
-
Firma
-
Technologie Internetowe
-
Technologie Internetowe
- Dlaczego my
-
Technologie Internetowe
-
Rozwiązania IT
-
Rozwiązania IT
- System workflow EOD
- Intranet i komunikacja wewnętrzna
- Wsparcie pracy zdalnej
- Obieg Faktur
- Portal pracowniczy
- Obsługa reklamacji
- Zamówienia i zapotrzebowania
- Elektroniczne paski płacowe
- System Helpdesk
- Systemy i aplikacje dedykowane
- e-PITy
- eBOK - obsługa Klienta online
- Outsourcing IT
- Urlopy i delegacje
- Software House
- Stosowane technologie
- Top Custom Software Developer
- Poradnik - INTRANET: Skuteczna komunikacja wewnętrzna w organizacji rozproszonej
- Dlaczego my
-
Rozwiązania IT
-
e-Commerce
-
e-Commerce
- Dlaczego my
-
e-Commerce
-
e-Marketing
- Realizacje
-
Kariera
- Kariera
- Dołącz do nas!
- Kontakt
Krajowego Systemu eFaktur ( państwowa platforma teleinformatyczna) odmieniło całkowicie funkcjonowanie klasycznych faktur w przestrzeni gospodarczej. Faktury w formie papierowej oraz elektronicznej (np. PDF) zostaną wyparte przez faktury ustrukturowane.
Platforma ma usprawnić proces komunikacji między jednostkami administracji skarbowej, a firmami. To samo dotyczy komunikacji na linii przedsiębiorca-przedsiębiorca w m.in. w odniesieniu do sporządzania i wysyłania faktur VAT.
W pierwszej kolejności z platformy KSeF mogły skorzystać firmy, które były już zintegrowane z systemem finansowo-księgowym lub ERP przez wykorzystanie interfejsu API Zespołom IT umożliwiono sprawdzenie, jak funkcjonuje system w odpowiednio przygotowanej przestrzeni testowej przy jednoczesnej integracji systemu księgowego przedsiębiorstwa z KSeF. Ponadto firmy mogły odpowiednio konfigurować elementy, pozwalające dostarczać faktury do konta KSeF w wersji testowej.
W kwietniu 2022 roku wydano Aplikację Podatnika KSeF, z której można korzystać w w przeglądarce internetowej. Jest dedykowana przede wszystkim dla podmiotów, które wystawiają mniejsze ilości faktur.
Jak KSeF wpływa na wystawianie faktur w organizacjach?
O korzyściach płynących z KSeF dla podmiotów gospodarczych, mówiliśmy we wcześniejszej publikacji. W tym wpisie omówimy zagadnienia związane z dostępem do platformy oraz jego funkcjonalnościom.
Zwracamy uwagę na informacje, które są istotne z punktu widzenia przedsiębiorców, zwłaszcza tych, którzy zastanawiają się nad implementacją KSeF w swojej organizacji.
Jeśli nadal wystawiamy papierowe faktury lub wykorzystujemy do tego nieefektywny system , powinniśmy się zastanowić czy aby nie nadszedł czas na zmianę sposobu fakturowania.
W związku z tym stworzyliśmy listę funkcji KSeF, które mają pomóc w wyborze najbardziej optymalnego, dostosowanego do potrzeb przedsiębiorstwa systemu obiegu dokumentów.
Przypisywanie ról użytkownikom systemu
System ról oraz uprawnień to najczęściej używane mechanizmy w firmie. Ich głównym zadaniem jest ochrona bazy danych (np. CRM) czy dokumentów(np.faktury, umowy handlowe). Nie dziwi więc fakt, że system KSeF został wyposażony w takie zabezpieczenia.
Z informacji udostępnionych przez KSeF wynika, że występuje 10 ról, a 7 z nich odnosi się bezpośrednio do przedsiębiorców. Do każdej z nich przypisane są odpowiednie uprawnienia, pozwalające na dokonywanie określnychczynności w systemie. W zasadzie jest to punkt wyjściowy konfiguracji KSeF.
Podstawową rolą w Krajowym Rejestrze eFaktur odgrywa właściciel (administrator systemu), który ma dostęp do wszystkich kompetencji – wyszukiwania, przeglądania, tworzenia oraz przesyłania faktur. Właściciel został również wyposażony w możliwość zarzadzania uprawnieniami pozostałych użytkowników.
Niewyobrażalne jest, aby w prężnie rozwijającej się firmie tylko jedna osoba odpowiadała za sporządzanie, jak i wystawianie dokumentów finansowych. Wydzielając uprawniania dobrze jest skorzystać ze schematów organizacji, które są źródłem informacji o wszystkich uprawnieniach niezbędnych w procesie fakturowania.
Usprawnimy w ten sposób, podjęcie decyzji o tym, kto i na jakim stanowisku powinien posiadać pełny dostęp do funkcji fakturowania, czyli Dział Finansów i Księgowości. System KSeF pozwala nadać uprawnienia dla: faktur (odczyt oraz zapis) i poświadczeń (odczyt, zarządzanie). Należy mieć na uwadze pracowników, dla których wgląd w dokumenty finansowe jest konieczny do wykonywania swojej pracy.
W systemie KSeF należy również zwrócić uwagę na następujące role:
- przedstawiciel podatkowy, w sytuacji gdy wydzielamy usługę fakturowania firmom zewnętrznym (na podstawie outsourcingu finansowo-księgowego)przedstawicielem podatkowym jest np. pracownik biura rachunkowego bądź też niezależny księgowy/a.
