10 wskazówek, jak skutecznie wdrożyć PIM w Twojej firmie

Technologia e-commerce rozwija się bardzo szybko, a Klienci stają się bardziej świadomi i zainteresowani zakupami online. Producenci i sprzedawcy, bardziej niż kiedykolwiek, muszą nie tylko dbać o doświadczenia konsumentów, ale również skupić się na przekazywaniu odpowiedniej jakości informacji produktowych.

Zarówno firmy zajmujące się produkcją, jak i branża e-commerce zwracają się do systemów zarządzania bazą produktową, znanych jako PIM, w celu poprawy jakości opisów produktu, usprawnienia procesów administrowania danymi i przepływu pracy oraz zwiększenia wydajności.

PIM to potężna technologia, która pomoże nie tylko usprawnić procesy wewnętrzne, ale także zwiększyć sprzedaż, obniżyć poziom zwrotów produktów i ilości porzuconych koszyków. By wdrożenie PIM przyniosło oczekiwany rezultat, ważne jest, aby od samego początku działać w sposób prawidłowy i efektywny.

Aby to zrobić, musisz skoncentrować się na wyborze odpowiedniego rozwiązania, które nie tylko odpowie na Twoje potrzeby biznesowe, ale także zapewni dobre wdrożenie w całej organizacji. Jeśli Twoja firma jest gotowa, aby wdrożyć PIM, przeczytaj 10 najlepszych wskazówek, jak zrobić to skutecznie i efektywnie.
 

Strategia wdrożenia PIM

Jeśli zarządzasz informacjami produktowymi - niezależnie od tego, czy działasz w branży e-commerce, czy jesteś producentem lub dystrybutorem - potrzebujesz odpowiedniego systemu, który sklasyfikuje wszystkie dane w jednym miejscu.

W przypadku sklepów internetowych sytuacja może być o tyle prostsza, że najczęściej posiadają już systemy do zarządzania danymi. Mogą nie być najbardziej efektywne, ale PIM w łatwy sposób się z nimi zintegruje, by szybko przejąć ich obowiązki. Kluczem do sukcesu będzie zaplanowanie odpowiedniej ścieżki migracji danych. Jeśli nie jesteś związany z branżą e-commerce, najczęściej musisz zacząć praktycznie od zera. Poniżej przedstawiamy odpowiednie kroki, które ułatwią skuteczne wdrożenie PIM w Twojej firmie.
 

Krok 1. Opisz swoje cele

Istotą każdego efektywnego wdrożenia systemu IT jest zdefiniowanie celów i zadań – bez tego nie ma możliwości skutecznego zrealizowania projektu. Odpowiedz sobie na kilka pytań:

Co chcesz osiągnąć wdrażając PIM?
Chcesz poprawić jakość informacji produktowych? Zwiększyć efektywność i wydajność pracowników? A może zmniejszyć koszty poprzez wprowadzenie jednej, wielofunkcyjnej platformy?

Upewnij się, że znasz i rozumiesz swoje cele zanim przejdziesz do projektowania struktury danych, a więc serca systemu PIM.

Dlaczego zrozumienie potrzeb i określenie celów jest tak istotnym elementem projektowania? Zapraszamy do lektury artykułu: Analiza przedwdrożeniowa, a powodzenie projektu
 

Krok 2. Wybierz i scharakteryzuj użytkowników systemu

Czy wiesz, kto będzie korzystał z systemu PIM w Twojej firmie?
Musisz zidentyfikować wszystkie osoby decyzyjne, które będą odpowiedzialne za wprowadzanie danych oraz wszelkie zmiany i modyfikacje.

Jest to niezwykle istotne z punktu widzenia ochrony informacji, aby tylko osoby uprawnione miały do nich pełny dostęp. Ogranicza to również ryzyko chaosu i rozkłada odpowiedzialność tylko na określonych pracowników, przez co będą pracować bardziej wydajnie i efektywnie, a dane pozostaną utrzymane w odpowiedniej jakości.

Poznaj potrzeby użytkowników, ich wymagania względem systemu tak, aby interfejs został zaprojektowany maksymalnie zgodnie z oczekiwaniami. Może być on dostępny za pośrednictwem przeglądarki internetowej bądź aplikacji komputerowej czy mobilnej.
 

Krok 3. Wskaż odpowiednie ulokowanie swoich danych

PIM daje możliwość wyboru. W zależności od potrzeb, Twoje dane mogą być scentralizowane bądź zdecentralizowane. Duże firmy najczęściej wybierają pierwszy model gromadzenia informacji ze względu na szeroki portfel produktów oraz złożoną strukturę firmy.

Dzięki centralnej bazie danych, wszystkie działy w firmie mają jeden, prosty dostęp do szerokich informacji. Z kolei zdecentralizowane systemy PIM są stosowane przez mniejsze organizacje, w których każdy zespół z osobna zarządza swoją komórką danych. To od Twoich indywidualnych potrzeb zależeć będzie wybór odpowiedniej lokalizacji danych.
 

