiębiorstwa systemu obiegu dokumentów.

Przypisywanie ról użytkownikom systemu

System ról oraz uprawnień to najczęściej używane mechanizmy w firmie. Ich głównym zadaniem jest ochrona bazy danych (np. CRM) czy dokumentów(np.faktury, umowy handlowe). Nie dziwi więc fakt, że system KSeF został wyposażony w takie zabezpieczenia.

Z informacji udostępnionych przez KSeF wynika, że występuje 10 ról, a 7 z nich odnosi się bezpośrednio do przedsiębiorców. Do każdej z nich przypisane są odpowiednie uprawnienia, pozwalające na dokonywanie określnychczynności w systemie. W zasadzie jest to punkt wyjściowy konfiguracji KSeF.

Podstawową rolą w Krajowym Rejestrze eFaktur odgrywa właściciel (administrator systemu), który ma dostęp do wszystkich kompetencji – wyszukiwania, przeglądania, tworzenia oraz przesyłania faktur. Właściciel został również wyposażony w możliwość zarzadzania uprawnieniami pozostałych użytkowników.

Niewyobrażalne jest, aby w prężnie rozwijającej się firmie tylko jedna osoba odpowiadała za sporządzanie, jak i wystawianie dokumentów finansowych. Wydzielając uprawniania dobrze jest skorzystać ze schematów organizacji, które są źródłem informacji o wszystkich uprawnieniach niezbędnych w procesie fakturowania.

Usprawnimy w ten sposób, podjęcie decyzji o tym, kto i na jakim stanowisku powinien posiadać pełny dostęp do funkcji fakturowania, czyli Dział Finansów i Księgowości. System KSeF pozwala nadać uprawnienia dla: faktur (odczyt oraz zapis) i poświadczeń (odczyt, zarządzanie). Należy mieć na uwadze pracowników, dla których wgląd w dokumenty finansowe jest konieczny do wykonywania swojej pracy.

W systemie KSeF należy również zwrócić uwagę na następujące role:

• przedstawiciel podatkowy, w sytuacji gdy wydzielamy usługę fakturowania firmom zewnętrznym (na podstawie outsourcingu finansowo-księgowego)przedstawicielem podatkowym jest np. pracownik biura rachunkowego bądź też niezależny księgowy/a.
   
• samofakturowanie to rola przewidziana dla osób, prowadzących działalność gospodarczą samodzielnie i zgłosiły, że będą odpowiedzialne za prowadzenie własnej księgowość.
  To rozwiązanie jest też odpowiednie, gdy przedsiębiorstwo współpracuje z wieloma usługodawców. Wówczas nasza firma jest uprawniona do wystawienia dokumentu finansowego w ich imieniu. W efekcie firma ma kontrolę nad dokumentami finansowymi i nie musi oczekiwać na przygotowanie ich przez podmioty współpracujące.

Tworzenie faktur przez KSeF

Co ulegnie zmianie w dotychczasowym sposobie wystawiania faktur w firmie? Na to pytanie nie ma jednoznacznej odpowiedzi, ponieważ jest to uzależnione od sposobu w jaki robiliśmy to do tej pory oraz jakie narzędzia do tego wykorzystaliśmy.

Sytuacja nie ulega zmianie jeżeli faktury były wystawiane przez system ERP lub finansowo-księgowym. Jedyną zmianą jest konieczność przesyłania faktury kosztowej bezpośrednio do systemu KSeF. Możliwość ta będzie dostępna po integracji z KSeF za pomocą gotowego API - wówczas faktury będą przesyłane w tle.
 

Co w sytuacji, gdy nie korzystamy z takiego rozwiązania i jednocześnie nie chcemy powracać do wystawiania tradycyjnych faktur sprzedażowych?

Nie pozostaje nic innego, jak tylko zalogować się na konto firmowe w KSeF i wykonać tą czynność w przeglądarce internetowej.

• Najbardziej uproszczoną opcją jest ręczne wypełnienie formularza faktury kosztowej. Niestety każda fakturę należy przygotować oddzielnie. System przewiduje również utworzenie kopii roboczej faktury, do której można powrócić w dowolnym momencie.
   
