Podnieś rentowność e-sklepu

Przedstawiciele handlowi w codziennej pracy spotykają się z wieloma mniejszymi lub większymi wyzwaniami. Rosnące koszty wynikające z prowadzenia działalności, opóźnienia w łańcuchu dostaw czy niestabilna sytuacja na rynku, to tylko niektóre z nich. Jak rozwiązać te problemy, osiągając w tym samym czasie dodatkowe korzyści? Jakiego rodzaju system informatyczny może tu służyć pomocą?

Na wyzwania pojawiające się każdego dnia nakładają się problemy wewnętrzne, wśród których najbardziej daje się chyba we znaki chaos organizacyjny. Wynika on zazwyczaj ze zbyt szerokiego zakresu obowiązków oraz liczby zadań nakładanych na pracowników działu sprzedaży. Są one powiązane zarówno ze zdobywaniem zamówień (stały kontakt z klientami, organizacja promocji, ofertowanie), ich realizacją (wszystkie etapy przygotowania produktu do wysyłki), jak i stałą aktualizacją danych sprzedażowych (informacje o towarach, cenach, stanach magazynowych, promocjach itd.).

W celu ułatwienia  sobie funkcjonowania w biznesie, przedsiębiorcy podejmują działania zacieśniające współpracę z dostawcami produktów czy usług. Pozwala to chociaż w jakimś stopniu upłynnić przebieg procesów biznesowych związanych z obsługą zamówień. Nierzadko umożliwia uzyskanie korzystniejszych warunków handlowych oraz zabezpieczenie się przed nieplanowanymi zmianami czy wręcz przerwami w łańcuchu dostaw. Niestety nieprawidłowo zorganizowana współpraca z dostawcami nie tylko nie rozwiąże wszystkich problematycznych aspektów, lecz niekiedy może wręcz generować kolejne...

W wielu firmach wdrażane są rozwiązania informatyczne wspomagające zarządzanie nimi. Oznacza to, że każde współpracujące z nimi przedsiębiorstwo może wykorzystywać inny system informatyczny. Nierzadko wymusza to konieczność ręcznego wdrażania stałej aktualizacji danych pochodzących z różnych, nie zawsze skorelowanych ze sobą systemów. Wprowadzanie nowych faktur, zamówień, aktualizacje katalogu produktów (w tym opisów i cen) czy ocena stanów magazynowych dostawców jest bardzo żmudnym i czasochłonnym zajęciem. W takiej sytuacji planowane przy zacieśnianiu współpracy korzyści mogą tak naprawdę przerodzić się w kolejne problemy.

Błędne funkcjonowanie procesów powodujące przestoje w magazynie, nieterminowe dostawy, prowadzą do powstawania dodatkowych problemów z niską dbałości o jakość wysyłki towarów. W takiej sytuacji pojawia się realne ryzyko utraty nie tylko dostawców ale i klientów. Czy można ograniczyć lub wyeliminować żmudną pracę związaną z aktualizacją danych, jednocześnie zachowując porządek informacji i w dokumentach? Czy możliwe jest przerzucenie zaangażowania pracowników z obsługi systemów na obsługę klientów? Czy w efekcie możliwe jest zwiększenie uwagi, jaką firma okazuje klientom bez konieczności zrezygnowania i z innych jej działań? Na szczęście zarówno dla przedsiębiorców, jak i dla klientów – okazuje się, że tak.

B2B + e-commerce

Rozwiązania B2B to rozbudowane systemy sprzedażowe. Ich głównym zadaniem jest konsolidacja biznesów poprzez integrację systemów informatycznych, współpracujących ze sobą przedsiębiorstw. Efektem takiego połączenia jest rozbudowana platforma informatyczna, operująca w głównej mierze na gromadzeniu informacji i dokumentów, które są przedmiotem współpracy biznesowej. Z perspektywy efektywności, oznacza to bardzo duże odciążenie pracowników. Jednokrotnie wypełnione dane i dokumenty nie muszą być ponownie wprowadzane, ponieważ następuje ich automatyczne przekierowanie do stosownych systemów kontrahentów.

Następnym atutem tego typu rozwiązań jest automatyczne generowanie się dokumentów (np. ofert, umów, faktur) po ewentualnym zaakceptowaniu przez pracownika. Jakiekolwiek zmiany dokonane w przyszłości przez partnerów (np. aktualizacja cennika czy nowo przyznany rabat), mogą zostać automatycznie uwzględnione przy realizacji dalszych procesów biznesowych. Co szczególnie ważne, stosunkowo łatwo można dołączyć do takiej platformy następnych kontrahentów.

Prawidłowo zaprojektowana platforma B2B może w dużym stopniu zautomatyzować większość powtarzających się operacji, odciążając tym samym pracowników. Jest to również rozwiązanie niewymagające specjalistycznej wiedzy informatycznej. Poprzez to pracownicy mogą w pełni skoncentrować się na realizacji poszczególnych etapów każdego zamówienia, tym samym podnosząc poziom obsługi klientów. Docelowo wpływa to na zwiększenie ich skłonności do ponownych zakupów.