Krok 4. Określ najważniejsze procesy oraz funkcje systemowe

Po wyznaczeniu osób decyzyjnych oraz lokalizacji danych, ważnym krokiem jest zaplanowanie procesów biznesowych oraz ich przepływów. Najważniejsze kwestie to:

• Identyfikacja rodzin produktowych oraz ich atrybutów – rodzina produktów to inaczej ich kategorie, natomiast atrybuty określają cechy opisujące ich specyfikacje.
  
  Ten etap jest niezwykle ważny, w szczególności, jeśli jesteś producentem lub dystrybutorem i jeszcze nie masz danych produktowych ulokowanych w innym systemie. Dzięki temu przyśpieszysz proces opisywania kolejnych produktów, a klienci będą mogli zobaczyć tylko te informacje, które w danym momencie ich interesują.
  
  W przypadku atrybutów do każdej z rodziny produktowej, należy podejść w sposób minimalistyczny (MVP), np. ustalenie 15 cech na produkt. Dzięki temu szybko będziesz mógł uzupełniać dane w kolejnych produktach i rozbudowywać informacje w przyszłości.
   
• Import i eksport danych – jak będzie przebiegał proces dodawania produktu, czy eksportowanie danych do dystrybutorów będzie miało wpływ na realizację celów biznesowych.
   
• Integracja z innymi systemami – PIM świetnie integruje się z innymi technologiami obecnymi już w Twojej firmie. Dzięki temu usprawnisz dotychczasową pracę oraz zachowasz spójność, np. przy SKU produktów.
   
• Przepływy danych – płynny przepływ informacji o produkcie to ważny element systemu PIM. Dzięki niemu, możesz pobierać i przesyłać dane o asortymencie w sposób dwukierunkowy w czasie bliskim do rzeczywistego.

Przy projektowaniu przepływów, również określane są uprawnienia, dlatego tylko określone osoby w firmie będą mieć dostęp do poszczególnych informacji, tym samym dbając o zachowanie odpowiedniej jakości danych.

​Dzięki temu Ty oszczędzasz swój czas i minimalizujesz ryzyko publikacji błędnych informacji produktowych. Projektując system PIM, możesz go wzbogacić o dodatkowe funkcje w zależności od indywidualnych potrzeb oraz dostawcy, jakiego wybierzesz. Wybrane z nich to:

• Możliwość tłumaczenia na wiele języków zarówno w zakresie panelu administracyjnego/obsługi – system może być obsługiwany w różnych językach z poziomu użytkownika, ale również w zakresie wsparcia w obszarze tłumaczenia wszystkich informacji produktowych.
   
• Zintegrowany DAM (Digital Asset Management).
   
• PDS (Product Data Syndication) - publikowanie i udostępnianie danych produktowych w różnych kanałach skierowanych do klientów, na rynkach, u sprzedawców i nie tylko w celu zachowania spójnego i jednolitego procesu wewnętrznego gromadzenia danych, standaryzacji ich dla każdego punktu styku i płynnej publikacji w oparciu o zasady biznesowe i standardy jakości przedsiębiorstwa,
   
• Wsparcie dla omnichannel - wszystkie informacje nt. produktów i reguł sprzedaży dostępne z jednego, centralnego miejsca.
   

Przeczytaj, czym jest platforma DAM i jak możesz wykorzystać ją w swoim biznesie?: Platformy DAM - nowy" gracz w obszarze cyfryzacji

Krok 5. Rozważ ścieżkę migracji danych

Kiedy wszystkie procesy zostały zdefiniowane, a dane produktowe odpowiednio przygotowane, czas na przeniesienie ich do systemu PIM. Celem tego kroku jest włączenie tego rozwiązania do obecnych systemów, zintegrowanie go z obecnymi technologiami, by docelowo stał się główną platformą Twojej firmy.

O ile w przypadku producentów czy dystrybutorów nie jest to trudne ze względu na brak innych systemów do zarządzania informacjami, o tyle w branży e-commerce to najbardziej żmudny etap wdrożenia PIM.

Dane są przenoszone do momentu, aż PIM zostanie finalnie uruchomiony. Jednak jest to ważny krok, aby zapewnić sprawne zarządzanie bazą produktową.
 

Krok 6. Zaplanuj zarządzanie danymi

Administrowanie danymi ma zasadnicze znaczenie dla zapewnienia jakości i dokładności informacji o produkcie. System PIM nie tylko pokazuje, jak zarządzać informacjami, zapewniać dokładność i spójność danych o produktach, ale również je modeluje – komponuje relacje i powiązania między zestawami danych, tworzy kategoryzację i hierarchię.

Wyznaczając standardy klasyfikacji, daje przedsiębiorstwom możliwość konstruowania elastycznych i skalowalnych modeli danych. Ich jakość odpowiada za wszystko, co ma związek z kompletnością informacji i ich stopniowym wzbogacaniem, a także możliwościami takimi jak audyt.

Na tym etapie upewnij się, że masz plan zarządzania danymi produktów i ich regulowania oraz ciągłej ewolucji wszystkich elementów danych produktowych na potrzeby analizy operacyjnej – czy ustaliłeś repozytorium danych, serwer aplikacji oraz interfejs w oparciu o potrzeby użytkowników.