• Bardziej zaawansowanym rozwiązaniem jest sporządzanie faktury kosztowej w strukturze XML (pobrać szablon faktury ustrukturyzowanej przygotowany przez Ministerstwo). Możemy również stworzyć jeden dokument i zamieścić go w systemie tj. zaimportować fakturę, korzystając z właściwych narzędzi.

Należy dodać, że jeśli miesięcznie generujemy sporą liczbę faktur kosztowych, lub też planujemy uruchomić nowe kanały sprzedaży – warto zastanowić się nad implementacją systemu elektronicznego obiegu faktur LOGITO.

System ten powinien dostarczać możliwości integracji z KSeF, aby jak najmniej czasu poświęcać na wystawianie faktur. Pamiętajmy, że sama integracja systemu nie wystarczy, należy również dostosować się do istniejącego w naszej firmie systemu elektronicznego obiegu dokumentów.

Jak rozpoznać, że faktura została przygotowana we właściwy sposób?

Odpowiedz jest prosta – w momencie kiedy otrzymamy numer KSeF. Jest on potwierdzeniem, prawidłowego przesłania oraz zweryfikowania dokumentu przez system KSeF. System zapisuje wszystkie zmiany statusu dokumentów (jest ich pięć). Ponadto, tworzony jest dokument UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru).
 

Metody odbioru faktur

Metoda odbioru faktur dotyczy wszystkich rodzajów dokumentów wystawianych w KSeF W przypadku faktury VAT, pojawi się ona wówczas, gdy zostanie jej nadany numer KSeF. Klienci mogą pobierać fakturę zakupu na 3 sposoby:

1. przez konto KSeF, wybierając metodę autoryzacji (kwalifikowany podpis elektroniczny, pieczęć elektroniczna, profil zaufany);
2. przez systemem finansowo-księgowy lub ERP (pod warunkiem integracji przez API oraz indywidualny token),
3. anonimowo, podając odpowiednie dane z faktury (bez konta KSeF).

Wybierając pierwszą lub drugą metodę można pobrać kilka faktur w postaci pliku skompresowanego (.zip). W zbiorczym dokumencie UPO, dostępne są dane wszystkie faktur m.in. datę przesłania do systemu, odbioru oraz nr KSeF.

Uproszczona forma poprawiania dokumentów

Omyłkowe sporządzanie faktury to nieodłączna część prowadzenia biznesu. Natychmiastowa reakcja na takie zdarzenie i wyjaśnienie wszelkich wątpliwości to fundament do budowania dobrej relacji biznesowej z naszym partnerem.

Na ten moment, KSeF pozwala wystawiać faktury na 7 sposobów, z czego 3 z nich odnosi się do faktur korygujących:

• Faktura korygująca (KOR)
• Korekta faktury zaliczkowej (KOR-ZAL) - Faktura korygująca rejestruje otrzymanie zapłaty bądź jej części przed dokonaniem czynności oraz fakturę wystawioną na mocy art. 106f ust. 4 ustawy
• (KOR-ROZ) - Faktura korygująca wystawiona na mocy art. 106f ust. 3 ustawy

Korygowanie faktur to proces składający się z kilku etapów: sporządzenie faktury korygującej wraz z jej weryfikacją, udostępnienie dokumentu Kontrahentowi oraz przesłanie go do publicznej instytucji finansowej. Ponadto częstą praktyka było drukowanie tradycyjnych faktur, w celu umieszczenia ich w firmowych archiwach czy wysłania ich do kontrahenta.

Co zmieni się w odniesieniu do KSeF?

Wszystko uzależnione jest od dotychczasowego wykonywania korekt oraz wykorzystywanych narzędzi.

Dla przykładu, jeśli korekty tworzyliśmy w systemie ERP lub finansowo-księgowym, wszystko pozostaje bez zmian. Jednak zmianie ulegnie miejsce wysyłania korekty – nie do kontrahenta, czy urzędu (pliki JPK), a bezpośrednio do systemu KSeF. Rozwiązanie to wymaga integracji z KSeF przez API (faktury przesyłane są w tle). Warto nadmienić, że wcześniejsze ustalenia z klientem zachowujemy w mocy i nadal będziemy przesyłać mu korekty faktur w dogodnej dla niego formie.

