Obowiązkowa strona internetowa?

Wraz z nowym rokiem weszła w życie nowelizacja Kodeksu spółek handlowych. Zgodnie z nią każda „spółka akcyjna i spółka komandytowo-akcyjna prowadzi własne strony internetowe i zamieszcza także na tych stronach, w miejscach wydzielonych na komunikację z akcjonariuszami, wymagane przez prawo lub ich statuty ogłoszenia pochodzące od spółek”.

Oznacza to, że obowiązek posiadania strony internetowej dotyczy wszystkich spółek akcyjnych i komandytowo-akcyjnych. Również tyczy się to podmiotów działających jako grupa kapitałowa i posiadających wspólną stronę www – każdy z nich jest zobowiązany do prowadzenia własnego serwisu.

Oprócz samego posiadania strony www, spółki mają obowiązek poinformować o tym fakcie Krajowy Rejestr Sądowy. Wniosek o wpis do Rejestru składają w przeciągu 7 dni od założenia strony, bądź jej modyfikacji pod kątem zasad nowelizacji. Mowa tu o miejscach przeznaczonych do komunikacji z akcjonariuszami. W tych obszarach powinny znaleźć się aktualizowane na bieżąco różnego rodzaju ogłoszenia spółek, które są wymagane przez prawo oraz statuty tych spółek. Są to najczęściej informacje o:

• organizowanych walnych zgromadzeniach
• projektach uchwał
• sprawozdaniach finansowych
• opiniach biegłych rewidentów

Oprócz powyższej zmiany, każdą spółkę obowiązują dotychczasowe zasady zawarte w Kodeksie spółek handlowych. W myśl tych zasad projektowane strony powinny zawierać następujące informacje:

• firmę spółki wraz z jej siedzibą i adresem
• oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki oraz numer, pod którym spółka jest wpisana do rejestru
• numer identyfikacji podatkowej (NIP)
• wysokość kapitału zakładowego i kapitału wpłaconego

Sankcje za nieprzestrzeganie obowiązujących zasad

Niedostosowanie się do wymogów ustawy ma być karane. Spółka, która na swojej stronie nie zamieści informacji o organizowanym walnym zgromadzeniu lub będzie ona niezgodna z wymaganiami prawa lub statutów, będzie liczyć się z konsekwencjami w postaci zaskarżenia uchwał podczas walnego zgromadzenia. Taka sama sytuacja wystąpi jeśli zbyt późno zostanie ogłoszony termin zwołania walnego zgromadzenia. Czas taki to nie później niż 3 tygodnie przed jego planowanym rozpoczęciem. Według art. 595 Kodeksu spółek handlowych, sąd rejestrowy może nałożyć karę grzywny w wysokości 5 tys. zł za niewykonanie obowiązków opisanych w ustawie.

Dematerializacja od 2021 roku

Kolejną zmianą, która została już potwierdzona, choć jeszcze nie wprowadzona, jest dematerializacja akcji spółek akcyjnych i akcyjno-komandytowych. Akcje, które zostały wyemitowane w formie papierowej, będą zapisywane w rejestrze akcjonariuszy – elektronicznej bazie danych, którą prowadzą uprawnione podmioty. Choć zmiana ma obowiązywać dopiero od 1 stycznia 2021 r., to warto wcześniej podjąć w tym kierunku odpowiednie działania. Czynności związane z rejestracją są niejednokrotnie wykonywane etapowo, co wydłuża czas zapisu.

Obecnie cyfryzacja dotyczy praktycznie każdej dziedziny życia. Coraz częściej pojawia się w urzędach, czy różnego rodzaju instytucjach. Posiadanie strony www, obsługa dokumentacji w wersji elektronicznej, czy wirtualne bazy danych to coraz częściej niemal wymagana konieczność. Postęp technologiczny znacząco ułatwia nam codzienne życie, dlatego zaczyna coraz bardziej przenikać praktycznie każdą jego sferę.

To nie pierwsze takie zmiany w przepisach. Warto przypomnieć, że już w 2008 r. Giełda Papierów Wartościowych udostępniła Modelowy Serwis Relacji Inwestorskich. Z kolei w 2012 r. Rada Ministrów wyznaczyła standardy dotyczące dostępności serwisów służb i administracji państwowej. Zgodnie z nimi uznano za obowiązkowe stosowanie się do reguł WCAG 2.0 (osiągnięcie przynajmniej poziomu AA).