- samofakturowanie to rola przewidziana dla osób, prowadzących działalność gospodarczą samodzielnie i zgłosiły, że będą odpowiedzialne za prowadzenie własnej księgowość.
To rozwiązanie jest też odpowiednie, gdy przedsiębiorstwo współpracuje z wieloma usługodawców. Wówczas nasza firma jest uprawniona do wystawienia dokumentu finansowego w ich imieniu. W efekcie firma ma kontrolę nad dokumentami finansowymi i nie musi oczekiwać na przygotowanie ich przez podmioty współpracujące.
Zastanawiasz się, jak efektywnie zarządzać fakturami?
Sprawdź, co oferuje moduł obiegu dokumentów
Tworzenie faktur przez KSeF
Tworzenie faktur przez KSeF
Najbardziej uproszczoną opcją jest ręczne wypełnienie formularza faktury kosztowej. Niestety każda fakturę należy przygotować oddzielnie. System przewiduje również utworzenie kopii roboczej faktury, do której można powrócić w dowolnym momencie.
Bardziej zaawansowanym rozwiązaniem jest sporządzanie faktury kosztowej w strukturze XML (pobrać szablon faktury ustrukturyzowanej przygotowany przez Ministerstwo). Możemy również stworzyć jeden dokument i zamieścić go w systemie tj. zaimportować fakturę, korzystając z właściwych narzędzi.
Należy dodać, że jeśli miesięcznie generujemy sporą liczbę faktur kosztowych, lub też planujemy uruchomić nowe kanały sprzedaży – warto zastanowić się nad implementacją systemu elektronicznego obiegu faktur LOGITO .
System ten powinien dostarczać możliwości integracji z KSeF, aby jak najmniej czasu poświęcać na wystawianie faktur. Pamiętajmy, że sama integracja systemu nie wystarczy, należy również dostosować się do istniejącego w naszej firmie systemu elektronicznego obiegu dokumentów.
Jak rozpoznać, że faktura została przygotowana we właściwy sposób?
Metody odbioru faktur
przez konto KSeF, wybierając metodę autoryzacji (kwalifikowany podpis elektroniczny, pieczęć elektroniczna, profil zaufany); przez systemem finansowo-księgowy lub ERP (pod warunkiem integracji przez API oraz indywidualny token), anonimowo, podając odpowiednie dane z faktury (bez konta KSeF).
Uproszczona forma poprawiania dokumentów
Faktura korygująca (KOR) Korekta faktury zaliczkowej (KOR-ZAL) - Faktura korygująca rejestruje otrzymanie zapłaty bądź jej części przed dokonaniem czynności oraz fakturę wystawioną na mocy art. 106f ust. 4 ustawy (KOR-ROZ) - Faktura korygująca wystawiona na mocy art. 106f ust. 3 ustawy
Koniec z kopiami faktur VAT i KOR
106l ust. 2 w punkcie " 3. Do faktur wystawionych ponownie przepisu art. 106g ust. 4 nie stosuje się.”; oraz wpisie Dz.U.2022.931 Art. 106g.
Korzyści wdrożenie KSeF oraz LOGITO
W trakcie wysyłania faktury do KSeF – system nie sprawdza poprawności wypełnionego dokumentu, tylko czy odpowiada szablonowi faktury ustrukturyzowanej. Podmioty przesyłające dokumenty są zobligowane do sprawdzania ich poprawności.
Przykładowo, gdy chcemy przesłać fakturę w innym formacie: JPK (Jednolity Plik Kontrolny) to nawet jeśli część pól jest zgodna z polami znajdującymi się na fakturze przyjętej przez KSeF – otrzymamy błąd spowodowany niezgodnością z odgórnie ustaloną strukturą.
W momencie wygenerowania faktury pochodzącej bezpośrednio z KSeF, np. w celu wysłania do kontrahenta – nie otrzymujemy dokumentu w formacie PDF , tylko w takim, który umożliwia otworzenie go w przeglądarce (z zachowaniem wszystkich danych)
Kiedy w systemie pojawiają się nowe dokumenty, KSeF nie informuje o tym, chociażby przez powiadomienia e-mail. Na dzień dzisiejszy nie wiadomo czy taka funkcja kiedykolwiek pojawi się w systemie. Dlatego chcąc sprawdzić czy pojawiła się nowa faktura, należy zalogować się do konta.
stworzenie schematu faktury ustrukturyzowanej oraz weryfikowania zgodności danych generowanie dokumentów w formacie PDF dla klientów z np. numerem KSeF (łącznie z wysyłką) w oparciu o faktury z ewidencji, automatyczne przesyłanie dokumentów finansowych z platformy KSeF do systemu oraz wysyłanie powiadomień.
Zastanawiasz się, jakie rozwiązania oferuje LOGITO?
Dowiedz się więcej o naszych integracjach
Czy system KSeF jest narzędziem pozwalającym optymalizować księgowość w organizacji?
Czy system KSeF jest narzędziem pozwalającym optymalizować księgowość w organizacji?
Elektroniczny Obieg Dokumentów stanowi wsparcie dla firmy, nie tylko w procesie wystawiania faktur, ale również prowadzenia dokumentacji księgowej, zamówień oraz innych istotnych dokumentów.
Nie czekaj! Chętnie odpowiemy na wszystkie pytania: Skontaktuj się z nami
Może zainteresują Cię także
PHP, Node.js, czy może zastąpić Javę w rozwiązaniach enterprise?
Wspieraj swój biznes poprzez wersjonowanie procesów w oprogramowaniu workflow.