Co w sytuacji, gdy nie korzystamy z takiego rozwiązania, a nie chcemy wracać do tradycyjnych korekt?

Należy wejść na konto firmowe przez przeglądarkę internetową, wypełnić szablon lub przygotować ją w formacie XML (zgodną ze strukturą faktury ustrukturyzowanej), a w dalszej kolejności przesłać dokumenty oddzielnie do systemu.

W sytuacji, gdy miesięcznie generujemy sporą liczbę korekt i jednocześnie mamy w planach rozszerzenie działalności firmy – warto zastanowić się nad wdrożeniem systemu elektronicznego obiegu faktur, który oferuje integrację z KSeF
 

Koniec z kopiami faktur VAT i KOR

Kontrahenci często gubią faktury (np. VAT, KOR) bądź też deklarują, że uległy on zniszczeniu. W takiej sytuacji jesteśmy proszeni o wystawienie duplikatu dokumentów.

Zdecydowana większość firm wykorzystuje wewnętrzne systemy finansowo-księgowe do wystawiania faktur. W celu usprawnienia procesu tworzenia duplikatu wykorzystają m.in. wydruk PDF, dodanie znaczników DUPLIKAT , datę kiedy została wystawiona, a następnie udostępniają fakturę Kontrahentowi w sposób, który został wcześniej ustalony (email, poczta).

Inaczej ma się sytuacja w przypadku firm, które nie korzystają z systemu księgowego – muszą odnaleźć fakturę w archiwum, a następnie utworzyć korektę w formie tradycyjnej. Od tej reguły nie ma wyjątków – kserokopia oryginału dokuemntu zawierająca odpowiednie dane – w świetle prawa nie jest duplikatem. . W związku z tym na księgowych nakładane są dodatkowe obowiązki.

KSeF? Jakie zmiany w sposobie fakturowania wprowadza implementacja KSeF?

Jeżeli chodzi o faktury ustrukturyzowane, tworzone przez Krajowy Rejestr eFaktur – duplikaty zostaną wyeliminowane. Mówi o tym ustawa o VAT:

• 106l ust. 2 w punkcie " 3. Do faktur wystawionych ponownie przepisu art. 106g ust. 4 nie stosuje się.”;
• oraz wpisie Dz.U.2022.931 Art. 106g.

„4. W przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu na rzecz nabywcy, o którym mowa w art. 13 ust. 2 pkt 4, podatnik, w terminie 14 dni od dnia dokonania dostawy, przesyła kopię wystawionej faktury lub dane w niej zawarte do wyznaczonej jednostki, o której mowa w art. 97 ust. 17. Przepisu nie stosuje się do faktur ustrukturyzowanych.”

KSeF ułatwia sprawę, ponieważ Kontrahenci mogą samodzielnie uzyskać duplikat, nawet w sytuacji, gdy nie posiadają konta w systemie. Odbywa się to przez tzw. anonimowy dostęp. Należy wpisać tylko odpowiednie dane, np. nr KSeF lub kwotę faktury Natomiast dla kontrahentów aktywnych w systemie, dokument będzie dostępny w momencie, gdy zostanie mu nadany nr KSeF. Rozwiązanie to pozwala ograniczyć nakład pracy związany z dotychczasowym sposobem wystawiania i przesyłania duplikatów.
 

Korzyści wdrożenie KSeF oraz LOGITO

Główną zaletą wdrożenia systemu LOGITO oraz jego integracji z KSeF jest wykluczenie tradycyjnego obiegu dokumentów, możliwość sporządzania faktur w systemie a także przeprowadzanie procesu weryfikacji oraz zatwierdzenia. W momencie, gdy jesteśmy przekonani, że dokument finansowy nie posiada błędów, możemy wysłać go do systemu KSeF oraz wystawić fakturę.