Większa sprzedaż dzięki technologii

Platforma B2B połączona ze sklepem internetowym może oferować internautom bieżącą ofertę firmy wzbogaconą np. o:

• Dostępność produktów uwzględniającą stany magazynowe firmy i jej dostawców
• Czas dostawy uwzględniający terminy ewentualnych dostaw od kontrahentów
• Ceny wliczające marże oraz rabaty, które wynikają z umów z poszczególnymi kontrahentami
• Ceny uwzględniające rabaty, które przysługują danemu użytkownikowi sklepu internetowego

Poprzez integrację z systemem finansowo-księgowym zaraz po zakupie towaru może nastąpić bezobsługowe generowanie oraz wysyłka faktur, śledzenie terminowości zapłat, przypominanie o zaległościach, czy nawet automatyczne przekazywanie przeterminowanego tematu do windykacji. W odniesieniu do współpracy z dostawcami można mówić również o bezobsługowych płatnościach za zamówione towary i automatycznym rozliczaniu księgowym.

Łączenie platformy z systemami magazynowymi umożliwia prezentację kompletnej listy produktów, razem z określonym statusem ich dostępności w magazynach dostawców (uwzględniając wielu alternatywnych dostawców danego produktu), co tym samym umożliwia skuteczne przewidywanie oraz kontrolę terminu dostaw oraz realnych kosztów związanych z zakupem produktów.

Standardowe kontakty z kontrahentami (telefoniczne i faksowe zapytania, zamówienia, potwierdzanie stanu realizacji zamówienia itd.) sprawnie zastąpić może elektroniczna baza kooperantów. W znacznym stopniu ogranicza to ilość czasu niezbędnego pracownikom do obsługi tego typu procesów.

Dzięki systemom, które wykorzystują dane odnoszące się do indywidualnych preferencji klientów końcowych, dostępne jest bezobsługowe weryfikowanie ich opinii oraz rekomendowanie następnych zamówień czy organizacja dedykowanych promocji (w postaci np. spersonalizowanego newslettera, kampanii bannerowej, która dociera bezpośrednio do osób zainteresowanych danym produktem czy wiadomości SMS).

Systemy analityczne, osadzone w platformie umożliwiają rzetelną oraz skuteczną identyfikację ewentualnych problemów i zagrożeń, o wiele wcześniej niż podczas tradycyjnej weryfikacji, co pozwala na wczesną eliminację ich źródła i minimalizowanie negatywnych efektów, jakie mogą spowodować.

Poprzez wdrożenie zautomatyzowanej platformy B2B mocno zintegrowanej z procesami biznesowymi mającymi miejsce w firmie, pracownicy mają większą ilość czasu na pozyskiwanie nowych klientów, lepszą jakościowo obsługę zamówień, organizowanie promocji, a co za tym idzie – zwiększanie obrotów firmy. Nie bez znaczenia (a może nawet najważniejszy) jest pozytywny odbiór przedsiębiorstwa w oczach klientów, którzy poprzez rzetelną informację na bieżąco wiedzą, jaki jest status ich zamówienia i dzięki temu są w stanie dokładnie zaplanować termin dostawy zamówionego towaru. Jest to tym bardziej ważne teraz, gdy większość decyzji zakupowych podyktowana jest poleceniem od znajomych.

Dobra podstawa – analiza potrzeb

By osiągnąć tego typu efekt, konieczne jest jednak szczegółowe analizowanie potrzeb i oczekiwań klienta (oraz jego klientów), poprzedzające etap projektowania i wdrożenia. Wówczas na podstawie tego typu analizy zaprojektowane zostaną narzędzia użyteczne oraz podnoszące efektywność pracy.

Autor
 

Łukasz Szymański
Z branżą związany od 2003 r. Doświadczenie zdobywał projektując serwisy internetowe jako freelancer. Od 2006 r. pracuje w firmie Ideo Sp. z o.o., która łączy kompetencje Agencji Interaktywnej i Internet Software House. Początkowo kierował projektami, obecnie odpowiada za kontakty z klientami i budowanie kompleksowych strategii związanych z obecnością firm w Internecie. Pozwala mu to często zastanawiać się „co by było gdyby…” w internetowej rzeczywistości. Członek Zarządu VII oraz VIII Kongresu PR. Trochę szkoli, trochę mówi, trochę też pisze na temat szeroko pojętego „bycia marek” on-line. Brał udział w projektach realizowanych m.in. dla: Raiffeisen Bank Polska S.A., Nestlé Polska S.A., D-LINK Europe Ltd., BPH TFI S.A., Commercial Union PTE S.A.

Publikacja:
e-PROFIT, nr 10/2013