Te trzy składniki współpracują ze sobą, aby zapewnić wszystkim zainteresowanym możliwość dostępu, zarządzania i aktualizacji informacji o produkcie.
 

Krok 7. Wybierz odpowiedniego dostawcę

Wybór odpowiedniego dostawcy pomaga zapewnić wdrożenie na czas, zgodnie z budżetem, uwzględniając wszystkie kluczowe czynniki sukcesu realizacji Twojego projektu. Na jakie kwestie powinieneś zwrócić uwagę w tym etapie?

• porównaj oferty różnych dostawców,
• zorientuj się, czy działali do tej pory w Twojej branży,
• złóż zapytanie ofertowe do konkretnych dostawców,
• oceń oferty i dokonaj selekcji,
• uzyskaj spersonalizowane DEMO w odniesieniu do Twojej działalności,
• dokonaj ostatecznego wyboru.
   

Krok 8. Oblicz całkowity koszt posiadania PIM

Aby uniknąć ryzyka w zakresie strategii, powinieneś znać i rozumieć całkowite koszty wdrożenia PIM. Zwróć uwagę na:

• koszt licencji na użytkownika,
• potencjalne zobowiązania kosztowe związane z ryzykiem,
• koszty wymiany,
• koszt samego wdrożenia PIM,
• opłaty związane z bieżącą konserwacją.

​

Krok 9. Negocjuj i decyduj

Przed zbudowaniem całej strategii wdrożenia PIM ważne jest, abyś znał wszystkie cele i priorytety z punktu widzenia Twojego projektu. Wybierając dostawcę, ustal z nim konkretne warunki z uwzględnieniem krótkoterminowych i długoterminowych celów.

Na tym etapie istotne jest wyznaczenie ograniczeń czasowych, warunków dotyczących poufności, ustalenie stopnia ryzyka. Po zdefiniowaniu wspólnych poglądów z dostawcą, możesz przejść do wdrożenia systemu PIM.
 

Krok 10. Wdrażaj, testuj, monitoruj

Na etapie wdrożenia bardzo istotna jest faza testowa. Początkowo, do systemu wprowadza się niewielką ilość produktów, a następnie testuje wszystkie wybrane funkcjonalności; czy platforma zintegrowała się właściwie z innymi systemami, w jaki sposób następuje migracja danych.

Dzięki temu możesz na bieżąco ocenić, czy system spełnia Twoje oczekiwania, czy któryś moduł wymaga dostosowania. W ten sposób nie tylko sprawdzasz, czy PIM działa poprawnie, ale również czy wszystkie informacje produktowe są zgodne.

Ponadto, faza testowa daje możliwość weryfikacji realizacji założeń projektu opracowanych podczas analizy przedwdrożeniowej. Oprócz testów na próbce danych, warto wykonać testy integracyjne na większej ilości informacji w celu weryfikacji wydajności systemu. To pozwoli zlokalizować potrzebne do modyfikacji zasoby serwerowe w odpowiednim momencie.

Na etapie testowym istotny jest onboarding Twoich pracowników - nie tylko Ty sprawdzasz, czy system pokrywa się z Twoimi oczekiwaniami, ale również czy właściwi użytkownicy systemu odnajdują się w nowym rozwiązaniu.

Ich sugestie będą równie istotne w fazie testowej, ponieważ każda zmiana będzie miała odzwierciedlenie w ich wydajności i efektywności pracy. Po pozytywnym przejściu testów i akceptacji całego zespołu, platforma PIM może zostać z powodzeniem wdrożona i udostępniona osobom decyzyjnym.

W tym etapie następuje instalacja, konfiguracja i finalne przygotowanie infrastruktury, na której firma będzie pracować - chmura, aplikacja, czy przeglądarka. Wdrożenia PIM nie traktuj jako jednorazowego posunięcia - to duży projekt i proces, który pozwala na kompleksowe podejście do zarządzania bazą produktową.

Warto go stale monitorować, optymalizować i uzupełniać o nowe elementy w celu rozwoju Twojego biznesu. W dynamicznie zmieniającym się otoczeniu niemożliwa jest skuteczna produkcja czy sprzedaż bez narzędzia PIM. Każda firma, która zmierza w kierunku transformacji cyfrowej powinna stawiać na automatyzację i synchronizację działań.

Wdrożenie systemu PIM to istotny krok w kierunku rozwoju biznesu. Dobrze dobrany i skonfigurowany system potrafi sprostać obsłudze dużej ilości danych i informacji o produktach. Umożliwia uporządkowanie ich w taki sposób, aby intuicyjnie zarządzać nimi na każdym kanale sprzedaży.

W zdecydowany sposób zmniejsza to nakład pracy ręcznej i pozwala na lepszą kontrolę w firmie. Daje możliwość zaoszczędzenia czasu, kosztów oraz wpływa pozytywnie na komunikację produktową.

To narzędzie, które ułatwia i automatyzuje znaczną część pracy, zmniejsza koszty eksploatacyjne i otwiera kolejne perspektywy na podbój nowych rynków.