Warto również zwrócić uwagę na kilka niuansów, które pojawią się w czasie korzystania wyłącznie z platformy KSeF. Dla przykładu:

• W trakcie wysyłania faktury do KSeF – system nie sprawdza poprawności wypełnionego dokumentu, tylko czy odpowiada szablonowi faktury ustrukturyzowanej. Podmioty przesyłające dokumenty są zobligowane do sprawdzania ich poprawności.
  
  Przykładowo, gdy chcemy przesłać fakturę w innym formacie: JPK (Jednolity Plik Kontrolny) to nawet jeśli część pól jest zgodna z polami znajdującymi się na fakturze przyjętej przez KSeF – otrzymamy błąd spowodowany niezgodnością z odgórnie ustaloną strukturą.
   
• W momencie wygenerowania faktury pochodzącej bezpośrednio z KSeF, np. w celu wysłania do kontrahenta – nie otrzymujemy dokumentu w formacie PDF , tylko w takim, który umożliwia otworzenie go w przeglądarce (z zachowaniem wszystkich danych)
   
• Kiedy w systemie pojawiają się nowe dokumenty, KSeF nie informuje o tym, chociażby przez powiadomienia e-mail. Na dzień dzisiejszy nie wiadomo czy taka funkcja kiedykolwiek pojawi się w systemie. Dlatego chcąc sprawdzić czy pojawiła się nowa faktura, należy zalogować się do konta.

To tylko kilka utrudnień, które powinny sprawić, że zaczniemy myśleć o wdrożeniu elektronicznego obiegu faktur równocześnie z KSeF. Dzięki temu powyższe ograniczenia zostaną zastąpione efektywnymi rozwiązaniami:

1. stworzenie schematu faktury ustrukturyzowanej oraz weryfikowania zgodności danych
2. generowanie dokumentów w formacie PDF dla klientów z np. numerem KSeF (łącznie z wysyłką) w oparciu o faktury z ewidencji,
3. automatyczne przesyłanie dokumentów finansowych z platformy KSeF do systemu oraz wysyłanie powiadomień.

Proces ten można przeprowadzić w dwóch krokach. Pierwszy z nich to wdrożenie elektronicznego obieg faktur – dostosowanego do potrzeb organizacji, a następnie zintegrować system z Krajowym Rejestrem eFaktur.

Wśród naszych Klientów zaobserwowaliśmy znaczny wzrost zainteresowania powiązaniem KSeF z systemem LOGITO. Obecnie wykonujemy analizy przedwdrożeniowe, które pozwalają dostosować system KSeF do infrastruktury IT posiadanej przez firmę. Otrzymujemy również zgłoszenia od organizacji, które korzystają z innych systemów finansowo-księgowe czy ERP, pytając o możliwość ich integracji.

Czy system KSeF jest narzędziem pozwalającym optymalizować księgowość w organizacji?

Omówione funkcjonalności to te najbardziej pożądane z punktu widzenia przedsiębiorcy. Nasuwa się pytanie czy sam KSeF pozwoli zaspokoić inne potrzeby biznesowe niż samo tworzenie, wysyłanie i przesyłanie dokumentów finansowych?

Mając na uwadze potrzeby biznesowe współczesnych organizacji, należy przyznać, że nie. Dziś, przedsiębiorcy wręcz wymagają automatyzacji procesów księgowych, dostosowania do procesów finansowych , a przy tym zintegrowania z innymi systemami, które wykraczają poza aspekty księgowe.

Pamiętajmy o tym, że firmom zależy na osiągnięciu efektu synergii pomiędzy systemami z których korzystają, co z kolei wpływa na większą efektywność biznesową.

Elektroniczny Obieg Dokumentów stanowi wsparcie dla firmy, nie tylko w procesie wystawiania faktur, ale również prowadzenia dokumentacji księgowej, zamówień oraz innych istotnych dokumentów. 

Wdrożenie elektronicznego przepływu, niesie za sobą wymierne korzyści dla firmy – począwszy od redukcji papierowych dokumentów, skończywszy na kontroli zgodności faktur. Rozbicie procesu fakturowania na kilka etapów daje nam gwarancję, że wszystko przebiega zgodnie z wymaganiami finansowymi i prawnymi.